¿Qué claves tener en cuenta para el registro y control de activos fijos?

El manejo adecuado de los activos fijos es clave para tener una buena estructura financiera que sirva de base para la toma de decisiones de financiación, inversión, mantenimiento y reparaciones. 

Una gestión imprecisa puede llevar a estados financieros incorrectos, problemas fiscales y una toma de decisiones deficiente. Bajo el marco de las NIIF, el registro y control de activos fijos exige rigurosidad y precisión. 

A continuación, te presentamos 5 aspectos clave que todo profesional contable debe dominar en el registro y control de los activos fijos y cómo desde Alegra puedes optimizar tus procesos.

¿Cómo se deben clasificar y reconocer inicialmente los activos fijos?

El primer paso es el más importante. Un activo fijo (o propiedad, planta y equipo) debe ser reconocido como tal solo si cumple dos condiciones:

• Es probable que la empresa reciba beneficios económicos futuros derivados de su uso.
• El costo del activo puede ser medido con fiabilidad.

Esto implica no solo registrar el valor de la factura de compra del bien, sino también todos los costos directamente atribuibles para poner el activo en condiciones de funcionar, como transporte, instalaciones o impuestos no recuperables. 

Una correcta clasificación desde el inicio evita reclasificaciones complejas y errores en la depreciación futura y, por ende, en las deducciones reportadas a la Dian.

En este contenido podrás conocer el paso a paso que debes tener en cuenta para el reconocimiento de activos fijos de acuerdo con la NIC 16 y la Sección 17 de las NIIF para Pymes: Reconocimiento de propiedades, planta y equipo: lo que necesitas saber del tratamiento bajo NIIF para Pymes.

En Alegra ya tenemos disponible la gestión integrada de activos fijos donde podrás gestionar todos los aspectos del ciclo de vida de estos dentro del sistema, mejorando tu trazabilidad contable y la eficiencia en tus procesos.

¿Cuál es la importancia de definir la vida útil y el método de depreciación?

La depreciación no es un cálculo arbitrario. Refleja el desgaste o la pérdida de valor del activo a lo largo de su vida útil. Definir estos dos elementos correctamente es necesario para que los estados financieros muestren una imagen fiel de la realidad de la empresa. 

• Vida útil: es el período durante el cual se espera que el activo genere beneficios.
• Método de depreciación: puede ser lineal, por unidades de producción o decreciente, según cómo se consuman los beneficios económicos del activo.

Realizar estos cálculos manualmente es propenso a errores. Por eso, herramientas como el módulo de activos fijos de Alegra automatizan la depreciación mensual según el método que elijas, garantizando precisión y ahorrándote tiempo valioso. Además, también puedes proyectar la depreciación como base para los presupuestos que necesites gestionar.

Para que puedas medir los activos fijos o auditar si el proceso realizado por la empresa fue el correcto, te recomendamos nuestro artículo: Métodos de medición de las propiedades, planta y equipo: modelo del costo versus el modelo de revaluación.

¿Por qué es necesario realizar una auditoría periódica de los activos?

¿Sabes con certeza dónde está cada equipo de cómputo, cada vehículo o cada mueble de la oficina? El inventario físico es el puente entre los registros contables y la realidad. Su objetivo es:

• Verificar la existencia y el estado de los activos.
• Identificar activos obsoletos, dañados o que ya no están en uso (activos ociosos).
• Prevenir pérdidas o hurtos.

Este proceso de auditoría se fundamenta en los siguientes puntos, directamente relacionados con las Normas Internacionales de Auditoría (NIA):

• Identificación de riesgos y controles (NIA 315): exige que el auditor identifique y evalúe los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y su entorno, incluido su control interno. La existencia de un proceso regular de inventario físico de activos es un control clave que mitiga el riesgo de que los activos registrados no existan o estén deteriorados. Si este control es débil o inexistente, el auditor lo identificará como un riesgo significativo.
• Obtención de evidencia de auditoría fiable (NIA 500): establece que la evidencia de auditoría es más fiable cuando se obtiene directamente por el auditor. La inspección física de los activos es una de las formas más directas y seguras de obtener evidencia sobre su existencia y su condición física. Observar directamente un vehículo, una maquinaria o un equipo de cómputo confirma que no es solo un registro en un libro contable.
• Confirmaciones Externas (NIA 505): en ocasiones, los activos de una empresa pueden estar en posesión de terceros (por ejemplo, maquinaria en un taller externo para mantenimiento o en las instalaciones de un cliente). La NIA 505 aborda el uso de confirmaciones externas. Aunque se usa comúnmente para saldos de cuentas, su principio es aplicable aquí. El auditor puede solicitar una confirmación directa al tercero para verificar la existencia y el estado del activo, complementando así la evidencia obtenida del inventario físico interno.

¿Qué documentación es indispensable para soportar y auditar los activos?

Una auditoría exitosa depende de la calidad de los soportes. Para cada activo fijo, es fundamental conservar y organizar la siguiente documentación:

Tener esta información digitalizada y asociada a cada activo en un sistema contable no solo agiliza las consultas, sino que también es una práctica recomendada para las revisiones fiscales y de auditoría.

En cuanto al último ítem, te recomendamos la lectura de estos contenidos que tratan el reconocimiento del impuesto diferido y las diferencias entre el tratamiento contable y fiscal de los activos fijos: Impuesto diferido: qué es, cómo se calcula y cuál es su impacto para el cierre contable y Depreciación fiscal en Colombia vs depreciación contable: diferencias y deducibilidad.

¿Cómo gestionar eficientemente las bajas y retiros de los activos fijos?

El ciclo de vida de un activo termina con su venta, retiro o baja por obsolescencia. Este evento debe registrarse contablemente para eliminar el costo del activo y su depreciación acumulada de los libros y para reconocer cualquier ganancia o pérdida resultante de la operación.

Un error común es mantener «activos fantasma» en la contabilidad, inflando el valor de la empresa de manera irreal y dejando en riesgo a la entidad tanto en la toma de decisiones con información errada sobre el estado de situación financiera de la empresa como ante entes de control como la Dian. 

El módulo de activos fijos de Alegra te facilita el registro de estas bajas, asegurando que los estados financieros reflejen siempre la situación real. ¡Explora más con tu prueba gratuita de 15 días y lleva el control de los activos fijos en un solo lugar!

Fuentes oficiales

• Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad — IASB. (2018). Norma Internacional de Contabilidad 16: Propiedades, planta y equipo. 
• Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad — IASB. (2017). Sección 17 de las Normas Internacionales de Información Financiera para las Pymes: Propiedades, planta y equipo. 
• Federación Internacional de Contadores — IFAC. (2018). Normas Internacionales de Auditoría 315, 500 y 501. 

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