Contratos laborales: Qué tener en cuenta al momento de realizarlos y auditarlos

En Colombia, los contratos laborales se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo (CST). El CST en su artículo 22 define el contrato de trabajo como un acuerdo donde una persona se obliga a prestar un servicio personal bajo subordinación de otra a cambio de remuneración​.

Los elementos: actividad personal, subordinación y salario son esenciales (ver el artículo 23 del CST). Si se cumplen, hay contrato de trabajo sin importar el nombre que se le dé. A continuación se exponen aspectos relevantes a tener en cuenta al realizar y auditar contratos de trabajo.

¿Qué debe contener un contrato laboral en Colombia?

Todo contrato de trabajo en Colombia debe incluir, al menos, la identificación de las partes (empleador y trabajador), la descripción del cargo o función a desempeñar, el salario pactado y su forma de pago, la jornada laboral, la duración del contrato (fija o indefinida) y las causales de terminación. 

Estos elementos aseguran que queden claras las obligaciones y derechos de cada parte desde el inicio.

¿Es válido un contrato de trabajo verbal en Colombia?

Sí. La normativa en Colombia permite los contratos verbales. El artículo 38 del CST expone que cuando el contrato sea verbal, empleador y trabajador deben ponerse de acuerdo en al menos los siguientes puntos:

• Índole del trabajo y sitio donde se realiza.
• Cuantía y forma de remuneración.
• Duración del contrato.

No obstante, con la modificación del artículo 47 del CST realizada por el artículo 5 de la reforma laboral Ley 2466 de 2025 se expuso que los trabajadores deben ser vinculados mediante contrato de trabajo indefinido y que se podrán seguir celebrando contratos a término fijo u obra o labor de forma específica, por lo que se interpreta que aunque se podrían celebrar contratos verbales debido a que el artículo 38 del CST no ha sido derogado, lo más recomendable es celebrar contratos escritos.

Tip Alegra: No tener un contrato por escrito puede exponer a la empresa a sanciones y dificulta probar las condiciones pactadas, por lo que siempre es aconsejable formalizar el vínculo laboral y documentar el proceso.

¿Cuáles son los tipos de contratos de trabajo en Colombia?

Existen varias modalidades. Las principales son:

• El contrato a término indefinido: sin fecha de finalización preestablecida.
• El contrato a término fijo: con una duración determinada, máxima de 4 años (luego de esto se considera indefinido) y no es renovable de forma indefinida como lo era antes de la Ley 2466 de 2025. Ahora hay unas posibles prórrogas.
  • Prórroga pactada: cuando el contrato se celebre por un término inferior a un año, las partes, mediante acuerdo escrito pueden prorrogar el contrato el número de veces que consideren conveniente, no obstante, después de la cuarta prórroga, el contrato no podrá renovarse por un período inferior a un año, teniendo en cuenta que no se pueden superar los 4 años en total sumando las prórrogas.
  • Prórroga automática: si con 30 días de antelación al vencimiento del contrato o su prórroga no se manifiesta ninguna de las partes para terminar el contrato, se entiende renovado por el mismo tiempo del contrato inicialmente pactado, teniendo en cuenta que no se pueden superar los 4 años en total sumando las prórrogas.
• El contrato por obra o labor (vigente hasta que se termine una tarea o proyecto específico).

Cada tipo tiene particularidades en cuanto a duración, renovación y causales de terminación (ver los artículos 46 a 47 del CST, modificados por la reforma laboral Ley 2466 de 2025).

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¿Qué pasa si no se firma un contrato laboral por escrito?

Aunque no se firme un contrato laboral escrito, si en la realidad existe una persona prestando un servicio personal bajo subordinación y recibiendo un salario, la ley presume la existencia de un contrato de trabajo. 

Esto significa que el empleador debe cumplir todas las obligaciones laborales (pago de prestaciones, seguridad social, etc.) así no haya un documento firmado. 

¿Qué tener en cuenta al auditar contratos laborales?

Realizar auditorías periódicas a los contratos laborales ayuda a garantizar que se mitigue el riesgo de incumplimiento ante la Dian o la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP). 

Los contadores públicos deben verificar que cada empleado esté correctamente vinculado y que los acuerdos contractuales respeten la normativa. Aspectos clave a revisar:

Tipo y duración del contrato

Comprobar que la modalidad contractual (indefinido, fijo, obra) corresponde a la realidad de la vinculación y está vigente. En contratos a término fijo, verificar que las prórrogas y las terminaciones (incluido el aviso previo de no renovación) cumplan con la ley.

Contenido y documentación

Revisar que cada contrato escrito incluya las cláusulas mínimas legales (salario, funciones, duración, horario, prestaciones, etc.)​ y que esté firmado por ambas partes. Es importante conservar un archivo organizado de todos los contratos; en una inspección laboral se exigirá presentarlos.

Nómina electrónica y planilla Pila

Se debe tener en cuenta que para que sean válidas las deducciones de nómina ante la Dian, se debe reportar la nómina electrónica cada mes.

Explora más información en nuestro artículo: Nómina electrónica y cierre fiscal: 7 recomendaciones para el proceso de revisión.

Remuneración y aportes

Confirmar que el salario pactado no sea inferior al mínimo legal que para 2025 es de $1.423.500 con un auxilio de transporte de $200.000, y que los empleados estén afiliados a la seguridad social, perciban sus prestaciones sociales y sus aportes parafiscales. Así como el reconocimiento de auxilios, horas extra u otros a los que tengan derecho conforme a los artículos 127 y 128 del CST.

Explora más información en nuestro artículo: Salario mínimo en Colombia: una visión detallada y práctica y nuestro liquidador de nómina: costo o gasto asumido al contratar un trabajador con salario mínimo en 2025.

Clasificación correcta

Identificar si hay contratistas vinculados bajo prestación de servicios que están subordinados como empleados. De ser así, es recomendable formalizar un contrato laboral, pues el Ministerio de Trabajo podría determinar que hay una práctica inadecuada​.

Registro contable y análisis financiero

Identificar que los valores asociados a la nómina están registrados bajo NIIF de acuerdo con la sección 28 de beneficios a empleados. 

Además, revisar que se están registrando las respectivas provisiones y que el presupuesto tenga en cuenta los meses en los que hay que realizar mayores desembolsos por nómina como junio, diciembre y febrero debido al pago de prestaciones sociales.

Explora más en nuestro artículo: Nómina en el presupuesto financiero: impacto de una inadecuada inclusión de seguridad social y prestaciones sociales.

En resumen, una auditoría examina que la empresa no tenga omisiones en la formalización de sus relaciones laborales y esté al día con sus obligaciones legales. 

Cuéntanos en los comentarios qué opinas sobre este tipo de revisiones. No olvides estar al tanto de todas las novedades sobre nómina en nuestra sección de derecho laboral.