El costo que se refleja en los estados financieros es el resultado de una adecuada gestión del equipo de operaciones, un efectivo registro del inventario y de los valores acumulados en su gestión, además de una correcta trazabilidad de la venta.
En ocasiones, no se conoce la importancia de expresar correctamente los costos, hasta que se tiene una reunión de toma de decisiones con la gerencia o cuando se están elaborando informes financieros.
Por tanto, para evitar entrar en apuros ante preguntas sobre cómo se está realizando el reconocimiento del costo o que existan cuentas de costos en cero, a pesar de tener ventas generadas, en este editorial se expone información de valor sobre el reconocimiento del costo y otros puntos clave.
Tip Alegra: aunque bajo NIIF no se diferencian los términos costo y gasto, para efectos de este análisis y de acuerdo con la práctica contable en Colombia, se interpretan los costos como las erogaciones relacionadas con la producción y el alistamiento de bienes o servicios dispuestos a la venta. En este contenido encontrarás más detalle: ¿Cuál es la diferencia entre costo y gasto?
¿Cómo se origina y compone el costo?
Regularmente, se pensaría que el costo se genera al realizar una venta y darle salida al inventario, pero realmente el costo se empieza a incubar desde la entrada de mercancía a la empresa, si bien desde el momento cero no se reconoce en el resultado, sí se irá acumulando en el inventario hasta ser reconocido como costo.
Por tanto, hay que empezar por el inventario para realizar un buen reconocimiento del costo. De acuerdo con la Sección 13 del Estándar para Pymes, las empresas deben incluir en el costo de inventarios todos los costos de compra o adquisición, transformación y otros costos incurridos para darles la condición y ubicación al inventario.
| Componente del costo de inventario | ¿Qué incluye? |
| Costo de adquisición | Es el resultado de la siguiente fórmula: valor de la compra + cargue y descargue de mercancía o materia prima en punto + aranceles + impuestos no recuperables + transporte + almacenamiento relacionado con la compra de inventario – descuentos comerciales al ser reconocidos como menor valor de adquisición (ver el párrafo 13.6 del Estándar para Pymes). |
| Costos de transformación | Corresponde a todo lo que se acumule en la transformación de las materias primas, desde la entrada al proceso productivo, hasta estar como producto terminado. En esta categoría hay costos variables y fijos, por ejemplo, mano de obra directa e indirecta, insumos como jabón, agua, energía, etc., mantenimiento y depreciación de equipos, entre otros (ver el párrafo 13.8 del Estándar para Pymes). |
| Otros costos | Son los que no estén incluidos en las dos categorías anteriores y que permitan dejar el inventario en las condiciones y ubicación necesaria (ver párrafos 13.11 a 13.13 de la Sección 13 del Estándar para Pymes), ejemplo, traslados de bodega, empaques, etc. |
Es importante conocer sobre el costo del inventario, pero, ¿qué tiene que ver con el reconocimiento del costo en el estado de resultados?
El costo de inventario se acumula (en el inventario) y al momento de realizarse la venta, sale del inventario y se reconoce como el costo de los bienes o servicios vendidos, este costo es el que se incluye en el resultado del período, para fines de análisis financiero y proyección de puntos de equilibrio, generalmente el costo se divide en cuatro categorías:
| Categoría del costo del bien o servicio vendido | ¿Qué incluye? |
| Costo de materias primas | Es el componente reconocido en el inventario como costo de adquisición, además, incluye algunos costos adicionales en los que se haya incurrido para dejar la mercancía o materia prima en punto para la entrada a producción. Por lo general, su naturaleza es variable. |
| Costo de mano de obra directa | Son los costos incurridos en la manipulación, gestión y transformación de las materias primas usadas en los productos vendidos, pueden estar en la categoría de costo de adquisición o transformación del inventario, de acuerdo con el momento en el que se ejecuten si antes o durante el proceso de transformación. Dependiendo del tipo de contratación de la entidad y las características del negocio podrá ser de naturaleza fija o variable. |
| Costos indirectos de fabricación | Son los costos variables o fijos incurridos en el procesos de elaboración o transformación del producto, los cuales requieren de una asignación por medio de algún inductor de producción, debido a que no se identifican tan fácilmente en los productos o servicios como sí se evidencian la mano de obra directa o las materias primas. Entre esta agrupación de los costos está la mano de obra indirecta, insumos o algunos bienes fungibles, depreciación y otros asociados al proceso de transformación. |
| Costos por servicios | Son costos en los que se incurre por tercerización de algunos procesos asociados a los productos o servicios vendidos, se conoce comúnmente como servicio de maquila u outsourcing. |
Cuando se trata de una empresa comercializadora generalmente no estará presente la categoría de transformación, que está asociada a empresas manufactureras. Por otra parte, para el caso de empresas de servicios, se maneja la categoría de contratos en curso o en ejecución en reemplazo de la categoría de transformación.
La función de la cuenta 7 bajo el nuevo marco internacional
Como comúnmente se conocía bajo el Decreto 2650 de 1993, en el PUC estaban unas cuentas específicas de control en las que se acumulaban las categorías de costos mencionadas en la tabla anterior, estas se cerraban con la venta y se convertían en cuentas de la clase 6 “costo de venta”, estas cuentas de control de costos, se han manejado de forma común en Colombia de la siguiente manera:
- 71: materia prima
- 72: mano de obra directa
- 73: costos indirectos de fabricación
- 74: costos por servicios
Ahora, si se revisa lo expuesto en el Estándar para Pymes y en los criterios de la NIC 2, no se encuentra referencia a cuentas de control, se hace referencia a la acumulación del costo en el inventario mientras este es vendido.
El correcto reconocimiento del costo
Lo importante de todo esto no son los números de cuentas, sino comprender que primero hay un registro de inventario y que luego de acumular el costo en él, se trasladará al costo de venta vía mercancía, servicio o producto vendido. Mientras la venta no se realice, el inventario se muestra según su etapa en:
- Inventario de materias primas.
- Inventario en proceso.
- Inventario de producto terminado.
Por tanto, mientras el costo se vaya acumulado en el inventario este debe mostrarse en el estado de situación financiera (generalmente se hace en auxiliares de la cuenta 14).
Solo hasta el momento de la venta y del reconocimiento del ingreso, se reconoce el costo asociado a dicha venta en el estados de resultados, generalmente en la cuenta 61, por lo que en ningún momento la cuenta 7 hará parte del estado de resultados, siempre ha sido una cuenta de control que se evidencia en el inventario.
Este es un tema de interés general, ya que al auditar los registros contables con el objetivo de realizar análisis financiero y valoración de empresas, en la mayoría de casos hay varios temas de los que se han tratado en este artículo por ajustar, ya sea por ausencia de registros contables, falta de trazabilidad en los procesos de operaciones o por desconocimiento de los marcos técnicos contables.
Un caso muy común en diferentes registros, es encontrar cuentas de costos por fuera del inventario, como las de transporte de entrada de mercancía, aranceles u otros, que se llevan a resultados en el mes en el que se pagan, sin acumularlos como parte del inventario que aún no se ha vendido.
Esto es complejo al momento de determinar márgenes de utilidad y tomar decisiones, ya que se distorsiona de forma importante el resultado de cada período.
Otro caso recurrente, es cuando se llegan a acumular costos en ítems que no corresponden, como por ejemplo, en los gastos administrativos o de ventas generando variación en la participación porcentual de los gastos y costos sobre la venta (análisis vertical).
¿Cómo mejorar y auditar el registro contable del costo?
Teniendo en cuenta esto, es necesario afinar los procesos, tanto desde la compra de materias primas, hasta el proceso de análisis financiero.
Algunas de las estrategias que se pueden generar para mejorar parten desde el registro de inventario, por tanto, se puede empezar con una mejor gestión, al respecto se pueden tener en cuenta las siguientes pautas:
Evaluar los procesos con el inventario son cruciales para un buen resultado en el costo, pero, también es necesario atender lo siguiente ante la auditoría o medición del costo:
- Evaluar los componentes del costo y la desagregación por etapas y procesos, para esto se puede implementar el costeo ABC que permite identificar mejor las necesidades de inversión, de capacitación y las mejoras requeridas a los procesos.
- Realizar seguimiento a las actividades del equipo de operaciones y logística, de manera que se evalúe desde qué punto se llega hasta el costo y en qué punto empieza el gasto de venta, ejemplo, algunos de estos ítem suelen ser parte del gasto de venta y en ocasiones se registran como costo: empaques específicos para envíos, logística de salida, combustible de vehículos de reparto de mercancía, personal mercaderista, etc.
- Realizar una revisión de cada componente del costo e identificar su naturaleza variable o fija para fines de punto de equilibrio y proyecciones: materia prima, mano de obra directa, costos indirectos de fabricación y costos por servicios.
- Con base en el punto anterior, fijar presupuestos y controles para que no se presenten variaciones y cambios importantes en los costos fijos y validar las tendencias del mercado para los costos variables, en especial de insumos y materias primas.
- Invertir en mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos y hacer seguimiento a la depreciación.
- Estar al día en certificaciones de vida útil, manipulación de productos, sostenibilidad empresarial y protección a empleados.
¿Se te ocurre otra estrategia para el registro o auditoría del costo? Comparte tu opinión en los comentarios.
Recuerda que en la sección de Contabilidad de Siempre Al Día encontrarás todas las novedades sobre la aplicación de las normas internacionales de información financiera de una forma práctica y aplicable a empresas como las que asesoras.
Excelente editorial; muy bien abordada la explicación de los costos.