¿Qué es la planilla PILA y qué se debe tener en cuenta para su diligenciamiento?
La planilla PILA centraliza el pago de aportes a la seguridad social y parafiscales en Colombia, adaptándose a distintos tipos de cotizantes y situaciones laborales. En este artículo encontrarás información esencial para entender sus tipos y usarla correctamente, garantizando así el cumplimiento normativo.
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Actualizado el: 26 Ago 2025
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La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes o planilla PILA, es más que un simple formulario:
- ¿Cuál es el plazo para pagar la planilla PILA? El pago debe realizarse dentro de los primeros 15 días hábiles del mes siguiente al período de liquidación.
- ¿Qué sucede si la planilla PILA no se paga a tiempo? Se generan intereses y sanciones económicas que incrementan la deuda. Además, puede suspenderse la afiliación del trabajador a la seguridad social, afectando sus beneficios.
Para ti, contador, dominarla no es una opción, es una necesidad. Veamos los aspectos más importantes.
¿Qué es la planilla PILA?
En su esencia, la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es una ventanilla única digital. Su objetivo es simplificar el pago de las obligaciones de seguridad social, evitando que tengas que diligenciar múltiples formularios y realizar pagos individuales a cada administradora.
A través de este sistema unificado, se liquidan y pagan los aportes correspondientes a:
- Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS): Aportes a las Entidades Promotoras de Salud (EPS).
- Sistema General de Pensiones (SGP): aportes a los fondos de pensiones, ya sea Colpensiones o las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP).
- Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL): aportes a las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL).
- Aportes parafiscales: contribuciones a las Cajas de Compensación Familiar (CCF), el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF).
¿Quiénes están obligados a utilizar la planilla PILA?
Están obligados a utilizar este sistema los empleadores (personas naturales o jurídicas), los trabajadores independientes con capacidad de pago, y los pensionados que deben seguir aportando a salud.
¿Cuáles son los tipos de planilla PILA?
Para gestionar la PILA eficazmente, no basta con saber qué es; necesitas entender su estructura. La liquidación se realiza a través de diferentes «tipos de planilla», cada uno diseñado para un escenario específico. Utilizar el tipo incorrecto es uno de los primeros y más comunes errores.
Aunque existen numerosos tipos de planilla, tu día a día se centrará en un grupo clave. Conocerlos te dará el 90 % del control que necesitas:
| Tipo de planilla (Código) | Nombre | Caso de uso principal | Cotizantes aplicables |
| E | Empleados | Es la planilla estándar para liquidar los aportes de los trabajadores dependientes de una empresa. | Dependientes, aprendices (etapa lectiva y productiva), trabajadores de tiempo parcial. |
| I | Independientes | Utilizada por trabajadores independientes (prestadores de servicios, cuenta propia) para pagar sus propios aportes. | Independientes que cotizan a salud y pensión. |
| Y | Independientes empresas | Permite a una empresa o contratante pagar los aportes de sus contratistas, especialmente cuando se asume el pago de ARL para riesgos IV y V. | Independientes con contrato de prestación de servicios. |
| N | Correcciones | Se usa para corregir errores u omisiones de una planilla ya pagada en un período anterior, como pagar un subsistema faltante o ajustar un IBC. | Todos los tipos de cotizante, siempre que exista una planilla inicial para el período a corregir. |
| K | Estudiantes | Exclusiva para realizar el pago de aportes al Sistema de Riesgos Laborales de estudiantes en práctica. | Estudiantes en práctica, judicantes, etc. |
| H | Madres sustitutas | Para el pago de aportes de las madres sustitutas vinculadas al ICBF. | Madres sustitutas (Cotizante tipo 4). |
| P | Pago normal pagadores de pensiones | Para el pago de los aportes mensuales a la Seguridad Social por parte de los pensionados. | Pensionados. |
| R | Pagos retroactivos | Para el pago de retroactivos de pensión que no se pagaron mientras se reconocía el derecho. | Pensionados. |
| L | Pago reliquidación | Para el pago de mayores aportes resultantes de la reliquidación de una mesada pensional. | Pensionados. |
| F | Pago aporte patronal faltante (SGP) | Para pagar el valor faltante del aporte patronal de entidades beneficiarias del Sistema General de Participaciones (SGP). | Trabajadores dependientes de entidades beneficiarias del SGP (Cotizante tipo 47). |
| J | Cumplimiento de Sentencia Judicial | Para liquidar y pagar aportes a la Seguridad Social ordenados por una sentencia judicial (reintegros, contrato realidad, etc.). | Trabajadores dependientes (según la sentencia). |
| X | Empresas en liquidación o reestructuración | Para empresas en proceso de liquidación, reestructuración o procesos concursales que deben pagar aportes. | Trabajadores de empresas en dichos procesos. |
| U | Uso UGPP para pago por Terceros | De uso exclusivo de la UGPP para realizar el pago de aportes en nombre de un tercero, derivado de sus procesos de fiscalización. | Cotizantes determinados por la UGPP. |
| Z | Pago cálculo actuarial por omisión | Para pagar valores de cálculo actuarial por períodos con omisión de aportes a pensión, previa liquidación en la herramienta «soyactuario». | Empleados y trabajadores independientes con periodos de omisión en pensión. |
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¿Cuáles son los pasos para diligenciar la planilla PILA?
Diligenciar la PILA correctamente es un proceso metódico. Siguiendo estos pasos, minimizarás el riesgo de errores y asegurarás un pago puntual y exacto:
- Acceso a la plataforma y registro: el primer paso es registrarse en uno de los operadores de información autorizados. Si es la primera vez, deberás proporcionar los datos básicos del aportante (empresa o independiente). Este proceso solo se realiza una vez.
- Ingreso de datos del aportante y cotizantes: deberás suministrar la información de cada persona por la cual vas a cotizar: tipo y número de documento, nombres, salario, etc.
Tip Alegra: Es fundamental que estos datos coincidan exactamente con los registrados en las administradoras (EPS, AFP, ARL).
- Cálculo del Ingreso Base de Cotización (IBC): este es el paso más crítico. El IBC es el monto sobre el cual se calculan todos los aportes.
- Para trabajadores dependientes: El IBC es el salario mensual del trabajador, incluyendo todas las remuneraciones que constituyan salario (horas extras, comisiones, bonificaciones habituales).
- Para trabajadores independientes: El IBC corresponde al 40% de los ingresos mensualizados, sin que el resultado sea inferior a un Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (smmlv)). El IBC máximo sobre el cual se puede cotizar es de 25 smmv.
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- Reporte de novedades: cualquier cambio en la situación laboral del trabajador durante el mes debe ser reportado. Las novedades más comunes son:
- ING: Ingreso de un nuevo trabajador.
- RET: Retiro de un trabajador.
- SLN: Suspensión temporal del contrato o licencia no remunerada.
- IGE: Incapacidad por enfermedad general.
- LMA: Licencia de maternidad o paternidad.
- VAC: Vacaciones o licencia remunerada.
Tip Alegra: No reportar una novedad a tiempo (por ejemplo, un retiro) implica seguir pagando aportes por alguien que ya no labora en la empresa.
- Generación, revisión y pago: una vez ingresada toda la información, la plataforma del operador calcula automáticamente los valores a pagar por cada subsistema. Tu labor es revisar minuciosamente que la liquidación sea correcta antes de proceder al pago, que generalmente se realiza de forma electrónica a través del botón de Pagos Seguros en Línea (PSE).
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