¿Cansados del «siempre lo hemos hecho igual»? 4 respuestas inteligentes para contadores ante sus clientes

El campo profesional contable evoluciona constantemente, pero a menudo los contadores se enfrentan a una frase que puede estancar cualquier intento de mejora: «siempre lo hemos hecho así». 

Esta resistencia al cambio por parte de administradores o propietarios, ya sea por costumbre o por miedo, es un obstáculo. Sin embargo, no tiene por qué ser el final de la conversación. Como contador, es tu deber y tu valor como asesor estratégico guiar a tus clientes hacia prácticas más eficientes y rentables.

Este artículo te proporcionará 4 respuestas inteligentes para contadores, que te ayudarán a abordar esta situación de forma empática, persuasiva y profesional, mejorando tu relación con las empresas que asesoras y consolidando tu rol como experto.

1. ¿Cómo abordar a un cliente que se resiste a actualizar los procesos de su empresa?

Cuando un cliente menciona que siempre han hecho las cosas de la misma manera, no lo veas como una negativa, sino como una oportunidad para demostrar el valor de tu asesoría. 

Un enfoque en los beneficios tangibles del cambio de los procesos o de la reestructuración del equipo puede evidenciarse a través del ahorro de tiempo o dinero.

Tu respuesta inteligente podría ser: entiendo perfectamente que la rutina brinda seguridad. De hecho, es la forma en que algunas empresas han operado con éxito. Sin embargo, he analizado nuestros procesos y he identificado una oportunidad de mejora que, con una pequeña inversión de tiempo inicial, podría ahorrarle a la empresa (X horas de trabajo al mes o X cantidad de recursos). 

Para llegar a análisis concretos y entregar hallazgos relevantes puedes abordar grandes grupos de actividades, por ejemplo, la conciliación bancaria, gestión de cartera, facturación, entre otros, y de este gran grupo de actividades determinar las subtareas detallando: los tiempos, personas vinculadas y períodos de entrega. 

Analiza de cada subactividad cuáles pueden ser automatizables, delegadas o suprimidas y evidencia más fácilmente las mejoras del cambio.

Recuerda resaltar que, esto no solo optimiza la contabilidad, sino que también nos permite enfocar este ahorro de tiempo y dinero en poner el foco en otras actividades o procesos que generen impacto como el análisis financiero, el control interno y la sostenibilidad, aspectos clave para las buenas prácticas empresariales en el entorno actual.

Con Alegra, a través de las funcionalidades con Inteligencia Artificial, puedes clasificar y asociar los movimientos de la conciliación bancaria de los clientes que asesoras en instantes, así como puedes gestionar su facturación, procesos de nómina, inventario, cartera, proveedores y mucho más.

2. ¿Cómo exponer que una decisión beneficiará a la empresa y evitará sanciones y requerimientos de entes de control?

Argumentar a favor de un cambio requiere más que solo buenas intenciones, necesitas datos. Presentar un caso de negocio sólido es la clave para superar la inercia. 

Por eso te recomendamos crear escenarios, uno implementando la decisión que genera riesgo y exponiendo cómo este riesgo puede derivarse en (X cantidad de dinero por sanciones, cierre del establecimiento, mala reputación, cierre a créditos comerciales, etc.), y otro en el que haya menor riesgo y se esté al día con los requerimientos normativos (seguramente este último escenario genere un valor costo de impuesto o de gestión, pero al final será menor que asumir las consecuencias de una mala praxis).

Tu respuesta inteligente podría ser: comprendo su punto de vista. Para que tengamos una base de comparación, me gustaría que consideremos esta idea: si implementamos una solución digital para la facturación electrónica, podríamos reducir los errores manuales en un 70 % y garantizar que cumplimos con todas las normativas de la Dian sin contratiempos. Esto no solo disminuye el riesgo de sanciones, sino que también agiliza el proceso de cobro. 

De hecho, la actualización que propongo nos asegura que la empresa esté siempre al día, de lo contrario tendríamos que asumir las sanciones de los artículos 657 del Estatuto Tributario que podrían ir hasta la clausura del establecimiento de comercio lo que significa dejar de percibir ingresos por X cantidad o sanciones pecuniarias por X cantidad de dinero).

3. ¿Cómo persuadir a un cliente para que permita incorporar procesos de auditoría y calidad?

En procesos que no son vistos como urgentes, suele ser más difícil la adaptación al cambio o la recepción de sugerencias, ante este tipo de procesos como la incorporación de sistemas de control interno, evaluación de riesgo o controles de calidad, es necesario evidenciar el beneficio cualitativo que acarrea para la empresa y no solo quedarse en los números.

Tu respuesta inteligente en estos casos podría ser: lo entiendo. La estabilidad de un proceso es invaluable. Pero, ¿y si lo vemos desde otra perspectiva? La propuesta de mejora no es para cambiar lo que funciona, sino para sentar las bases de un futuro crecimiento, incorporar procesos de auditoría y calidad dará a la gerencia información financiera más precisa y en tiempo real para tomar decisiones estratégicas, lo que es fundamental para expandir el negocio. 

Este cambio es una inversión en el futuro de la empresa que puede traer consigo: mejores calificaciones ante evaluaciones para recibir inversión de impacto, mejorar la reputación ante clientes y terceros, identificar oportunidades de crecimiento y aceptar qué renuncias se deben realizar (a productos, clientes o proyectos).

Por último, conocer desde la operación en qué partes hay fugas de capital o se requiere un foco de auditoría (por ejemplo, en la muestra que realizamos del trimestre X se evidenciaron pérdidas de mercancía valorada en X cantidad de dinero, lo que con un proceso de control más efectivo se pudo evitar).

Tip Alegra: Recuerda que con Alegra tienes un aliado que te permite tener toda la información contable organizada y a la mano desde cualquier lugar, permitiéndote realizar un control de cuentas más efectivo y diligente. 

4. ¿Cómo ofrecer soluciones tecnológicas a un cliente reacio al cambio?

Muchos clientes temen que la tecnología sea complicada o costosa y que la adaptación requiera mucho esfuerzo y capacitación. Como contador, tu rol es simplificar el proceso y demostrar que el retorno de la inversión justifica el cambio.

Tu respuesta inteligente podría ser: muchas gracias por compartir su perspectiva. A menudo la tecnología nos parece intimidante, pero mi propuesta no implica una transformación radical. Es una integración gradual y sencilla de herramientas que hemos seleccionado cuidadosamente. 

Por ejemplo, podríamos empezar con un software de contabilidad en la nube, en estos momentos la mejor opción sería Alegra, que es intuitivo, no requiere una gran inversión inicial y te permite acceder a tu información financiera desde cualquier lugar, en cualquier momento. 

Estaré a su lado en cada paso para asegurarme de que la transición sea fluida y sin complicaciones. Incluso podríamos probar los 15 días gratis que nos entregan y validar cómo nos sentimos con la interfaz y el comportamiento de la herramienta.

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