Dotación en Colombia: Cuándo se paga, quiénes tienen derecho y cómo influye en la nómina

La dotación en Colombia es una prestación que implica la entrega gratuita y material de un vestido y un calzado. 

Su propósito fundamental es que el trabajador los utilice en las labores propias de su oficio, protegiendo su ropa personal del desgaste diario y fomentando un sentido de pertenencia y profesionalismo dentro de la organización. Aquí te contamos todo lo que necesitas saber sobre la dotación.

¿Quiénes tienen derecho a la dotación?

El artículo 230 del CST establece que tienen derecho a la dotación:

• Quienes devenguen hasta 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv).
• Quienes hayan cumplido al menos 3 meses de servicio continuo al mismo empleador.
• Quienes estén vinculados mediante contrato de trabajo.

Tip Alegra: Cabe anotar que, por la naturaleza de la dotación, si el trabajador se encuentra en licencia por enfermedad o en una situación que interrumpe la prestación efectiva del servicio y, por ende, el uso de la dotación en sus labores, el empleador podría quedar eximido de entregarla para ese período específico (ver Concepto 005101 de 2023).

¿Cuál es el valor mínimo o máximo de la dotación que debe entregar una empresa?

El Código Sustantivo del Trabajo (CST) no establece un valor mínimo o máximo específico para la dotación. No obstante, el empleador tiene la obligación de garantizar que el valor de la dotación sea suficiente para que el trabajador pueda adquirir un par de zapatos y un traje o vestido de labor apropiado para sus funciones. 

El costo total debe ser cubierto por el empleador, sin que se realicen descuentos al trabajador.

¿La dotación se puede entregar en dinero o en bonos?

De acuerdo con el artículo 234 del CST está prohibido pagar en dinero la dotación debido a que es un beneficio que los trabajadores deben disfrutar en especie. No obstante, es posible entregar la dotación en especie o a través de bonos para canje en almacenes (Ver el Concepto 036061 de 2022).

Cabe anotar que, esto aplica durante la vigencia de la relación laboral, ya que cuando finalice el contrato de trabajo, el trabajador podrá solicitar (a través de un proceso jurídico), el pago de la misma, si demuestra que, durante la vigencia de su contrato, el empleador no cumplió con esta obligación. Solo en este caso, la prestación incumplida, se pagará en dinero.

¿Con qué frecuencia y en qué fechas se debe entregar la dotación?

La dotación debe entregarse 3 veces al año, con una periodicidad de cada 4 meses y las fechas límite establecidas en el artículo 232 del CST y el artículo 2 del Decreto 1978 de 1989 (para el sector público) son las siguientes:

Aunque estas fechas representan los plazos máximos, las organizaciones tienen la flexibilidad de realizar la entrega unos días antes si sus procesos internos lo permiten, lo cual puede optimizar la gestión y asegurar el cumplimiento.

¿La dotación es lo mismo que los elementos de protección personal (EPP)?

No, son conceptos distintos y con propósitos diferentes. La dotación es un vestido de labor general, cuya entrega está sujeta a las condiciones expuestas en los artículos 230 a 234 del CST. 

Los elementos de protección personal (EPP), por otro lado, son equipos o implementos específicos diseñados para la seguridad y protección de la integridad física de los trabajadores ante riesgos laborales inherentes a su oficio, y deben entregarse inmediatamente si son necesarios, sin importar el salario o la antigüedad del empleado.

¿Qué sucede si un empleado no usa la dotación que se le entregó?

Si el trabajador no utiliza la dotación suministrada para las labores contratadas, el empleador queda eximido de la obligación de entregarle la dotación correspondiente al período siguiente, de acuerdo con el artículo 233 del CST la dotación pierde su objeto si no es utilizada para el fin previsto.

¿Qué pasa si un empleador que está obligado a entregar dotación no lo hace?

El incumplimiento en la entrega de la dotación puede acarrear serias consecuencias para el empleador, ya que de acuerdo con los artículos 485 y 486 del CST del Ministerio del Trabajo está facultado para imponer sanciones económicas que pueden oscilar entre 1 y 5.000 smmlv, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Adicionalmente, el trabajador afectado tiene el derecho de demandar al empleador para exigir la indemnización de perjuicios por la no entrega de la dotación.

¿Es obligatorio devolver la dotación al finalizar el contrato laboral?

Generalmente no, ya que la dotación se entrega para uso personal del trabajador y se considera un beneficio adquirido. 

Sin embargo, si la dotación incluye logos, distintivos o es un uniforme que identifica de manera única la imagen de la empresa, el empleador puede exigir su devolución para evitar usos indebidos o afectaciones a la imagen corporativa.

¿Cómo se reconoce la dotación en la contabilidad según las NIIF?

En términos generales desde una perspectiva contable es un beneficio para los empleados. Por lo tanto, debe reconocerse en las cuentas de resultados de la entidad como un gasto operativo, impactando directamente la utilidad del período. 

Es importante destacar que la dotación no se clasifica como inventario, a menos que se trate de materia prima o insumos que la empresa utiliza para elaborar directamente los bienes que serán entregados como dotación. 

Además, el tratamiento contable específico puede depender de las políticas contables internas de la entidad y de la materialidad de los importes involucrados.

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¿Ya tenías en cuenta todos estos aspectos sobre la dotación laboral en Colombia? Cuéntanos en los comentarios qué otros tips recomiendas para su gestión. 

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