Responsabilidad del contador en la gestión de conciliaciones bancarias en las Pymes

Las conciliaciones bancarias son un pilar fundamental para garantizar la precisión financiera de las empresas. En Colombia, este proceso adquiere mayor relevancia cuando las Pymes subcontratan servicios contables. 

¿Quién asume la responsabilidad? ¿Qué consecuencias existen ante errores? ¿Cómo blindar este proceso? Aquí, analizamos el marco normativo y técnico vigente.

¿Quién es responsable de la conciliación bancaria en contratos de prestación de servicios contables?

De acuerdo con el Concepto 0443 de noviembre 27 de 2024 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública —CTCP—, la responsabilidad recae en quien figure en el contrato de prestación de servicios. 

Si el documento especifica que el contador externo debe ejecutar esta tarea, él será el responsable directo. Sin embargo, no se debe olvidar que la empresa contratante mantiene la responsabilidad de que la información financiera sea veraz y fiable (ver el artículo 46 de la Ley 43 de 1990 y el artículo 37 de la Ley 222 de 1995).

Teniendo en cuenta blindar el proceso, ¿cuáles serían las acciones para aclarar la responsabilidad del contador contratado? Se sugiere tener en cuenta lo siguiente en el contrato: 

• Definir explícitamente las funciones del contador público.
• Asegurar que el contrato esté respaldado por escrito.
• Verificar que el profesional cuente con competencia técnica.
• Definir los entregables de su gestión (informes, reportes, estados financieros, etc.).

Te podría interesar leer el artículo: Ejercicio profesional del contador público: redefinición de los servicios profesionales.

Implicaciones legales y profesionales de errores en conciliaciones bancarias

Se debe tener en cuenta que, el proceso de la conciliación bancaria requiere llevar a cabo unas actividades de auditoría interna. 

No realizar las conciliaciones bancarias incorporando fases de revisión y control puede desencadenar en:

• Terminación del contrato por incumplimiento.
• Sanciones disciplinarias ante la Junta Central de Contadores.
• Investigaciones de los entes de control para determinar si hay inexactitudes en declaraciones tributarias o reportes.
• Procesos civiles por pérdidas económicas derivadas de información errónea.

Tip Alegra: El Decreto 2270 de 2019 (que derogó el Decreto 2649 de 1993) refuerza la obligación de cumplir con estándares técnicos actualizados, validar los soportes y documentación contable (ver el Anexo 6 del DUR 2420 de 2015).

¿Se puede delegar la conciliación bancaria a un auxiliar contable?

Se puede delegar, pero con condiciones:

• El contador principal debe supervisar y validar el trabajo del auxiliar.
• La delegación no exonera al profesional de su responsabilidad.
• Debe existir transparencia en el contrato sobre el uso de personal de apoyo.
• Se deben aplicar los principios de gestión de calidad y ética profesional en los encargos.

De acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría —NIA— y el Código de Ética incorporados en el Anexo 4 Actualizado del DUR 2420 de 2015, el contador líder del encargo será quien asuma la responsabilidad de la gestión del auxiliar y/o su equipo de trabajo.

Como conclusión, la claridad en los contratos y el apego a normativas como las relacionadas en este artículo son esenciales para evitar sanciones. Siendo así, los profesionales contables deben:

• Documentar exhaustivamente sus funciones.
• Supervisar procesos delegados.
• Mantenerse actualizados en estándares técnicos.

Si deseas conocer más información, puedes revisar la posición del CTCP al respecto en el siguiente documento:

Tip Alegra: Recuerda que ya no es necesario señalar en archivos físicos las remesas o transacciones pendientes por conciliar, con la función de conciliación bancaria de la Contabilidad Inteligente de Alegra puedes importar los movimientos de forma masiva a través de un archivo de Excel en formato .xslx. 

¿Conocías la responsabilidad del contador en la gestión de conciliaciones bancarias? Cuéntanos en los comentarios sobre qué otros temas te gustaría encontrar información en la sección de contabilidad.

No olvides que en Siempre Al Día podrás explorar información clave sobre impuestos, derecho laboral, finanzas y auditoría.