¿Qué aspectos revisar de la nómina para diligenciar el formato 2276 y mejorar el reporte de información exógena?

Imagina que eres el contador o la contadora responsable de revisar la nómina para diligenciar el formato 2276 ante la Dian. ¿Tienes dudas de cómo hacerlo? Aquí te explicamos 2 puntos clave a tener en cuenta:

• ¿Qué es el formato 2276 de exógena? Este documento es clave para reportar los pagos por rentas de trabajo y de pensiones realizados con terceros ante la Dian.
• ¿Qué necesito para diligenciarlo? Es esencial comprender los aspectos laborales y fiscales que impactan cada dato.

En este artículo, te mostraremos cómo preparar correctamente el formato 2276 con un enfoque práctico y técnico, destacando las prácticas de revisión y registro de nómina que facilitan el proceso y aseguran la precisión del reporte. 

¿Qué es el formato 2276 versión 4 y qué conceptos de nómina incluye?

El formato 2276 es utilizado para reportar la información relacionada con rentas de trabajo y pensiones, es decir que, no solo se reporta la información de pensionados y empleados sino de todos quienes perciban rentas de trabajo con base en lo expuesto en el artículo 103 del Estatuto Tributario. 

Siendo así, se incluyen detalles sobre los pagos efectuados a terceros, como salarios, comisiones, emolumentos eclesiásticos, servicios, pensiones, honorarios y otros conceptos relacionados (ver lista de información requerida en el artículo 1.3.7.1.1 de la Resolución 000227 de septiembre 25 de 2025).

Si quieres profundizar más sobre qué es el reporte de información exógena, qué formatos se presentan, quienes están obligados y las novedades para la entrega del año gravable 2025 que se presenta en 2026, te invitamos a leer nuestro artículo: Formatos de exógena: entérate de las novedades.

¿Qué cambió en el reporte de exógena de 2025 (año gravable 2024) vs. el de 2026 (año gravable 2025)?

El cambio más relevante fue la expedición de la Resolución 000227 de septiembre 25 de 2025, la cual se emitió como resolución unificada en materia tributaria y cambiaria (ten en cuenta que, esta norma tuvo modificaciones con la emisión de la Resolución 000233 de octubre 30 de 2025).

Con relación al reporte del formato 2276, se genera una instrucción nueva para establecer que los pagos por apoyos económicos no reembolsables o condonados (que son financiados con recursos públicos con fines de apoyo a la educación en Colombia), los cuales sean realizados directamente por el empleador, deben reportarse en este formato.

Los pagos que sean administrados por terceros se reportarán en el formato 5247 bajo el concepto 5102. Esto con el objetivo de que la Dian identifique más fácilmente la trazabilidad de estos pagos.

¿Cuáles pasos se deben tener en cuenta al revisar la nómina para diligenciar el formato 2276 versión 4?

Una de las partes más críticas del proceso es la revisión y registro de la nómina, este debe realizarse con rigurosidad para evitar errores en el diligenciamiento del formato 2276. Aquí te presentamos algunos pasos clave para optimizar esta parte del proceso:

Paso 1. Revisión de los conceptos clave de la nómina y otros pagos de pensiones o rentas de trabajo

Antes de generar el reporte, asegúrate de que los conceptos de la nómina o los pagos a terceros relacionados con rentas de trabajo y pensiones estén correctamente clasificados y sean consistentes, la clave está en tener claridad en los contratos realizados con cada tercero. 

Para quienes no tienen contrato laboral es más fácil identificar los rubros a reportar como honorarios, comisiones, pensiones, emolumentos eclesiásticos, pensiones, etc., ya que son basados en las condiciones contractuales y los soportes contables. 

En el caso de los empleados se requiere llegar a mayor detalle, teniendo en cuenta lo expuesto en el Decreto 1072 de mayo 26 de 2015 y el Código Sustantivo de Trabajo (CST), algunos aspectos clave de la nómina a revisar son:

• Diferenciar la parte salarial de la no salarial con base en los artículos 127 y 128 del CST.
• Identificar la parte de la remuneración que configura el Ingreso Base de Cotización (IBC), de manera que se pueda realizar un adecuado reporte de aporte a seguridad social (salud, pensión y ARL) y parafiscales (Sena, ICBF y caja de compensación). 
• Identificar 3 aspectos importantes sobre las cesantías:
  • Qué parte está sujeta al régimen anterior (régimen tradicional del CST, contenido en el Capítulo VII, Título VIII Parte primera).
  • Las cesantías que fueron pagadas al empleado.
  • Cuáles cesantías fueron consignadas al fondo.
• En otros conceptos como prima de servicios, dotación y vacaciones, tener claridad sobre los rubros o saldos que serán reportados en el formato 2276 y tener en cuenta que estos hacen parte de la categoría de “otros pagos” y se reportan de forma independiente a las casillas de cesantías.
• Validar aspectos más específicos de algunos pagos como: el detalle de los pagos realizados por alimentación, los aportes realizados a cuentas de ahorro para el fomento de la construcción, aportes voluntarios a fondos de pensiones voluntarias, entre otros.

Si deseas cotejar cada campo del formulario 220 versus el formato 2276, te recomendamos descargar nuestra herramienta: Herramienta para elaborar el formulario 220: certificado de ingresos y retenciones 2025.

Paso 2. Validación de datos personales de los trabajadores

Es necesario que la información personal de los trabajadores esté actualizada desde los registros de nómina. 

Esto incluye verificar que los siguientes datos estén organizados y actualizados: el nombre, número de identificación, dirección y tipo de contrato del tercero. Un error en estos datos podría generar inconsistencias en el reporte.

Paso 3. Revisión de los cálculos de nómina y uso de herramientas especializadas

El uso de herramientas automatizadas de cálculo no solo reduce los errores aritméticos, sino que también acelera el proceso de revisión de cifras, asegurando mayor precisión. 

Es importante recordar que la información sobre pensiones y rentas de trabajo es clave tanto para la Dian, que la utiliza en su auditoría de ingresos, rentas exentas y deducciones, como para la UGPP. Por lo tanto, los ingresos reportados, los aportes a seguridad social y otros detalles deben ser revisados con especial cuidado, ya que son sujetos a un minucioso proceso de fiscalización.

Paso 4. Consideraciones técnicas del prevalidador del formato 2276 versión 4

Es importante tener en cuenta algunos detalles técnicos al momento de preparar el formato 2276:

• Descarga el prevalidador: descarga el prevalidador del formato 2276 en la página de la Dian. Consulta nuestro artículo: Prevalidadores de información exógena para la vigencia fueron publicados por la Dian.
• Especificaciones técnicas: en la página 435 del Anexo T3.45 de especificaciones técnicas del formato 2276 versión 4 encuentras cómo diligenciar cada campo requerido. 
• Ingreso de datos: asegúrate de incluir números positivos, enteros y sin puntos o comas en el reporte. 

Paso 5. Realizar un control de los pagos y retenciones — Formulario 220

Asegúrate de que todos los pagos y retenciones estén correctamente registrados. Lo más recomendable es tener muy bien auditado cada certificado de ingresos y retenciones realizado por tercero (formulario 220), con esta información es mucho más fácil migrar los datos al formato 2276.

El proceso de revisión sería:

• Auditar los registros contables de pagos y retenciones.
• Validar la información mes a mes reportada a la Dian en el formulario 350.
• Validar la información emitida en los formularios 220 (certificados de ingresos y retenciones).
• Validar la información emitida a la Dian en la nómina electrónica.
• Cotejar todo lo anterior antes de diligenciar el formato 2276.

Paso 6. Lista de chequeo de verificación del diligenciamiento del formato 2276 versión 4

Con lo mencionado hasta el momento y para evitar errores, puedes validar estos puntos uno a uno e irlos chuleando.

• Conciliación contabilidad vs. nómina.
• Clasificación pagos salariales vs. no salariales.
• Validación de NIT/cédula de empleados.
• Retenciones en la fuente practicadas vs. declaradas (validar formularios de retención en la fuente).
• Cruce contra la planilla integrada de liquidación de aportes (Pila).
• Cesantías consignadas al fondo vs. contabilizadas.
• Empleados retirados en el año incluidos en reporte.
• Pagos a exempleados por liquidación definitiva y novedades.

¿Cuáles son los errores más comunes al diligenciar el reporte de exógena?

Te compartimos los 2 errores más frecuentes:

Cruce entre la información reportada a la Dian y la Pila

Uno de los aspectos más relevantes es desatender el cruce entre la información reportada a la Dian y la reportada en la Pila.  Si el ingreso base de cotización (IBC) reportado en la Pila no guarda proporcionalidad con el salario reportado en exógena, se genera una inconsistencia.

El error más frecuente aquí es que el área de nómina ajustó valores durante el año (por novedades, retroactivos o correcciones de nómina) pero esos ajustes no se reflejaron correctamente en las autoliquidaciones de la Pila.

¿Cómo evitarlo? Solicita a tu cliente los comprobantes de pago de aportes mes a mes y compáralos con el detalle de nómina. Cualquier diferencia debe quedar justificada antes del reporte.

Omisión del total de retenciones en la fuente practicadas

El formato 2276 incluye un campo específico para las retenciones en la fuente que el pagador practicó al empleado. Omitir este valor, o reportarlo solo de manera parcial, genera una inconsistencia, ya que la Dian lo cruza con el formulario 350 que tu cliente presentó mensualmente.

Si los valores no cuadran, el empleador queda expuesto a requerimientos y sanciones por inexactitud. Verifica que el acumulado anual de retenciones declaradas en el 350 sea igual al total que reportas en el formato 2276 para cada empleado.

¿Cómo evitarlo? Genera un consolidado anual de retenciones practicadas por empleado y crúzalo con los formularios 350 del año. Este cruce debe hacerse antes de cerrar el reporte, no después.

¿Cómo automatizar la elaboración del formato 2276 con Alegra?

Si gestionas múltiples clientes con nómina, sabes que el mayor riesgo del reporte de exógena está en la dispersión de la información: nómina en un sistema, contabilidad en otro y los aportes a la Pila en planillas físicas o correos.

Alegra Contabilidad centraliza en una sola plataforma la nómina electrónica, la contabilidad y los reportes de información exógena. Esto te permite:

• Generar el formato 2276 directamente desde los datos de nómina ya liquidados, sin necesidad de exportar ni conciliar manualmente en Excel.
• Cruzar en tiempo real los pagos laborales con los asientos contabilizados, detectando diferencias antes de reportar.
• Consultar el historial de cada empleado (activo y retirado) para verificar que todos los beneficiarios del año 2025 estén incluidos en el reporte.
• Reducir el tiempo de preparación de exógena, gracias a la trazabilidad integrada entre módulos.

Si aún no usas Alegra para gestionar la exógena de tus clientes, este es el momento de evaluarlo, cada vez el reporte exige más detalles, y eso solo es sostenible con datos estructurados desde la fuente.

Fuentes oficiales

• Dirección de impuestos y aduanas nacionales — Dian. (2025). Resolución 000227 de septiembre 25 de 2025.
• Presidencia de la República de Colombia. (1989). Decreto 624 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.
• Presidencia de la República de Colombia. (2015). Decreto 1072 de mayo 26 de 2015.
• Congreso de la República de Colombia. (1950). Código Sustantivo del Trabajo (CST).
• Dirección de impuestos y aduanas nacionales — Dian. (2025). Resolución 000233 de octubre 30 de 2025.

¿Conocías estos puntos clave? Comparte en los comentarios sobre qué otros temas te gustaría encontrar información en Siempre Al Día.

Por último, mantente informado sobre cualquier cambio en las normativas laborales o fiscales que puedan afectar el reporte. Las condiciones pueden cambiar y es necesario estar al día con las últimas actualizaciones. ¡Síguenos!.