Liquidación laboral en Colombia: ¿Qué es, cómo se calcula y por qué es importante?

Se conoce como liquidación laboral en Colombia (o liquidación del contrato laboral) a la liquidación de los valores a favor del trabajador al finalizar su contrato. Esta liquidación además de los días laborados pendientes, debe integrar el pago de cesantías, intereses de cesantías, prima, vacaciones y, si aplica, indemnización.

Alrededor de este concepto hay diferentes precisiones a tener en cuenta, en este análisis encontrarás todo lo que debes saber para realizar una correcta liquidación del contrato laboral y que tus clientes estén libres de sanciones.

¿Cuándo se tiene derecho a la liquidación laboral?

Se tiene derecho a una liquidación laboral o a la liquidación del contrato de trabajo cuando este finaliza. Un contrato de trabajo puede finalizar por diferentes razones, ya sea por mutuo acuerdo, por despido con o sin justa causa, por renuncia del trabajador, por finalización del tiempo del contrato, entre otros. 

De acuerdo con el artículo 61 del Código sustantivo de Trabajo (CST) puede terminar por:

• Muerte del trabajador.
• Mutuo consentimiento.
• Expiración del plazo fijo pactado.
• Terminación de la obra o labor contratada.
• Liquidación o clausura definitiva de la empresa o establecimiento.
• Suspensión de actividades por parte del empleador durante más de ciento veinte 120 días.
• Sentencia ejecutoriada.
• No regresar el trabajador a su empleo luego de desaparecer la causa de la suspensión del contrato.

¿Cuándo se liquida un contrato de trabajo por justa causa?

Además, el artículo 62 del CST menciona cuándo se puede finalizar un contrato por justa causa. Al respecto, a continuación se destacan algunas de las situaciones mencionadas en esta norma:

Dependiendo de la causal de liquidación del contrato laboral, se determinará si hay lugar a una indemnización para los trabajadores, si el contrato finaliza con justa causa no habrá lugar a ninguna indemnización.

¿Qué comprende la liquidación laboral según la ley colombiana?

Cuando un contrato laboral llega a su fin, el trabajador tiene derecho a recibir el valor acumulado de sus prestaciones sociales y salario pendiente. Este conjunto de pagos se conoce como liquidación del contrato laboral.

¿Qué conceptos integran la liquidación laboral?

Como contador o revisor fiscal, tu misión es garantizar que cada rubro esté correctamente calculado y soportado antes de firmar cualquier paz y salvo o emitir un concepto. Los componentes que debes verificar siempre son:

• Cesantías: auxilio de cesantías causadas en el período.
• Intereses sobre cesantías: 12 % anual sobre el saldo de cesantías.
• Prima de servicios: 15 días de salario por semestre laborado.
• Vacaciones: 15 días hábiles de descanso remunerado por año.
• Salarios pendientes: días trabajados no remunerados al cierre.
• Indemnización por despido: solo cuando aplica según el artículo 64 del CST.

¿Cómo se calcula la liquidación laboral?

Sin importar la razón que dio lugar a la finalización del contrato laboral, los empleadores están obligados a pagar a sus trabajadores los siguientes conceptos al finalizar el contrato de trabajo. Te lo explicamos con ejemplos:

Ejemplos, fórmulas y liquidación:

A continuación puedes validar las fórmulas utilizadas para cada concepto y los ejemplos de la liquidación de un contrato de trabajo.

Salario

Dependiendo de la fecha de finalización del contrato laboral y del acuerdo como pago quincenal o mensual, según como lo establece el artículo 132 del CST. 

Siendo así, se podrá tener pendiente la remuneración desde un día laborado hasta máximo un mes, por ejemplo, si el empleado fue contratado el 1 de enero de 2026, recibe pagos mensuales y labora hasta el 14 de abril de 2026 con el salario mínimo, se calculará el salario que no ha sido pagado con anterioridad correspondiente a los días 1 a 14 de abril ($1.750.905/30*14 días =$817.089).

Este concepto deberá pagarse, teniendo en cuenta el salario básico y todos los demás conceptos que constituyan pagos salariales como comisiones, horas extra, etc., expuestos en el artículo 127 del CST.

Cesantías

De acuerdo con el artículo 249 del CST y el artículo 7 de la Ley 1 de 1963, las cesantías son una prestación social que se entrega como un beneficio al trabajador para cuando se encuentre en período cesante y equivale a un año de trabajo más auxilio de transporte.

Al terminar el contrato laboral se deberán pagar las cesantías proporcional al tiempo trabajado teniendo en cuenta la siguiente fórmula:

(Salario + auxilio de transporte) x días laborados/360 

Teniendo en cuenta el ejemplo del trabajador que laboró hasta el 14 de abril de 2026, los cálculos serían:

($1.750.905 + $249.095) x104/360= $577.778

Intereses de cesantías

Conforme al artículo 2.2.1.3.4. del Decreto 1072 de 2015, los intereses de cesantías corresponden a un 12 % sobre el valor de las cesantías causadas. 

Teniendo en cuenta que al terminar el contrato laboral se deberán pagar los intereses de forma proporcional , la fórmula que se debe tener en cuenta es: 

Cesantías x días laborados x 12 %/360 

Teniendo en cuenta el ejemplo en curso, los cálculos serían:

$577.778 x104x12%/360= $20.030

Prima de servicios

La prima de servicios de acuerdo con el artículo 306 del CTS se entrega en 2 momentos, en un primer período que va del 1 de enero al 30 de junio del año que corresponda con pago máximo a 30 de junio del mismo año y un segundo período del 1 de julio al 30 de diciembre del año que corresponda con plazo máximo de pago el 20 de diciembre del mismo año.

Al terminar el contrato laboral se deberá pagar la prima proporcional al tiempo trabajado teniendo en cuenta la siguiente fórmula:

(Salario + auxilio de transporte) x días laborados/360 

Teniendo en cuenta el ejemplo que se viene trabajando, los cálculos serían:

($1.750.905 + $249.095) x104/360= $577.778

Vacaciones

De acuerdo con los artículos 186 y siguientes del CST las vacaciones no son una prestación social, son 15 días hábiles de descanso remunerados que se otorgan al trabajador por los servicios que ha prestado durante un año.

Se liquidan sobre la base salarial sin incluir el auxilio de transporte y teniendo en cuenta la siguiente fórmula: salario x días laborados/720.

Teniendo en cuenta el ejemplo en curso, los cálculos serían:

$1.750.905 x104/720= $252.909

Aportes a seguridad social, pensión, ARL y parafiscales

Los aportes a seguridad social, pensión, ARL y parafiscales deberán ser realizados hasta el día de finalización del contrato de trabajo y ser reportados en la planilla de liquidación de aportes (PILA) informando la novedad de retiro.

Se debe tener en cuenta que si el empleador está exonerado del pago de aportes a salud, ICBF y Sena conforme a lo expuesto en el artículo 114-1 del ET estos no se deben incluir.

Continuando con el ejemplo en mención los cálculos serían los siguientes, teniendo en cuenta como ingreso base de cotización (IBC) los 14 días laborados:

• Aportes a salud: $817.089 x 8.5%= $69.453

• Aportes a pensión: $817.089 x 12 %= $98.051

• ARL riesgo 1: $817.089 x 0.52 %=$4.249

• Sena: $817.089 x 2 %= $16.342

• ICBF: $817.089 x 3 %= $24.513

• Caja de compensación: $817.089 x 4 %= $32.684

Otros pagos no constitutivos de salario

Pagos como el auxilio de transporte, bonificaciones no salariales y demás mencionados en el artículo 128 del CST, dependiendo de las condiciones específicas deberán ser liquidadas de forma proporcional al tiempo laborado, para el ejemplo en mención se incluye el pago de auxilio de transporte, siendo la fórmula y los cálculos de la siguiente manera: 

Auxilio de transporte del mes x días laborados/30

$249.095×14/30= $116.244

Deducciones

Finalmente, todos los valores serán liquidados y se realizarán las deducciones correspondientes que haya lugar, ya sea por retención en la fuente, embargos, préstamos a empleados u otros.

Indemnización laboral: ¿Qué tener en cuenta si se trata de un contrato finalizado sin justa causa?

Cuando se finaliza el contrato sin justa causa es necesario liquidar, además de los criterios mencionados, una indemnización. De acuerdo con el artículo 64 del CST la indemnización es distinta según cada tipo de contrato laboral, siendo así:

A término fijo

La indemnización equivale al total de los salarios correspondientes al tiempo que falta por cumplir el plazo de finalización del contrato.

A término obra o labor contratada

Se debe pagar el tiempo que falta para cumplir la obra o labor contratada, en caso de no tener una fecha exacta clara, como mínimo la indemnización debe ser el equivalente al salario de 15 días.

A término indefinido

Para trabajadores que devenguen un salario inferior a 10 smmlv:

• 30 días de salario cuando el tiempo de servicio no fue mayor a 1 año.
• Si el tiempo de servicio es mayor a 1 año, además de los 30 días de salario por el primer año trabajado, se pagarán 20 días adicionales de salario por cada uno de los años de servicio subsiguientes al primero y proporcionalmente por fracción. 

Por ejemplo, si se trabajó año y medio, serían 40 días, 30 días del primer año laborado y por fracción 10 días adicionales por el medio año siguiente.

Para trabajadores que devenguen un salario igual o superior a 10 smmlv:

• 20 días de salario cuando el tiempo de servicio no fue mayor a 1 año.
• Si el tiempo de servicio es mayor a 1 año, además de los 20 días de salario por el primer año trabajado, se pagarán 15 días adicionales de salario por cada uno de los años de servicio subsiguientes al primero y proporcionalmente por fracción. 

Por ejemplo, si se trabajaron dos años, serían 35 días, 20 días del primer año laborado y 15 días adicionales por el año siguiente.

Tip Alegra: En la sección “Empleados” de Alegra Nómina también podrás ejecutar la terminación de contrato y liquidar la indemnización correspondiente.

¿Qué diferencias hay en la liquidación según tipo de terminación de contrato?

Debes tener en cuenta lo siguiente para cada caso aplicable, según las condiciones y tipo de contrato:

¿Cuál es el plazo máximo para pagar la liquidación laboral en Colombia?

No hay una fecha específica o plazo en la normativa en el que se deba realizar el pago de la liquidación laboral. El artículo 65 del CST expone que en cuanto la obligación se genere se debe realizar el pago, pero en la práctica se entiende que por temas de presupuesto y liquidación de nómina esto no se hace de inmediato en todas las empresas, por lo que se podría justificar por parte del empleador un término de máximo 15 días hábiles, no obstante, cada caso es revisado de forma independiente y el juez laboral determinará si hay lugar a sanción y desde cuándo. 

¿Qué pasa si el empleador no paga la liquidación laboral en el plazo establecido?

Cuando el empleador no paga a los trabajadores su correspondiente liquidación debe pagar una sanción de la siguiente manera (de acuerdo con el artículo 65 del CST):

• Para quienes devengan más de 1 smmlv:
  • Un salario mínimo diario hasta por 24 meses por cada día de retraso.
  • A partir del mes 25 se deben pagar intereses de acuerdo con la tasa máxima de créditos de libre inversión emitida por la Superfinanciera.
• Para quienes devengan hasta 1 smmlv:
  • Un salario mínimo diario por cada día de retraso.

¿Qué otros aspectos tener en cuenta posterior a la finalización del contrato?

No solo se deben tener en cuenta los aspectos económicos a pagar o de sanciones, también se debe tener un proceso de desvinculación exitoso para eso es necesario atender como mínimo los siguientes aspectos:

Además, se deberán atender aspectos como:

• Tener una reunión por parte del equipo de talento humano con quienes se desvinculen de la empresa para recibir retroalimentación para mejoras a la cultura organizacional, asignaciones salariales u otros.
• Validar aspectos de ciberseguridad como confidencialidad y accesos a documentación, software y licencias que deberán ser supervisados para la desvinculación.

¿Qué recomendaciones seguir para evitar problemas con la liquidación laboral en Colombia?

Los siguientes pasos te pueden ayudar a blindar tus procesos de nómina:

• Verifica que el historial salarial esté completo y conciliado con los comprobantes de nómina.
• Confirma la causal de terminación con soporte escrito antes de calcular cualquier indemnización.
• Revisa si el trabajador tiene algún fuero de estabilidad reforzada (maternidad, salud, sindical).
• Valida que las vacaciones, cesantías, intereses de cesantías y prima están correctamente calculadas.
• Cruza el valor de vacaciones pendientes con el registro de novedades de ausencias.
• Exige la firma del paz y salvo solo cuando todos los valores hayan sido efectivamente pagados.
• Archiva los soportes durante mínimo tres años a partir de la terminación del contrato.

¿Cómo Alegra Nómina me ayuda en la liquidación del contrato laboral?

Cuando gestionas múltiples clientes de nómina, el riesgo de error en la liquidación se multiplica. Alegra Nómina fue diseñado para que tengas el control total del proceso, con la trazabilidad completa como contador o para la revisoría fiscal.

• Estas son las ventajas concretas para tu ejercicio profesional:
• Cálculo automático y normativo: cesantías, intereses, prima y vacaciones se calculan con las fórmulas del CST actualizadas, eliminando el riesgo de error manual.
• Historial de novedades auditado: accede al historial salarial, novedades de nómina y cambios de contrato con marcas de tiempo, ideal para soportar hallazgos en revisoría.
• Generación del documento de liquidación: produce el comprobante listo para firma con el desglose de cada concepto y su soporte normativo.
• Multiempresa: gestiona los contratos de varios clientes desde un solo panel, sin saltar entre plataformas ni archivos.
• Integración contable: los asientos de la liquidación se generan automáticamente y se sincronizan con Alegra Contabilidad y con la información emitida a la Dian, reduciendo el tiempo de cierre.

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Fuentes oficiales

• Congreso de la República de Colombia. (1950). Código Sustantivo del Trabajo (CST) Decreto Ley 2363 de 1950. 
• Congreso de la República de Colombia. (1963). Ley 1 de febrero 1 de 1963.
• Presidencia de la República de Colombia. (2015). Decreto 1072 de mayo 26 de 2015.

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