¿Es válida la firma escaneada o superpuesta en los estados financieros?

En la era digital, el uso de firmas escaneadas o superpuestas ha ganado terreno en diversos documentos empresariales. Sin embargo, en el ámbito contable, surgen inquietudes sobre su validez, especialmente en los estados financieros, que son cruciales para la transparencia y la veracidad de la información financiera.

En este artículo, exploramos la validez de las firmas escaneadas en los estados financieros en Colombia, según la normativa vigente y el Concepto 0057 de 2025 emitido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP).

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¿Qué establece la normativa sobre la firma en los estados financieros?

Los estados financieros en Colombia deben estar certificados y dictaminados con la firma del representante legal, del contador público y, cuando aplique, del revisor fiscal (ver artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995).

Adicionalmente, deben ser presentados de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) cuando se trata de empresas que estén en las categorías de grupo 1 y 2, y bajo Normas de información Financiera (NIF) para quienes estén en el grupo 3 (ver la Ley 1314 de 2009 y el Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios). 

Además de estas normas, en la preparación de estados financieros se deben atender las disposiciones de normas como la Ley 222 de 1995, Ley 43 de 1990, el Código de Comercio, el Código de Ética emitido por el Consejo de Normas Internacionales de Ética para Contadores (IESBA), entre otras.

Explora más sobre la implementación de las NIIF en nuestro artículo: NIIF para Pymes: estructura, proceso contable, políticas y novedades.

¿Es válida la firma escaneada o superpuesta en los estados financieros?

Aunque las normas mencionadas no hacen referencia explícita a las firmas escaneadas o superpuestas, es importante tener en cuenta las disposiciones sobre la autenticidad y validez de los documentos contables.

De la lectura del Concepto 0057 de marzo 4 de 2025 el CTCP se extraen las siguientes conclusiones:

• No hay una norma que prohíba el uso de las firmas escaneadas o superpuestas en los estados financieros certificados y dictaminados, por tanto, estas no pueden considerarse inválidas de por sí.
• El hecho de que no haya una prohibición expresa sobre este asunto, no garantiza la confiabilidad necesaria para la validación formal de los estados financieros, lo que podría comprometer su validez ante un proceso legal o de auditoría. 
• La Ley 527 de 1999 regula el uso de documentos y firmas electrónicas o digitales en Colombia, otorgándole el mismo valor que un documento físico o una firma manuscrita siempre que se utilicen medios que garanticen la autenticidad e integridad.

¿Cuáles son los riesgos y limitaciones de las firmas escaneadas o supersupuestas?

Usar firmas escaneadas o superpuestas en documentos tan importantes como los estados financieros implica varios riesgos que los contadores deben considerar:

• Fácil suplantación: una firma escaneada puede ser copiada y pegada virtualmente en cualquier documento.
• No garantizan autenticidad: no permiten identificar con certeza quien firma el documento.
• No protegen la integridad: no aseguran que el documento no haya sido modificado después de firmarse.
• Vulnerabilidad legal: podrían comprometer la validez del documento en eventuales procesos legales o de auditoría.

Por lo mencionado anteriormente, ante la ausencia de firmas manuscritas, se recomienda el uso de firmas digitales o electrónicas. En caso de utilizar una firma escaneada o superpuesta, los contadores públicos deben asegurarse de contar con un respaldo documental que garantice su autenticidad.

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Cuéntanos en los comentarios qué opinas del uso de firmas escaneadas o superpuestas.

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