¿Cuáles son las fechas de pago de la seguridad social en Colombia en 2026?

Conocer las fechas de pago de la seguridad social a través de la planilla PILA o planilla Integrada de Liquidación de Aportes es vital para evitar sanciones.

• ¿Qué es la planilla PILA? Es el formulario oficial para liquidar los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales en Colombia. 
• ¿Qué normativa establece los plazos de pago de la planilla PILA? El Decreto 780 de 2016 (libro 3, parte 2) modificado por el Decreto 1990 de 2016, artículo 3.2.2.1.

Pagar la PILA a tiempo es fundamental para garantizar la afiliación en salud, pensiones, riesgos laborales y parafiscales (CCF, SENA, ICBF) de los trabajadores. La regulación vigente establece plazos estrictos de presentación y pago según los últimos dos dígitos del NIT del aportante.

A continuación se detalla la norma aplicable, los tiempos de vencimiento y recomendaciones clave para evitar penalidades.

¿Qué norma fija las fechas de pago de la seguridad social?

La normativa principal es el Decreto 780 de 2016 (libro 3, parte 2) modificado por el Decreto 1990 de 2016 y el 923 de 2017 en su artículo 3.2.2.1.Estas disposiciones fijan los plazos de autoliquidación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral mediante la PILA. 

Desde el 6 de marzo de 2017 se aplica este esquema uniforme. En concreto, la norma señala que todos los aportantes (empresas o independientes) deben presentar la PILA electrónica según la programación mensual y la terminación del NIT.

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¿La seguridad social se paga mes vencido o anticipado?

En Colombia, los independientes normalmente pagan la seguridad social mes vencido (con base en lo que ganaron el mes anterior), pero también es posible pagar de forma anticipada si se prefiere, siempre indicando bien el período en la PILA.

Mes vencido vs. anticipado

• Mes vencido: se liquida y paga salud, pensión y riesgos laborales con los ingresos reales del mes anterior; por ejemplo, lo ganado en mayo se paga en junio.
• Anticipado: se puede pagar dentro del mismo mes que se está cotizando, útil si tienes ingresos fijos o quieres organizar pagos por adelantado, siempre estimando bien el ingreso.

¿Quiénes deben pagar mes vencido?

• Los trabajadores independientes con contrato por prestación de servicios están obligados por el Decreto 1273 de 2018 a cotizar mes vencido, según el ingreso efectivamente recibido.
• Esto busca que la cotización refleje la realidad económica del contratista y evite pagos en exceso o con datos incorrectos.

¿Qué sanciones aplican por pagar tarde la PILA?

El principal riesgo de demorar el pago de la PILA es la aplicación de sanciones. La normatividad prevé: 

1. Intereses de mora sobre los aportes pendientes; 
2. Multas de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), y 
3. Suspensión de afiliación en salud o pensiones. 

Tip Alegra: El aportante que no liquide en las fechas establecidas debe pagar interés moratorio igual a los que se pagan en materia del impuesto sobre la renta, además de asumir los aportes atrasados. Asimismo, las administradoras de aportes pueden suspender la afiliación pasados 30 días de mora.

Por su parte, la UGPP monitorea el cumplimiento de aportes de empresas e independientes. Si detecta omisiones, puede imponer multas sobre el capital adeudado. Según expertos jurídicos, estas sanciones oscilan entre el 10 % y el 60 % del valor no pagado, dependiendo del tiempo de omisión y si ya existe requerimiento previo.

En resumen, incumplir los plazos de PILA genera varios efectos negativos: pérdida de beneficios (como incapacidades y licencias pagadas), cobro de intereses y posibles multas. Por ello, es clave cumplir las fechas límite establecidas.

¿Cuáles son las fechas de pago de la seguridad social o la planilla PILA según el NIT?

Los plazos para el pago de la PILA se calculan según el día hábil del mes y los últimos 2 dígitos del NIT o documento del aportante. La tabla siguiente resume los vencimientos legales para el pago de la seguridad social en 2026:

Por ejemplo, si los dos últimos dígitos del NIT son 34, el empleador tiene hasta el sexto día hábil del mes para pagar esa planilla. 

Tip Alegra: Si una empresa posee varios establecimientos con diferente terminación de NIT, aplica la norma para cada NIT por separado. Esta programación evita picos de recaudo en un solo día y está vigente desde el Decreto 1990 de 2016.

¿Cómo puede evitar multas al presentar la planilla PILA?

Para los contadores es vital implementar buenas prácticas que aseguren pagos puntuales y precisos de la PILA. Entre las recomendaciones figuran:

• Cumplir rigurosamente los plazos: calcular y programar el pago de la planilla según los dígitos del NIT para no exceder el día hábil correspondiente (como indica el Decreto 1990 de 2016).
• Registrar novedades a tiempo: incluir en la PILA las novedades laborales (retiros, incapacidades, licencias) en el mes en que ocurren). Un reporte tardío puede causar diferencias en los aportes y requerimientos de rectificación.
• Calcular correctamente el IBC: verificar que el Ingreso Base de Cotización (IBC) sea el adecuado. Un IBC subdeclarado conlleva revisión de la UGPP.
• Afiliaciones y retiros oportunos: tramitar la afiliación a salud, pensión, ARL y Cajas de compensación el mismo día de ingreso del empleado, y reportar el retiro en el mes correspondiente. 
• Revisar la planilla antes de pagar: utilizar listas de chequeo o software contable para confirmar que los cálculos estén correctos y que no haya omisiones.
• Usar herramientas digitales: un sistema de nómina automatizado reduce errores manuales. Apoyarse en software especializado ayuda a procesar masivamente la información y cumplir con las fechas. 

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¿Por qué usar Alegra para gestionar la nómina electrónica?

Como mencionamos al inicio del artículo, las fechas de pago de la seguridad social no deben confundirse con las fechas de envío de la nómina electrónica; dado que esta última es un proceso requerido para que los pagos efectuados en la nómina sean deducibles a nivel fiscal. 

Justamente allí es donde entra Alegra, pues es un software que te ayuda a simplificar todos estos procesos tanto de gestión de la nómina como del envío del respectivo documento soporte a la Dian.  Alegra ofrece una solución integral de nómina electrónica diseñada para contadores y todo tipo de negocios. Con Alegra puedes emitir, liquidar y contabilizar la nómina en un mismo lugar, además de contar con funcionalidades impulsadas por Inteligencia Artificial para automatizar la nómina de tus clientes. Al ser una plataforma en la nube, no requiere instalaciones: accedes desde cualquier navegador con internet. 

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Fuentes oficiales

• Ministerio de Salud y Protección Social. (2016). Decreto 1990 del 6 de diciembre de 2016.
• Ministerio de Salud y Protección Social. (2017). Decreto 923 del 31 de mayo de 2017.
• Ministerio de Salud y Protección Social. (2018). Decreto 1273 del 23 de julio de 2018.

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