Se elimina la autorización para trabajar horas extra: Aclaraciones de MinTrabajo

La reciente reforma laboral Ley 2466 de junio 25 de 2025 ha eliminado el trámite histórico de solicitar la autorización para trabajar horas extra ante el Ministerio del Trabajo. Al respecto, la Circular Interna 000102 de septiembre 22 de 2025 del Ministerio del Trabajo detalla las implicaciones y lo que se espera. 

Cabe anotar que, el Ministerio ha sido explícito en que este cambio transforma su rol, donde se pasaría de un modelo de control preventivo para adoptar uno de inspección, vigilancia y control, siendo así, ahora la responsabilidad de la prueba y el cumplimiento recae, en su totalidad, sobre el empleador. Aquí te contamos qué tener en cuenta.

Si ya no hay permiso, ¿qué vigilará MinTrabajo con la reforma laboral 2025?

La eliminación del permiso fue un cambio procedimental, pero no es sustantivo, es decir que, los derechos de los trabajadores a la limitación de la jornada, al pago justo y al descanso son irrenunciables.

Lo que sucede es que el enfoque de la inspección, control y vigilancia se desplaza del permiso al registro, en ese orden de ideas, la defensa del empleador ya no es el documento de autorización de registro de horas extra del Ministerio, sino la solidez de su nómina y su sistema de control de tiempo, que en últimas es lo que realmente valida que está llevando bien los procesos con sus empleados.

Por tanto, se debe tener en cuenta que, los inspectores estarán validando que los empleadores cumplan con las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo (CST) en lo que respecta principalmente a:

1. No exceder los límites máximos: la norma de 2 horas diarias y 12 horas semanales sigue plenamente vigente (de acuerdo con el artículo 167-A del CST).
2. Falta de pago o liquidación incorrecta: el pago incompleto o erróneo del trabajo suplementario y sus recargos.
3. Inexistencia o alteración de registros: la falta de registros fidedignos de control de tiempo de trabajo. Este es el punto crítico para la fiscalización (artículo 12 de la Ley 2466 de junio 25 de 2025).

Explora toda la normativa de referencia sobre horas extra y su cálculo en nuestros contenidos: Horas extra y recargos nocturnos, dominicales y festivos en 2025: Antes y después de la reforma laboral y Reforma laboral en Colombia queda en firme: ¿Qué cambios trae la Ley 2466 de 2025 y desde cuándo aplican?

¿Qué pasa con las solicitudes y sanciones por horas extras que estaban en trámite?

Esta es la primera implicación práctica para tus clientes. La Circular Interna 000102 de septiembre 22 de 2025 instruye aplicar el principio de favorabilidad, dado que la conducta de «laborar sin autorización» desapareció del marco legal.

Esto quiere decir que debes verificar el estado de los procesos de tus clientes, con base en lo siguiente:

• Solicitudes de autorización pendientes: todas las solicitudes en trámite, en recurso o en cualquier etapa procesal, deben ser cerradas. Las Direcciones Territoriales deben emitir un acto administrativo ordenando el cierre y archivo definitivo de esos expedientes.
• Procesos sancionatorios en curso: las averiguaciones preliminares y procesos sancionatorios iniciados específicamente por la omisión del permiso (y que no estén en firme) también deben archivarse o resolverse con absolución.
• Excepción: esto no aplica a decisiones que ya estén en firme. Esos cobros continúan. Tampoco frena procesos por violaciones sustantivas (como la falta de pago al empleado o exceder límites legales de horas extra, etc.).

¿Existe una sanción por incumplir el pago o registro de horas extras?

Sí, de acuerdo con el parágrafo del artículo 12 de la Ley 2466 de junio 25 de 2025 si MinTrabajo comprueba el incumplimiento en el registro o pago del tiempo suplementario, podrá imponer como sanción la suspensión de la facultad del empleador para autorizar trabajo suplementario por un período de seis (6) meses.

El impacto de esto es más allá de una sanción monetaria, una sanción operativa. Imagina a un cliente del sector retail en temporada alta, o una manufacturera en picos de producción, que legalmente no pueda operar horas extras durante 6 meses. El riesgo financiero por incumplimiento de contratos o pérdida de ventas puede superar con creces el valor de la multa.

Tu rol como contador es clave. La recomendación a tus clientes debe estar orientada a que tengan en cuenta los lineamientos actuales para el cálculo de horas extra, que tengan un registro de las mismas y que conserven los comprobantes de liquidación, pago y emisión de nómina.

¿Cómo ayuda Alegra a tus clientes en este proceso?

Ante este nuevo panorama de fiscalización, donde el registro fidedigno es la pieza clave de la defensa, la automatización se vuelve tu mejor aliada. 

Herramientas como Alegra Nómina están diseñadas para minimizar el riesgo, ya que te permiten calcular y liquidar automáticamente las horas extras y recargos. Así tus clientes eliminan carga operativa y reducen drásticamente la posibilidad de errores en el pago, que es uno de los principales focos de la inspección, verificación y control de MinTrabajo.   

Para responder a una auditoría del ministerio, necesitas demostrar cómo se liquidaron los valores. Un software de nómina te permite generar reportes detallados para validar los conceptos liquidados y tener un control preciso de los costos laborales. 

Esta organización en el registro es fundamental para construir el soporte documental que tus clientes necesitarán ante cualquier requerimiento de la autoridad.

Fuentes oficiales

• Congreso de la República de Colombia. (1950). Código Sustantivo del Trabajo (CST) Decreto Ley 2363 de 1950.
• Congreso de la República de Colombia. (2025). Reforma laboral Ley 2466 de junio 25 de 2025.
• Ministerio del Trabajo. (2025). Circular Interna 000102 de septiembre 22 de 2025.

Cuéntanos si ya estás aplicando todos los cambios de la Reforma laboral con los clientes que asesoras y qué fue lo que más te gustó de este artículo. 

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