Registro de inventarios: 5 claves que no puedes dejar pasar al gestionar productos
El registro de inventario requiere conocimiento de las NIIF y herramientas tecnológicas apropiadas. Aquí te compartimos 5 claves que garantizan un control eficiente de los productos.
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Equipo Siempre Al Díа
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Equipo Alegra
Actualizado el: 28 Jul 2025
7 min de lectura
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El control eficiente del inventario representa uno de los pilares fundamentales para el éxito empresarial.
Según los Estándares Internacionales, los inventarios son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de las operaciones o utilizados en la producción de bienes destinados a la venta.
La correcta gestión de estos no solo asegura ayuda a reflejar una información más precisa, sino que también permite tener hallazgos para administrar mejor los recursos empresariales y mejorar la toma de decisiones.
Aquí te contamos 5 aspectos clave que debes tener en cuenta en el registro de productos en el inventario.
1. ¿Cómo clasificar correctamente los productos al realizar el registro de inventarios?
Lo principal a revisar al recibir productos es identificar cómo se deben clasificar. La Sección 13 de las NIIF para Pymes y la NIC 2 establecen tres categorías principales de inventarios:
- Productos mantenidos para la venta: bienes terminados listos para comercialización en el curso normal del negocio.
- Productos en proceso: artículos en curso de elaboración que serán vendidos una vez completados.
- Materiales y suministros: insumos que se consumirán en el proceso productivo o en la prestación de servicios.
Luego de realizar esta clasificación se logra determinar mejor el tratamiento contable y la medición posterior de cada elemento del inventario.
2. ¿Qué métodos de valoración están permitidos para el inventario según las NIIF en Colombia?
Los inventarios se miden al costo o al valor neto realizable (VNR), el que sea menor. El costo incluye todos los valores de adquisición, transformación y otros necesarios para que el producto esté listo para la venta.
Los principales métodos de valoración son:
| Método | Descripción | Aplicación práctica |
| Método PEPS (FIFO) | Las primeras unidades en entrar son las primeras en salir. El inventario final se valora a los costos más recientes. | Ideal para productos perecederos o de rápida obsolescencia. |
| Costo promedio Ponderado | Calcula un costo unitario promedio para todas las existencias. Es el método más común en pymes por su practicidad. | Útil para empresas con grandes volúmenes de productos homogéneos. |
| Identificación específica | Asigna el costo real a cada artículo individual. | Se usa para bienes de alto valor y bajo volumen, como joyas o vehículos. |
| Método UEPS (LIFO) | Las últimas unidades en entrar son las primeras en salir. El inventario final se valora a los costos más antiguos. | No admitido por las NIIF debido a que puede distorsionar el valor real del inventario y las utilidades de la empresa. |
La selección del método debe ser consistente y reflejar fielmente el flujo físico de mercancías en la empresa.
Si deseas ampliar información sobre este tema, te recomendamos nuestro artículo: Métodos de valuación de inventarios: cuáles son y cómo influyen en el costo.
3. ¿Cuál es el costo correcto para registrar en inventarios?
El costo de inventario incluye:
- Precio de compra: valor facturado menos descuentos comerciales
- Aranceles e impuestos no recuperables: aranceles e IVA cuando no sea descontable.
- Costos de transporte y manipulación: costos necesarios para tener el producto en condiciones de venta.
- Costos de transformación: costos indirectos y directos del proceso productivo.
- Otros costos directamente atribuibles: seguros, servicios como cadena de frío y almacenamiento previo a la venta.
Es importante excluir los costos de financiación y otros rubros relacionados con expensas que no contribuyan al proceso productivo o la adquisición directa del inventario, que bajo NIIF se registran como gastos financieros, de venta y administrativos, ya que no forman parte del valor del inventario, así como los demás mencionados en el párrafo 13.13 de las NIIF para Pymes y el párrafo 16 de la NIC 2.
Amplía la información sobre la clasificación y costos de los inventarios con nuestro artículo: Gestión de inventarios: métodos y estrategias para un proceso eficiente.
4. ¿Cómo optimizar el control de inventarios con tecnología?
Las herramientas de inteligencia artificial están revolucionando la gestión de inventarios, busca un software que te ayude a optimizar los procesos. Alegra IA ofrece funcionalidades avanzadas que simplifican significativamente estos procesos, como:
- Categorización automática de ítems: ya no es necesario clasificar manualmente los productos, la IA asigna categorías automáticamente, optimizando la gestión y agilizando tu flujo de trabajo.
- Ajuste de inventario automático: importa una imagen o archivo y deja que la IA identifique productos, autocomplete campos y te ayude a corregir inconsistencias.
- Reconocimiento de patrones y seguimiento a registros: detecta tendencias de consumo y optimiza los niveles de stock.
Estas funcionalidades reducen errores manuales y liberan tiempo valioso para que dediques tu tiempo a análisis estratégicos.
5. ¿Cuándo realizar ajustes y cómo documentarlos adecuadamente?
Los ajustes de inventario son necesarios y son resultado de diferentes situaciones, en la siguiente tabla podrás ver los tipos de ajustes más comunes y qué tener en cuenta según las NIIF.
| Tipo de ajuste | Qué tener en cuenta | NIIF Plenas | NIIF para Pymes |
| Deterioro (VNR < costo) | Comparar el costo del inventario con su valor neto realizable (VNR). Si el VNR es menor, se debe reconocer y revelar una pérdida por deterioro. | Párrafos 28 y 33 de la NIC 2 | Sección Párrafos 4, 5 y 18 de la Sección 13 |
| Obsolescencia o daño | Si el inventario está dañado, vencido o ha perdido valor comercial, debe reconocerse y revelarse el deterioro. | Párrafo 28 de la NIC 2 | Párrafo 19 de la Sección 13 |
| Errores contables de períodos anteriores | Si se detectan errores materiales (cantidades, valoración, etc.) de ejercicios anteriores, deben corregirse retrospectivamente. | Párrafo 41 de la NIC 8 | Párrafos 21 a 22 de la Sección 10 |
| Faltantes o sobrantes físicos | Realizar inventario físico y comparar con los registros para evidenciar si se realiza un ajuste por pérdida o sobrante. Además, se debe evaluar si es error, robo, deterioro o diferencia inmaterial. | Párrafo 2 de la NIC 2 y NIC 8 | Párrafos 19 de la Sección 13 y 21 y 22 de la Sección 10 |
| Cambio de método de valoración (PEPS, promedio, etc.) | Debe justificarse y aplicarse retroactivamente. | NIC 2 y párrafos 19 a 27 de la NIC 8 | Párrafo 18 de la Sección 13 |
| Reclasificación (activos no corrientes) | Si se destina a uso propio (no como destinado a la venta), debe reclasificarse como activo fijo. | Párrafo 3 de la NIC 2 y NIC 16 | Párrafos 4 a 6 de la Sección 17 |
Cada ajuste debe documentarse con evidencia suficiente, indicando la causa, autorización correspondiente y el impacto en los estados financieros.
Te pueden interesar nuestros artículos: ¿Cuál es el tratamiento contable de los sobrantes y faltantes de inventarios al cierre del período? y Pasos para la corrección de errores en los estados financieros
¿Has tenido en cuenta estos puntos al realizar registro de productos en el inventario? Cuéntanos en los comentarios qué tips te han hecho más fácil la gestión del inventario.
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