¿Cómo se calculan las cesantías en Colombia?: Conceptos, fórmulas y recomendaciones clave

Siendo contador, asesor o empleado, te ha asaltado la duda de ¿cómo se calculan las cesantías?; aquí te daremos todas las respuestas. La liquidación de prestaciones sociales no es solo un trámite, es una responsabilidad que exige precisión milimétrica y un profundo conocimiento de la normativa laboral colombiana. 

• ¿Cuál es el plazo máximo para consignar las cesantías de los empleados? A más tardar el 14 de febrero de cada año.
• ¿Las cesantías pueden ser pagadas directamente al empleado? Sí, pero solo en los casos permitidos por la normativa laboral, como por ejemplo: terminación del contrato de trabajo, financiación de compra de vivienda, sustitución patronal, servicio militar, financiación de estudios superiores, compra de acciones propiedad del Estado o traslado de cesantías a otro fondo.

¡A continuación las respuestas a las dudas más frecuentes sobre este tema!

1. ¿Qué son las cesantías? 

Son una prestación social obligatoria regulada en el artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) que el empleador debe reconocer a los trabajadores con contrato laboral, equivalente a un mes de salario por cada año de servicio o proporcionalmente por fracción de año. 

Sirven como un ahorro obligatorio para apoyar al trabajador en caso de desempleo (cesantía), o para fines específicos como vivienda y educación. Esta prestación busca brindar soporte económico al finalizar la relación laboral o en situaciones de necesidad.

2. ¿Cómo se calculan las cesantías? 

Corresponden al pago de un mes de salario por cada año de servicio, o su proporción por fracciones de año, y deben liquidarse anualmente entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. 

¿Qué se incluye y qué no en el cálculo de las cesantías?

El CST es claro: las cesantías se liquidan con base en el salario, entendiendo por salario todo lo que el trabajador recibe como contraprestación directa por su servicio. A continuación compartimos una matriz sobre qué se debe incluir y qué excluir de este cálculo:

¿Cuál es la base salarial exacta para el cálculo de cesantías cuando el salario es variable?

La base salarial exacta para la liquidación de cesantías en casos de salario variable es el promedio de lo devengado por el trabajador en el último año de servicio (o durante todo el tiempo de servicio si este es menor a un año). Este promedio debe incluir todos los pagos que constituyan salario, como comisiones, horas extras, recargos y bonificaciones habituales, además del auxilio de transporte si aplica. La clave es la habitualidad y la contraprestación directa del servicio.

3. ¿Cuál es la fórmula para liquidar las cesantías?

La fórmula para la liquidación de esta prestación es:

([Salario mensual + auxilio de transporte × días trabajados]) / 360

La inclusión del auxilio de transporte dentro del cálculo de esta prestación se da de acuerdo a lo estipulado en el artículo 7 de la Ley 1 de 1963.

¿Cómo se aplica la fórmula de cesantías para un trabajador con menos de un año de servicio?

Para un trabajador con menos de un año de servicio, la fórmula se aplica de manera proporcional. Se utiliza el mismo Salario Base (último salario devengado o promedio si es variable) y se reemplaza el valor de «Días trabajados» por el número exacto de días que el empleado laboró en el período de liquidación.

Ejemplo práctico (Salario fijo)

Imagina que tienes un empleado con un salario fijo de $2.800.000 y auxilio de transporte de $200.000. Trabajó el año completo (360 días).

• Salario base: $2.800.000 + $200.000 = $3.000.000.
• Cálculo: ($3.000.000 × 360) / 360 = $3.000.000.

Las cesantías para este empleado equivalen a $3.000.000.

Ejemplo práctico (Salario variable)

Ahora, un empleado con salario variable cuyo promedio de los últimos 12 meses (incluyendo horas extras y comisiones) es de $4.500.000. Trabajó 340 días.

• Salario base: $4.500.000 (promedio)
• Cálculo: ($4.500.000 × 340) / 360 = $4.250.000.

Las cesantías para este empleado equivalen a $4.250.000.

4. ¿Cuándo se deben pagar las cesantías?

Las cesantías deben ser consignadas al fondo elegido por el trabajador a más tardar el 14 de febrero del año siguiente al que se está consignando.

Sin embargo, también pueden ser pagadas directamente al trabajador en cualquier momento del año en casos como terminación del contrato de trabajo, financiación de compra de vivienda, sustitución patronal, servicio militar, financiación de estudios superiores, compra de acciones propiedad del Estado o traslado de cesantías a otro fondo (Decreto 1562 de 2019).

5. ¿Cuál es la sanción moratoria diaria por no consignar las cesantías a tiempo y cómo se calcula?

La sanción moratoria por no consignar las cesantías en el fondo elegido por el trabajador a más tardar el 14 de febrero del año siguiente es de un día de salario por cada día de retraso.

Cálculo: se toma el último salario diario del trabajador y se multiplica por el número de días calendario que transcurren desde el 15 de febrero hasta la fecha efectiva de la consignación. Esta sanción no tiene tope y puede ser muy onerosa para la empresa.

6. ¿Existe un tope máximo para la base de liquidación de cesantías en Colombia?

No existe un tope máximo general para la base de liquidación de cesantías. Sin embargo, la única excepción relevante para es el caso del salario integral. De acuerdo con el artículo 132 del CST si un trabajador devenga un salario integral (superior a 13 salarios mínimos legales mensuales vigentes), la base para el cálculo de cesantías es el 70 % del componente salarial del Salario Integral. Es decir que las cesantías están incluidas de forma anticipada en el 30% del factor prestacional del salario total.

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7. ¿Cómo se contabiliza la provisión y la liquidación de cesantías en un software de nómina?

La provisión de cesantías se contabiliza mensualmente como un gasto para la empresa (débito a la cuenta de gastos de personal) y un pasivo (crédito a la cuenta de provisiones para prestaciones sociales). La liquidación y consignación anual implica:

• Reversar la provisión acumulada.
• Debitar la cuenta de pasivo de cesantías.
• Acreditar la cuenta de bancos o el fondo de cesantías.

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Fuente oficial

• Ministerio del Trabajo (1950). Decreto 2663 de 1950 – Código Sustantivo del Trabajo publicado en el Diario Oficial 27.622 del junio 7 de 1951.

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