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¿Cómo es el tratamiento contable del retiro de inventarios por consumo propio?

Se generan diferentes dudas sobre el tratamiento contable del retiro de inventarios cuando son utilizados para el consumo propio de la entidad, en este caso dependiendo del destino del inventario, asimismo se podrá generar un costo, gasto o activo fijo. ¡Aquí encontrarás todos los detalles sobre el reconocimiento contable y varios ejemplos!

Equipo Siempre al Díа

Actualizado el: 31 Jul 2024

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6 min de lectura

Tratamiento contable del retiro de inventarios

El tratamiento contable del retiro de inventarios para consumo propio puede generar un costo, gasto o activo. Todo depende de cómo y para qué se está generando. 

Por tanto, será necesario evaluar cada caso en particular. Atendiendo esto, en este artículo se exponen algunos ejemplos prácticos sobre el tratamiento contable del retiro de inventarios de consumo propio.

Cabe anotar que, aquí se analizará cada hecho económico de acuerdo con los lineamientos de los marcos técnicos contables, si se desean conocer algunos aspectos tributarios sobre este tema, se recomienda revisar el artículo: Retiro de inventario para autoconsumo: ¿Qué dijo la Dian sobre su facturación? donde se aborda la posición de la Dian ante el retiro de inventarios por consumo propio.

Retiro de inventario para consumo propio como gasto

Un caso muy común es que las empresas manufactureras o comercializadoras prefieran utilizar su propio inventario ante la necesidad de requerir productos para ser consumidos al interior de la entidad. 

En este tipo de casos se va a generar el retiro del inventario contra un gasto por el concepto a que haya lugar, a continuación se exponen algunos ejemplos:

  • Una empresa que elabora café, al cierre de mes, toma algunas unidades del producto para que sean consumidas por sus empleados en las oficinas. En este caso se deberá generar el retiro del inventario y un gasto por cafetería. 
  • Una empresa comercializa productos de aseo y destina algunos jabones de su inventario para uso interno, en este caso se deberá generar el retiro del inventario y un gasto por aseo.
  • Una empresa comercializa útiles escolares, entre estos papelería que puede ser usada en oficinas, destina una parte de estos productos para su consumo propio y uso de las impresoras de diferentes sedes, en este caso se deberá generar el retiro del inventario y un gasto por papelería.
  • Una empresa utiliza materiales de su inventario para realizar mantenimiento a sus instalaciones, en este caso se deberá generar el retiro del inventario y un gasto por insumos para mantenimiento.

Además de registrar el respectivo gasto y la salida del inventario, se tendrá que realizar el registro del IVA, para lo cual se tendrá como referencia el valor comercial del inventario y la empresa tendrá que asumir el IVA como gastos por impuestos asumidos en la diferencia que se genere entre el IVA descontable que se originó en la compra del inventario y el IVA generado al retirarlo (ver los artículos 421 y 458 del Estatuto Tributario).

Retiro de inventario para consumo propio como activo fijo

También se puede generar el caso de que un inventario se retire para que quede como activo fijo de la empresa, como por ejemplo, que se tengan diferentes productos o bienes para la venta, pero se retiren del inventario para pasar a ser equipos de oficina, maquinaria, vehículos, mejoras o adecuaciones de la entidad. En este tipo de casos se da la salida del inventario y se registra el activo fijo.

Además del registrar el respectivo activo fijo, se tendrá que realizar el registro del IVA para lo cual se tendrá como referencia el valor comercial del inventario, en este caso como al adquirir un activo fijo el IVA pasa a ser un mayor valor del mismo, lo que se interpreta es que la empresa tendrá que registrar el IVA generado al retirar el inventario y dejarlo como un mayor valor del activo fijo al incorporarlo en propiedades, planta y equipo (ver los artículos 421, 491 y 458 del Estatuto Tributario).

Disminución de inventario en el proceso productivo

Otro caso que genera dudas es el consumo de materias primas o insumos por parte de la empresa cuando se generan pérdidas, ya que en ocasiones es difícil determinar si esto hace parte del costo o se considera un gasto. 

Al respecto es necesario tener en cuenta las disposiciones del Concepto 1027 de 2017 y los párrafos 12 a 16 y 38 de la NIC 2, compilados en el Anexo técnico compilatorio y actualizado 1 de las NIIF para grupo 1 incluido en el Decreto 2270 de 2019.

En estos casos es necesario identificar si el consumo de la materia prima o del insumo se realiza en las condiciones normales del proceso producto o si son consideradas condiciones anormales.

¿Qué se considera normal o anormal? Por ejemplo, una disminución del volumen del grano de cacao se podría considerar algo normal en el proceso de producción de chocolate debido a que en el transporte o en el proceso de limpieza se pierde peso, otro ejemplo sería una disminución del volumen de material reciclado debido a que al lavarse se pierde peso por la eliminación de residuos, tierra, entre otros. 

Este tipo de pérdida de materias primas o insumos se considera comúnmente como merma y da lugar al reconocimiento de un costo, es decir, hace parte de los costos de transformación en el valor del inventario y aunque se pueden hacer mejoras al proceso productivo es inherente a la materia prima o al insumo presentar este tipo de pérdidas.

Algo anormal sería derramar el chocolate en el piso en medio del proceso productivo o que el jabón para lavar el material reciclado se pierda en exceso por una falla de control de maquinaria. Este tipo de desperdicio ya no se debe a algo inherente del insumo o materia prima, por tanto se reconoce como gasto. 

Otro caso de registro como costo se puede dar, por ejemplo, cuando la empresa se queda sin insumos o materia prima para la elaboración de un producto, y para solucionar la situación, utiliza parte del inventario que tiene disponible para la venta.

Un ejemplo de esto podría ser: un supermercado que tenga una sección de charcutería y se quede sin salsas ni adobos para algunas tablas de carnes, podrían optar por utilizar algunas de las que tienen para la venta, en este caso se da la salida del inventario y se registra el costo por materias primas. El manejo del IVA es el mismo que se explicó para el registro de los gastos.

Siendo así, con lo mencionado hasta el momento se concluye que el registro contable dependerá del destino que tenga el inventario

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¿Conocías el tratamiento contable del retiro de inventarios por consumo propio? Cuéntanos en los comentarios tu opinión y experiencia.Consulta más información de valor para tu práctica profesional en la sección de Contabilidad de Siempre Al Día.

Gracias por llegar hasta aquí,
Equipo Siempre al Día 👋

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