¿Cómo se pagan las vacaciones no disfrutadas en una liquidación?

Como contador, debes saber cómo se pagan las vacaciones disfrutadas en una liquidación. Cada cifra debe ser exacta, cada concepto debe estar justificado por la ley. Y dentro de este proceso, el cálculo de las vacaciones no disfrutadas es a menudo el detalle que distingue a un buen contador de uno excepcional.

• ¿Es obligatorio pagar las vacaciones no disfrutadas al terminar el contrato? Sí, es una obligación legal ineludible para el empleador. 
• ¿Las vacaciones no disfrutadas son lo mismo que las vacaciones compensadas? No, las vacaciones no disfrutadas son el concepto general del tiempo no tomado, y las vacaciones compensadas son la forma económica de pagar ese tiempo cuando no se disfruta, bajo condiciones y límites específicos.

¡A continuación te compartimos todo lo que debes saber sobre las vacaciones no disfrutadas en el proceso de liquidación laboral!

¿Qué exige la normativa laboral frente al cálculo de las vacaciones no disfrutadas?

Para calcular con certeza, primero debemos anclarnos en la ley. El Código Sustantivo del Trabajo (CST) es vital. Son 3 los artículos que se configuran como columna vertebral de este cálculo y dominarlos no es opcional, es fundamental: 

• Artículo 186. El derecho fundamental: este artículo establece que los trabajadores tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas por cada año de servicio. Este es el derecho que, de no disfrutarse, genera la obligación de compensarlo económicamente.
• Artículo 189. La compensación en dinero: aquí la ley se vuelve específica para las liquidaciones. Al terminar el contrato de trabajo, es obligatorio compensar en dinero las vacaciones causadas y no disfrutadas, incluso de forma proporcional por fracción de año. 

Tip Alegra: No existe un período mínimo de servicio para tener este derecho; si un empleado trabajó un solo día, tiene derecho al pago proporcional de sus vacaciones.

• Artículo 192. La regla de oro de la remuneración: este es el artículo más crítico para el cálculo. Define con qué salario se deben liquidar las vacaciones. Establece 2 escenarios claros:

1. Salario fijo: se liquida con el salario ordinario que el trabajador esté devengando al momento de la liquidación.
2. Salario Variable: se liquida con el promedio de lo devengado por el trabajador en el último año de servicio (o el tiempo que lleve si es inferior).

Este artículo también especifica qué se debe excluir, un punto que es fuente constante de errores y que abordaremos a continuación.

¿Cuál es la fórmula para calcular las vacaciones en Colombia?

La fórmula es:

Valor vacaciones = (Salario base mensual × días trabajados)​ / 720 

Te puede interesar nuestro editorial: ABC de la liquidación de vacaciones en Colombia: todo lo que necesitas saber.

• ¿Por qué 720? Este número no es arbitrario. Es una constante matemática que simplifica el cálculo. Representa el doble de los días de un año laboral (360 días), lo que permite obtener directamente el valor correspondiente a medio mes de salario (15 días de vacaciones).
• ¿Cuál es el salario base correcto? Aquí es donde la mayoría de los cálculos fallan. El «Salario base mensual» no es necesariamente el total devengado por el empleado. El artículo 192 del CST es explícito sobre qué conceptos se excluyen:

1. El valor del trabajo suplementario o de horas extras.
2. El valor del trabajo en días de descanso obligatorio (dominicales o festivos).
3. El auxilio de transporte.

La razón es lógica: durante las vacaciones, el trabajador no incurre en estos conceptos, por lo tanto, no deben formar parte de la remuneración compensatoria del descanso.

• ¿Qué sucede cuando hay salario variable?  Si el salario del trabajador incluye comisiones, bonificaciones por rendimiento u otros pagos variables, debes calcular el promedio de todo lo devengado (que constituya salario) durante el último año trabajado. Ese promedio se convierte en el «Salario base mensual» para aplicar en la fórmula.
• ¿Cómo se realiza el conteo de los días trabajados?  Este valor corresponde al número de días laborados por el empleado desde el inicio de su contrato o desde el último corte de vacaciones, hasta la fecha de su retiro. Para efectos contables y de liquidación, se utiliza una base de 30 días por mes y 360 días por año. Es importante recordar descontar los días de licencias no remuneradas o ausencias injustificadas, ya que estos períodos no generan derecho a vacaciones.

Te puede interesar nuestro editorial: ¿Por qué el mes laboral tiene 30 días sin importar los días reales en el calendario?

¿Cómo se pagan las vacaciones no disfrutadas?

Apliquemos lo aprendido a 2 casos prácticos para consolidar el conocimiento: 

Caso práctico 1: Liquidación proporcional sin vacaciones disfrutadas

Estos son los datos a analizar: 

Paso 1. Determinar el salario base para la liquidación: el salario base es el salario ordinario, excluyendo el auxilio de transporte.

Salario base= $2.500.000

Paso 2. Calcular los días trabajados: desde el 1 de marzo hasta el 31 de octubre hay 8 meses.

Días trabajados = 8 meses × 30 días = 240 días

Paso 3.  Aplicar la fórmula:

Valor vacaciones = ($2.500.000 ×240)​ / 720

Valor vacaciones = ($600.000.000) / 720 ​

Valor vacaciones = $833.333

Resultado: En la liquidación final de Ana Pérez, debes incluir $833,333 por concepto de vacaciones no disfrutadas.

Caso práctico 2: Liquidación con vacaciones parcialmente disfrutadas

Estos son los datos a analizar: 

Paso 1. Determinar los días de vacaciones causados: el empleado trabajó un año completo (360 días), por lo que causó su derecho a 15 días hábiles de vacaciones.  

Paso 2. Calcular los días pendientes de compensar: se restan los días ya disfrutados del total de días causados.

Días pendientes = Días causados – días disfrutados

Días pendientes = 15 – 6 = 9 días hábiles

Paso 3. Calcular el valor a compensar: primero, calculamos el valor total que correspondería a los 15 días de vacaciones para establecer una base.

Valor total de vacaciones (15 días) = (Salario base × 360) / 720 = ($3.000.000 × 360) /720 =$1.500.000. 

Ahora, determinamos el valor por cada día hábil de vacaciones.

Valor por día hábil = Valor total de vacaciones / 15 = $1.500.000/15 = $100.000

Finalmente, multiplicamos este valor diario por los días pendientes.

Valor a compensar = $100.000 ×9 días = $900.000

Resultado: en la liquidación final de Carlos Rodríguez, el monto a incluir por vacaciones no disfrutadas es de $900.000.

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El cálculo manual, aunque factible, es un campo minado. Un simple error al definir el salario base, un mal conteo de días o un desconocimiento de la normativa puede derivar en reclamaciones y sanciones.

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Fuentes oficiales

• Presidencia de la República. (1993). Ley 100 de 1993 publicada en el Diario Oficial No. 41.148 de diciembre 23 de 1993.
• Presidencia de la República (1950). Decreto 2663 de agosto 5 de 1950 o Código Sustantivo del Trabajo. 

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