Cómo la Compañía Soluciones Creativas venció a la UGPP y aclaró la duda: ¿Los pagos no salariales deben incluirse en el IBC?

Vamos con un caso trascendental sobre si los pagos no salariales deben incluirse en el IBC.  Imagina que uno de tus clientes más importantes te llama. Acaba de recibir una liquidación oficial de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) por una suma considerable. El motivo: una diferencia en el cálculo del Ingreso Base de Cotización (IBC). La entidad fiscalizadora ha incluido pagos no salariales que, según tu cliente, estaban correctamente estructurados. 

Este escenario, que seguramente te resulta familiar, fue el punto de partida de una batalla legal que llegó hasta el Consejo de Estado.

Esta no es solo la historia de la Compañía Internacional de Soluciones Creativas SAS contra la UGPP. Es la historia de cómo se puso fin a una interpretación costosa y errónea sobre el famoso límite del 40 % de los pagos no salariales. 

• ¿Cómo afecta la Sentencia 25185 a los pagos no salariales y la UGPP? Aclara que la UGPP no puede incluir en el IBC pagos que por su esencia no son salario, incluso si superan el 40% de la remuneración total. 
• ¿Qué tipo de pagos no salariales fueron objeto de controversia en el caso de Soluciones Creativas SAS? La controversia incluyó bonificaciones, auxilios monetarios de educación, salud y vivienda, auxilios de teléfonos móviles e internet, pagos indirectos de salud, vales de alimentación, alojamiento, manutención, pasajes aéreos, terrestres y premios.

¡Conoce el contexto y qué debes saber para tu práctica profesional!

1. ¿Cuál fue el origen del conflicto sobre el cálculo del IBC y los pagos no salariales?  

Todo comenzó con una fiscalización. La UGPP, determinó que Soluciones Creativas había liquidado incorrectamente el IBC de sus trabajadores. El origen del conflicto se encontraba en el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010, que establece que los pagos no constitutivos de salario no pueden superar el 40 % del «total de la remuneración» del trabajador para quedar exentos de aportes a seguridad social.

Pero, ¿qué es exactamente el «total de la remuneración»? Aquí es donde las 2 partes chocaron de frente.

Los actores:

• La empresa (el demandante): Soluciones Creativas, como muchas otras compañías en Colombia, utilizaba una estructura de compensación que incluía pagos salariales y pagos pactados como no salariales (bonificaciones, auxilios, etc.). Su postura representaba la de miles de empleadores que buscan claridad y seguridad jurídica.
• La UGPP (el demandado): la UGPP, defendía una interpretación que maximizaba la base de cotización, argumentando que así protegía los recursos del sistema de seguridad social.

El problema radicaba en cómo la UGPP calculaba esa base. La entidad sumaba absolutamente todo lo que recibía el trabajador en el mes (salario, comisiones, bonificaciones pactadas como no salariales e incluso pagos que por su naturaleza legal no son salario, como los viáticos accidentales) para conformar el «total de la remuneración». Sobre esa gigantesca base, calculaba el 40 % y cualquier pago no salarial que excediera ese límite, lo sumaba al IBC.

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2. ¿Cuál es la tesis que utilizó la UGPP frente al cálculo del IBC y los pagos no salariales?

La lógica de la UGPP era simple: si el dinero llega al bolsillo del trabajador, es parte de su remuneración total. Sostenían que el artículo 30 de la Ley 1393 no hacía distinciones, por lo que todos los pagos, sin importar su naturaleza, debían incluirse en la bolsa inicial para calcular el límite.

Veámoslo con un ejemplo sencillo para entender el impacto financiero de esta visión:

• Salario: $6.000.000
• Bonificación (pactada no salarial): $4.000. 000
• Viáticos ocasionales (para un viaje específico, no salariales por ley): $2.000.000

Según la UGPP, el «total de la remuneración» era $12.000.000 ($6.000.000 + $4.000.000 + $2.000.000). El límite del 40 % era, por tanto, $4.800.000. Como los pagos no salariales ($4.000.000 de bonificación + $2.000.000 de viáticos = $6.000.000) superaban este límite, la UGPP sumaba el excedente ($1.200.000 resultante de tomar los $6.000.000 y restarle los 4.800.000) al IBC, inflando artificialmente los costos de seguridad social para la empresa.

Tip Alegra: Esta interpretación generaba una enorme inseguridad jurídica y castigaba a las empresas por otorgar beneficios o cubrir gastos operativos necesarios para el desempeño de las funciones del trabajador.

3. ¿Cómo se defendió la empresa Soluciones Creativas ante la posición de la UGPP? 

Soluciones Creativas contraatacó con un argumento que, como contador, te parecerá de sentido común y, más importante, apegado a la ley. Su defensa se centró en que el concepto de «remuneración» tiene un marco legal claro, definido en el Código Sustantivo del Trabajo (CST).

El artículo 127 del CST define qué constituye salario: todo lo que recibe el trabajador como contraprestación directa por su servicio. Por otro lado, el artículo 128 del CST especifica qué pagos no constituyen salario, como aquellos que se entregan por mera liberalidad, de forma ocasional, o para facilitar la labor, como los viáticos.

La tesis de la empresa fue que la base para calcular el límite del 40 % (el «total de la remuneración») solo debía incluir los pagos que tienen una naturaleza remunerativa. Es decir, la suma de lo salarial y aquellos que, siendo habitualmente salario, las partes acuerdan por escrito que no lo sean. Los pagos que la ley misma define como no salariales (como los viáticos ocasionales) no debían entrar en esa bolsa inicial. Son conceptos de naturaleza distinta.

Alegra Nómina  está diseñada para asegurar el cumplimiento de la normativa vigente, dándote la tranquilidad de que tus liquidaciones se ajustan a la ley.

4. ¿Qué decidió el Consejo de Estado frente a la inclusión de los pagos no salariales en el cálculo del IBC?

Tras un largo proceso, el Consejo de Estado, en su Sentencia de Unificación Jurisprudencial 25185 del 9 de diciembre de 2021, le dio la razón a la empresa y sentó un precedente de obligatorio cumplimiento.

¿Qué significa que sea una «sentencia de unificación»? Significa que esta no es una opinión más. Es la interpretación oficial y definitiva que zanja las discusiones entre diferentes tribunales y que, de ahora en adelante, la propia UGPP y todos los jueces del país deben acatar. 

La conclusión del alto tribunal fue contundente: para efectos de aplicar el límite del 40 % del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010, la base de cálculo («total de la remuneración») se conforma por la suma de los pagos salariales y aquellos que, siendo habitualmente salario, las partes acuerdan por escrito que no lo sean. Se deben excluir de esa base los pagos que por disposición legal no son salario, como las prestaciones sociales, las indemnizaciones, los viáticos accidentales y otros conceptos listados en el artículo 128 del CST.

Análisis comparativo del cálculo del IBC (Método UGPP vs. Sentencia 25185 de 2021)

A continuación presentamos un modelo numérico, basado en la lógica de cálculo general pero ajustado por el fallo, el cual transforma la interpretación legal en una herramienta contable tangible.

Con base en esta unificación jurisprudencial, el Consejo de Estado ordenó a la UGPP eliminar los ajustes por mora y/o inexactitud liquidados respecto de pagos que, por su naturaleza, no eran constitutivos de salario, como bonificaciones, auxilios monetarios de educación, salud y vivienda, auxilios de teléfonos móviles e internet, pagos indirectos de salud, vales de alimentación, alojamiento, manutención, pasajes aéreos, terrestres y premios. Además, se ordenó a la UGPP reliquidar la sanción por inexactitud impuesta.

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5. Lista de verificación para defensa ante la UGPP

Descarga la lista de verificación basada en la decisión del Consejo de Estado:

6. Alegra: El mejor aliado para gestionar la nómina de tus clientes

La Sentencia de Unificación 25185 de 2021 del Consejo de Estado representa un hito para la seguridad jurídica en materia de aportes a la seguridad social en Colombia. Realizar este proceso manualmente, empleado por empleado, mes a mes, no solo consume tiempo valioso, sino que abre la puerta a errores humanos que pueden costar caro.

Aquí es donde la tecnología se convierte en tu mejor aliada estratégica. Una herramienta como Alegra Nómina está diseñada precisamente para eliminar este riesgo, automatizando por completo el cálculo del excedente del 40 %.  

¿Cómo funciona en la práctica? Es muy sencillo:

1. Ingresas los datos: simplemente registras los componentes salariales y los pagos no salariales de cada trabajador en la plataforma.
2. Alegra lo automatiza: el sistema aplica de forma automática las fórmulas correctas. Determina el total de la remuneración, calcula la base exenta del 40 % y, si existe un excedente en los pagos no salariales, lo suma al IBC final.

La recomendación final es la acción inmediata: auditar los procedimientos actuales, comunicar proactivamente a los clientes sobre este precedente y utilizarlo como la base para toda futura estructuración de nómina y defensa legal.

Fuentes oficiales

• Presidencia de la República (1950). Decreto 2663 de agosto 5 de 1950 o Código Sustantivo del Trabajo. 
• Consejo de Estado (2021). Sentencia de Unificación Jurisprudencial  25185 de 2021 – Radicado: 05001-23-33-000-2016-02496-01.  Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Cuarta.  

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