Excepciones al pago de horas extra en Colombia: Guía clave para la gestión de nómina

La gestión de nómina en Colombia exige un conocimiento profundo de la normativa laboral, especialmente en lo que respecta al trabajo suplementario. A continuación, nos enfocamos en las excepciones al pago de horas extras.

Recuerda que, en nuestro portal detallamos cómo liquidar las horas extra y recargos antes y después de la reforma laboral.

¿Cuál es la diferencia entre hora extra y recargo nocturno?

Lo primero que se debe saber es que hay que diferenciar entre las horas extra (trabajo que excede la jornada ordinaria o máxima legal) y los recargos (pago adicional por trabajar en condiciones específicas como horario nocturno, dominical o festivo, incluso dentro de la jornada ordinaria). Esta distinción es clave porque algunas excepciones aplican solo a las horas extra, más no a los recargos. A continuación te contamos los detalles.

¿Cuáles son los cargos más comunes que presentan excepciones al pago de horas extra?

De acuerdo con el numeral 1, literal a) del artículo 162 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), los trabajadores que desempeñan cargos de dirección, confianza o manejo están excluidos de la regulación sobre la jornada máxima legal de trabajo.

Esta exclusión no se basa en el nombre del cargo, sino en la naturaleza sustancial de las funciones desempeñadas.

Estos cargos implican una posición jerárquica especial, con facultades disciplinarias y de mando (no una función meramente ejecutiva). Requieren una gran reserva, prudencia, discreción y la capacidad de tomar decisiones de mayor trascendencia para la entidad. Ejemplos comunes incluyen directores, gerentes, administradores y aquellos con poder de representación.

Al no estar sujetos a la jornada máxima legal, a estos trabajadores no se les reconoce el pago de trabajo suplementario o horas extra. Sin embargo, la exclusión del pago de horas extra para estos roles no se extiende a los recargos. 

Aunque no se les pagan horas extra, sí tienen derecho a los recargos por trabajo nocturno, dominical o festivo.

Tip Alegra: Es importante destacar que, a pesar de su exclusión de la jornada máxima, estos trabajadores sí gozan del derecho a la desconexión laboral, conforme a la Ley 2191 de enero de 6 de 2022.

¿Qué otras categorías de trabajadores están excluidos?

El mismo artículo 162 del CST  contempla otras excepciones a la jornada máxima legal, y por ende, al pago de horas extra:

• Trabajadores que ejercen labores discontinuas o intermitentes: aquellos cuya labor no requiere una presencia continua y efectiva, permitiendo períodos de inactividad.
• Trabajadores de vigilancia que residan en el lugar de trabajo: aquellos cuya función principal es la vigilancia y que además tienen su residencia en el sitio de trabajo.

Estas excepciones se justifican por la naturaleza particular de las funciones o las condiciones de la prestación del servicio, que impiden o hacen innecesaria la aplicación de una jornada laboral rígida y, por ende, el cálculo de horas extra. 

La razón subyacente es que la naturaleza del trabajo o la relación laboral hace que una jornada fija y estándar sea impracticable o innecesaria. Estas excepciones están diseñadas para adaptarse a realidades operativas específicas. 

Sin embargo, al igual que los cargos de dirección, confianza y manejo, estos trabajadores sí pueden tener derecho a recargos por trabajo nocturno, dominical o festivo.

¿Qué excepción hay cuando se trata de un contrato con salario integral?

El salario integral, tal como se expone en el artículo 132 del CST, es una modalidad de remuneración en Colombia donde el trabajador recibe una suma global que ya incluye el valor correspondiente a recargos nocturnos, dominicales y festivos, y el trabajo suplementario o de horas extra, entre otros conceptos.

Cuando un trabajador tiene un contrato con salario integral, no se le realizan pagos adicionales por horas extra o recargos, ya que estos se consideran incluidos dentro de la remuneración acordada.

¿Hay alguna excepción por acuerdos de una jornada diaria diferentes a las de 8 horas?

Por regla general la duración maxima de la jornada ordinaria es de 8 horas al día y 44 horas semanales (42 horas después del 15 de julio de 2026). Además, de acuerdo con el artículo 167A del CST, en ningún caso las horas extra de trabajo, diurnas o nocturnas podrán exceder las 2 horas diarias y 12 semanales.

Esta jornada se puede distribuir de común acuerdo de 5 a 6 días por semana garantizando un día de descanso, si el empleado labora en jornada nocturna, tendrá derecho al pago de los recargos. 

No obstante hay algunas excepciones: 

• El número de horas de trabajo diario podrá distribuirse en la semana, pero teniendo como mínimo 4 horas continuas y máximo 9 diarias sin lugar a ningún recargo por trabajo suplementario, respetando el promedio de horas semanales ya mencionado.
• También pueden acordar (empleador y empleado) la organización de turnos de trabajo sucesivos, siempre y cuando el respectivo turno no exceda de seis 6 horas al día y 36 a la semana, que es una jornada que generalmente manejan en sectores que requieren trabajo nocturno como el de vigilancia. En tal caso no hay lugar a recargo nocturno ni al previsto para el trabajo dominical o festivo de acuerdo con lo expuesto en el literal d del artículo 161 del CST.

¿Excepción por casos fortuitos o de fuerza mayor?

En casos de fuerza mayor, caso fortuito o accidentes inminentes, un empleador puede requerir trabajo suplementario a sus empleados sin la autorización previa del Ministerio del Trabajo, según lo expuesto en el artículo 163 del CST. 

Este trabajo debe ser indispensable para evitar un daño mayor y debe cesar tan pronto se restablezca la normalidad. Aunque se puede requerir sin autorización, estas horas adicionales deben ser pagadas, por lo que no hay excepción al pago de trabajo suplementario.

Recuerda que para optimizar tus procesos de gestión de nómina, es clave que cuentes con un apoyo tecnológico. Alegra Nómina realiza cálculos automáticos y precisos, garantizando el cumplimiento normativo y está actualizado con las últimas novedades en materia laboral. 

Te permite gestionar las horas extras y los recargos y otros conceptos como prestaciones sociales, vacaciones, licencias fácil, etc., y rápidamente. Además, ofrece inteligencia artificial para generar reportes detallados, analizar costos de personal y mejorar la gestión financiera, incluso creando empleados a partir de documentos en PDF como contratos. 

Aprovecha 15 días de prueba gratis y conoce cómo transformar la liquidación y emisión de nómina con Alegra.

Fuentes oficiales

Congreso de la República de Colombia. (2025). Ley 2466 de junio 25 de 2025. 
Congreso de la República de Colombia. (1950). Código Sustantivo del Trabajo (CST) Decreto Ley 2363 de 1950. 

¿Conocías estas excepciones? Cuéntanos en los comentarios cuál de los puntos mencionados te parece el más relevante y qué otro puedes compartir con la comunidad contable.

¡Gracias por ser parte de la comunidad de Siempre Al Día! Recuerda que puedes compartir este contenido con tus colegas a través de los íconos de redes sociales que están ubicados al inferior de este artículo.