Aspectos a atender de la nómina para diligenciar el formato 2276 y mejorar tu reporte de información exógena

Imagina que eres el contador o la contadora responsable de presentar el formato 2276 ante la Dian. Este documento es clave para reportar los pagos por rentas de trabajo y de pensiones, pero no basta con saber qué información se debe incluir. Es esencial comprender los aspectos laborales y fiscales que impactan cada dato.

En este artículo, te mostraremos cómo preparar correctamente el formato 2276 con un enfoque práctico y técnico, destacando las prácticas de revisión y registro de nómina que facilitan el proceso y aseguran la precisión del reporte. 

¿Qué es y qué se reporta en el formato 2276?

El formato 2276 es utilizado para reportar la información relacionada con rentas de trabajo y pensiones, es decir que, no solo se reporta la información de pensionados y empleados sino de todos quienes perciban rentas de trabajo con base en lo expuesto en el artículo 103 del Estatuto Tributario. 

Siendo así, se incluyen detalles sobre los pagos efectuados a terceros, como salarios, comisiones, emolumentos eclesiásticos, servicios, pensiones, honorarios y otros conceptos relacionados (ver lista de información requerida en el artículo 51 de la Resolución 000165 de 2023).

Si quieres profundizar más sobre qué es el reporte de información exógena, qué formatos se presentan, quienes están obligados y las novedades para la entrega del año gravable 2024, te invitamos a leer nuestro artículo: Formatos de exógena: entérate de las novedades.

Prácticas de revisión y registro de nómina para diligenciar el formato 2276

Una de las partes más críticas del proceso es la revisión y registro de la nómina, este debe realizarse con rigurosidad para evitar errores en el diligenciamiento del formato 2276. Aquí te presentamos algunos pasos clave para optimizar esta parte del proceso:

Revisión de los conceptos clave de la nómina y otros pagos de pensiones o rentas de trabajo

Antes de generar el reporte, asegúrate de que los conceptos de la nómina o los pagos a terceros relacionados con rentas de trabajo y pensiones estén correctamente clasificados y sean consistentes, la clave está en tener claridad en los contratos realizados con cada tercero. 

Para quienes no tienen contrato laboral es más fácil identificar los rubros a reportar como honorarios, comisiones, pensiones, emolumentos eclesiásticos, pensiones, etc., ya que son basados en las condiciones contractuales y los soportes contables. 

En el caso de los empleados se requiere llegar a mayor detalle, teniendo en cuenta lo expuesto en el Decreto 1072 de 2015 y el Código Sustantivo de Trabajo —CST—, algunos aspectos clave de la nómina a revisar son:

• Diferenciar la parte salarial de la no salarial con base en los artículos 127 y 128 del CST.
• Identificar la parte de la remuneración que configura el Ingreso Base de Cotización —IBC—, de manera que se pueda realizar un adecuado reporte de aporte a seguridad social (salud, pensión y ARL) y parafiscales (Sena, ICBF y caja de compensación). 
• Identificar 3 aspectos importantes sobre las cesantías:
  • Qué parte está sujeta al régimen anterior (régimen tradicional del CST, contenido en el Capítulo VII, Título VIII Parte primera).
  • Las cesantías que fueron pagadas al empleado.
  • Cuáles cesantías fueron consignadas al fondo.
• En otros conceptos como prima de servicios, dotación y vacaciones, tener claridad sobre los rubros o saldos que serán reportados en el formato 2276 y tener en cuenta que estos hacen parte de la categoría de “otros pagos” y se reportan de forma independiente a las casillas de cesantías.
• Validar aspectos más específicos de algunos pagos como: el detalle de los pagos realizados por alimentación, los aportes realizados a cuentas de ahorro para el fomento de la construcción, aportes voluntarios a fondos de pensiones voluntarias, entre otros.

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Validación de datos personales de los trabajadores

Es crucial que la información personal de los trabajadores esté actualizada desde los registros de nómina. 

Esto incluye verificar que los siguientes datos estén organizados y actualizados: el nombre, número de identificación, dirección y tipo de contrato del tercero. Un error en estos datos podría generar inconsistencias en el reporte.

Revisión de los cálculos de nómina y uso de herramientas especializadas

El uso de herramientas automatizadas de cálculo no solo reduce los errores aritméticos, sino que también acelera el proceso de revisión de cifras, asegurando mayor precisión. 

Es importante recordar que la información sobre pensiones y rentas de trabajo es clave tanto para la Dian, que la utiliza en su auditoría de ingresos, rentas exentas y deducciones, como para la UGPP. Por lo tanto, los ingresos reportados, los aportes a seguridad social y otros detalles deben ser revisados con especial cuidado, ya que son sujetos a un minucioso proceso de fiscalización.

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Consideraciones técnicas

Es importante tener en cuenta algunos detalles técnicos al momento de preparar el formato 2276:

• Descarga el prevalidador: descarga el prevalidador del formato 2276 en la página de la Dian. Consulta nuestro artículo: Prevalidadores de información exógena para la vigencia 2024 fueron publicados por la Dian.
• Especificaciones técnicas: en la página 435 del Anexo 45 de especificaciones técnicas del formato 2276 versión 4 encuentras cómo diligenciar cada campo requerido. 
• Ingreso de datos: asegúrate de incluir números positivos, enteros y sin puntos o comas en el reporte. 

Control de los pagos y retenciones — Formulario 220

Asegúrate de que todos los pagos y retenciones estén correctamente registrados. Lo más recomendable es tener muy bien auditado cada certificado de ingresos y retenciones realizado por tercero (formulario 220), con esta información es mucho más fácil migrar los datos al formato 2276.

El proceso de revisión sería:

• Auditar los registros contables de pagos y retenciones.
• Validar la información mes a mes reportada a la Dian en el formulario 350.
• Validar la información emitida en los formularios 220 (certificados de ingresos y retenciones).
• Validar la información emitida a la Dian en la nómina electrónica.
• Cotejar todo lo anterior antes de diligenciar el formato 2276.

Si deseas cotejar cada campo del formulario 220 versus el formato 2276, te recomendamos descargar nuestra herramienta: Herramienta para elaborar el formulario 220: certificado de ingresos y retenciones 2024.

Actualización normativa

Mantente informado sobre cualquier cambio en las normativas laborales o fiscales que puedan afectar el reporte. Las condiciones pueden cambiar y es crucial estar al día con las últimas actualizaciones.

¿Estás realizando estas validaciones en los registros de nómina de las empresas que asesoras? Conoce más novedades sobre contabilidad, finanzas, derecho laboral e impuestos en Siempre Al Día.