Software contable propiedad del contador o del administrador: ¿Qué hacer y de quién es la responsabilidad?

¿Software contable propiedad del contador o del administrador? ¿Qué hacer en estos casos? En muchas ocasiones, los contadores y administradores utilizan software contable propio para gestionar la contabilidad de las empresas, lo que genera una serie de responsabilidades y riesgos que deben atenderse tanto por los profesionales como por las empresas. 

• ¿Cuál es la responsabilidad de los contadores y administradores? Deben proteger la información financiera y garantizar su acceso a la empresa, sin retenerla.
• ¿Qué pasa si la empresa usa un software ajeno? El uso de un software contable ajeno a la empresa crea riesgos como pérdida de datos, acceso limitado y desactualización.

En este artículo, exploramos las implicaciones legales y las mejores prácticas a seguir, según lo estipulado por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) y la normativa vigente con el objetivo de evitar posibles conflictos y problemas futuros.

¿Cuáles son las responsabilidades del contador y del administrador frente al software contable?

Según las disposiciones del artículo 37 de la Ley 43 del 13 de diciembre de 1990 y los artículos 34 a 37 de la Ley 222 del 20 de diciembre de 1995 emitidas por el Congreso de la República de Colombia y las secciones 100 a 120 del Código de Ética emitido por el IESBA, entre las responsabilidades clave de contadores y administradores, se encuentran:

• Confidencialidad y seguridad de la información: los contadores tienen la obligación de garantizar que los datos contables de la empresa estén protegidos de accesos no autorizados. 
• Cumplimiento de normativas fiscales y contables: independiente a si el software contable es del contador público, el administrador o la empresa, se debe garantizar que esté actualizado para reflejar los cambios normativos.
• Preparación de información financiera: si bien la responsabilidad de la información financiera recae en la administración, la cual puede delegar algunas funciones al contador debido a su capacidad técnica, es necesario que la empresa cuente con la custodia de la información, ni administradores ni contadores pueden retenerla.
• Acceso a la información: en el caso de que el contador o administrador no se encuentre disponible, la empresa podría enfrentar dificultades para acceder a los datos o registros contables, lo que pone en riesgo su operatividad, por tanto, la información debe estar disponible para la gestión que la empresa requiera.

Adicionalmente, dependiendo de lo expuesto en las condiciones contractuales habrán ciertas responsabilidades adquiridas que tendrán que contemplarse. 

Siendo así, se evidencia que la responsabilidad del contador y de los administradores es frente al contrato, la presentación oportuna de la información financiera, la debida custodia del soporte documental y la confidencialidad de la información contable, por tanto, no hay una responsabilidad directa frente al software o a tener la propiedad de este.

Tip Alegra: Cabe anotar que, la entidad que fiscaliza el ejercicio de los contadores públicos en Colombia es la Junta Central de Contadores, por tanto, ante alguna irregularidad o retención de información, los usuarios de servicios contables pueden dirigirse a este organismo.

¿Qué pasa si el contador o el administrador se retiran de la empresa?

Según las disposiciones emitidas en sus conceptos 678 del 10 de agosto de 2018, 275 del 6 de marzo de 2020 y 003 del 9 de enero de 2025, el CTCP recomienda que al terminar los servicios administradores y contadores elaboren un informe para realizar el empalme con la empresa o el nuevo personal a cargo en donde se debe informar como mínimo:

• El estado actual de la contabilidad (si está al día, si hay transacciones pendientes por reconocerse o cualquier novedad al respecto).
• Informe de notas de contabilidad, ajustes o comprobantes pendientes por ejecutar (ajustes por depreciación, deterioro del valor de los activos, ajustes por medición a valor razonable, etc.).
• Detalle de los impuestos que no han sido liquidados o presentados.
• Entrega de la evidencia para auditoría (soportes contables, libros de contabilidad, documentación, etc.).
• Las demás que sean necesarias con relación al compromiso contractual.

Con esto claro, se blinda el proceso para los contadores o los administradores de la entidad. No obstante, esto no deja de lado la vulnerabilidad que presenta la empresa al no tener un software contable propio y los retos que enfrentaría para continuar con sus registros en ausencia del propietario del software.

¿Qué riesgos debe gestionar la empresa cuando el administrador o el contador es el propietario del software contable?

Si el software contable no es propiedad de la empresa, surgen una serie de riesgos que podrían afectar su estabilidad y cumplimiento normativo. Entre ellos, destacamos:

• Pérdida de control sobre los datos: si el software es personal, la empresa podría no tener acceso inmediato a la información en caso de que el contador o administrador decida cambiar de trabajo o retire el acceso al software.
• Actualizaciones y soporte limitado: el contador o administrador podría no estar disponible para actualizar el software de acuerdo con los cambios fiscales y contables. Esto podría llevar a la empresa a cometer errores involuntarios.
• Riesgo de pérdida de datos: si no se cuenta con un sistema de respaldo adecuado o si el software no está alineado con las políticas de protección de datos de la empresa, puede haber una mayor probabilidad de pérdida de información vital.
• Baja capacidad de toma de decisiones a tiempo: sin la información contable disponible es posible que se afecten las decisiones frente a relaciones comerciales, gestión de proveedores, políticas de cartera, entre otras que pueden afectar el cumplimiento de la estrategia corporativa.

Te recomendamos tener en cuenta nuestro artículos: Cambio de software contable: optimiza tu gestión con Alegra y maximiza la eficiencia y Migración de software contable: implicaciones y puntos a tener en cuenta, para conocer más detalle sobre la gestión contable. 

¿Qué recomendaciones deben tener los contadores y administradores?

Si bien el uso de un software contable por parte del contador o administrador puede ser una práctica común, es recomendable que la empresa tenga la propiedad del software contable.

Si no es posible, se debe asegurar que el contador o administrador cuente con herramientas adecuadas y seguras para el manejo de la contabilidad y que el acceso a la información por parte de la empresa sea oportuno. A continuación, algunas recomendaciones clave:

Adquirir un software contable de propiedad de la empresa 

Esto garantizará que la empresa tenga acceso total a la información contable y pueda tomar control de la gestión financiera sin depender de terceros y pueda crear y compartir reportes con facilidad desde cualquier lugar.

Optar por un software con respaldo y soporte técnico

Es fundamental contar con un proveedor que ofrezca soporte técnico y actualizaciones continuas del software para cumplir con las normativas fiscales y contables vigentes.

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Establecer un contrato claro

Es recomendable que la empresa firme un acuerdo formal con el contador o administrador que establezca responsabilidades claras sobre el uso del software contable y la gestión de la información. 

En caso de que por alguna razón se opte por utilizar el software contable del contador o la administración, se debe tener especial detalle en que se incorpore una cláusula de responsabilidades, entregables y empalme correspondientes, en caso de finalización del contrato. 

Incorporar soluciones tecnológicas confiables

Utilizar plataformas contables basadas en la nube que permitan un fácil acceso a los datos, la protección de la información y la integración con otras soluciones.

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Fuentes oficiales

• Congreso de la República de Colombia. (1990). Ley 43 del 13 de diciembre de 1990.
• Congreso de la República de Colombia. (1995). Ley 222 del 20 de diciembre de 1995.
• Consejo Técnico de la Contaduría Pública — CTCP. (2018). Concepto 678 del 10 de agosto de 2018.
• Consejo Técnico de la Contaduría Pública — CTCP. (2020). Concepto 275 del 6 de marzo de 2020. 
• Consejo Técnico de la Contaduría Pública — CTCP. (2025). Concepto 003 del 9 de enero de 2025.
• Consejo de Normas Internacionales de Ética para Contadores — IESBA. (2023) Código de Ética.

Recuerda que abrir la discusión en las empresas que asesoras sobre las herramientas que se usan es clave. Cuéntanos en los comentarios qué tienes en cuenta en tus contratos de prestación de servicios contables.

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