Al final de cada período contable, y al menos una vez al año, al 31 de diciembre, las sociedades deben cerrar sus cuentas y preparar estados financieros de propósito general, debidamente certificados, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 34 de la Ley 222 de 1995.
Este requisito resalta la importancia de comprender la responsabilidad que recae tanto en el contador público como en el revisor fiscal en el proceso de elaboración de los estados financieros. Para el contador público, esto implica dos principales responsabilidades:
- Responsabilidad en la elaboración de los estados financieros: según el Concepto 295 de 2018 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–, la elaboración y presentación de los estados financieros es una responsabilidad de la administración de la entidad. Sin embargo, esta responsabilidad puede ser delegada contractualmente a un contador público para asegurar su cumplimiento.
- Responsabilidad en la certificación de los estados financieros: de acuerdo con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, la responsabilidad de certificar los estados financieros recae no solo en el contador público, sino también en el representante legal de la entidad.
Para que un estado financiero sea considerado certificado, debe contar con la firma tanto del contador público como del representante legal. Esta certificación implica verificar previamente las afirmaciones contenidas en los estados financieros, asegurando su conformidad con las regulaciones y su fidelidad a los registros contables.
Tip Alegra: si un estado financiero de una persona natural carece de la certificación requerida por la Ley 222 de 1995, no se considera inválido, pero carece de mérito probatorio. No obstante, para las sociedades, la falta de certificación según el artículo 34 de la Ley 222 de 1995 inválida legalmente el estado financiero.
Diferencias entre certificar y dictaminar los estados financieros
El término «certificar» y «dictaminar» son completamente distintos, y a continuación se detallan estas diferencias en el siguiente cuadro:
| Término | Definición | Responsable |
| Certificación de estados financieros (artículo 37 de la Ley 222 de 1995) | La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme a la reglamentación, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. | El representante legal y el contador público que prepararon los estados financieros. |
| Dictaminar estados financieros (artículo 38 de la Ley 222 de 1995) | Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas. | Revisor fiscal o contador público independiente (auditor externo) |
De acuerdo con este cuadro, la responsabilidad de dictaminar los estados financieros es del revisor fiscal o de un contador independiente distinto al que preparó y elaboró los estados financieros, y no pueden existir estados financieros dictaminados, si antes no fueron certificados por el contador público y el representante legal.
En cuanto a la opinión del revisor fiscal, surge de la evaluación sobre la razonabilidad de las afirmaciones en los informes y la verificación en el cumplimiento legal y estatutario de la entidad.
Certificar con el número de tarjeta profesional del contador público o de la firma
Con lo mencionado hasta el momento surge una inquietud: si un contador público hace parte de una firma o sociedad de contadores, ¿la certificación que realice de documentos o estados financieros debe ser con el número de la tarjeta profesional del contador o el de la firma?
Al respecto, el CTCP emitió el Concepto 246 de mayo 30 de 2024 en el que se expone que la práctica más común para la firma de estados financieros o certificaciones incluye el nombre completo del contador público, su cargo (contador público o revisor fiscal) y el número de su tarjeta profesional, teniendo en cuenta al final exponer por quién fue designado (la firma o sociedad de contadores de la que hace parte).
Todo esto se respalda de la lectura del parágrafo 3 del artículo 3 de la Ley 43 de 1990 y el artículo 38 de la Ley 222 de 1995 que exponen que en todos los actos profesionales, la firma del contador público debe ir acompañada de su número de tarjeta profesional.
Errores encontrados en los estados financieros
En el Concepto 359 del 24 de mayo de 2017, emitido por el CTCP se establece que si un contador público, después de certificar los estados financieros, llega a conocer una situación que podría constituir un error material que pueda influir en las decisiones de los usuarios de la información, deberá seguir el marco contable aplicable en lo que respecta a la corrección de errores y cambios en las políticas contables.
Te invitamos a consultar nuestro editorial sobre Estados financieros con propósito general: ¿Cómo identificarlos? donde encontrarás más detalles sobre esta temática.
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