Presupuesto en las copropiedades: 8 aspectos clave que no se deben desatender al elaborarlo
Cada rincón de un lugar refleja el esfuerzo colectivo, pero los imprevistos pueden amenazar la tranquilidad. En este artículo se evidencia cómo un buen presupuesto en las copropiedades es la clave. ¡Descubre cómo realizarlo con 8 aspectos relevantes que pueden transformar la gestión de la propiedad horizontal!
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ToggleCada espacio de una copropiedad refleja el esfuerzo colectivo de todos los que la habitan, desde el cuidado de las plantas hasta la seguridad del conjunto o edificio.
Pero, ¿qué pasa cuando un pequeño imprevisto se convierte en una urgencia? Si no hay un presupuesto bien estructurado, ese mismo lugar que brinda confort y es la inversión de muchos, puede transformarse en su foco de preocupación.
Uno de los puntos que pueden ayudar a evitar estas situaciones, es tener un presupuesto acorde a las necesidades de la copropiedad y claro para los usuarios.
Este presupuesto es más que un documento inentendible, es la guía para que los copropietarios identifiquen cómo operan y qué necesitan sus predios y así mismo, la hoja de ruta para realizar su mantenimiento y mejora. Con esto en mente, en este artículo se exponen 8 aspectos clave que no se deben dejar pasar al construirlo.
1. Cumplimiento normativo
Antes de realizar el presupuesto, es necesario estar al día sobre la normativa que regula la propiedad horizontal y otras normas que indirectamente impactan el presupuesto.
Como temas estructurales de la normativa están las autoridades en la propiedad horizontal, las funciones de la administración, del equipo contable, del revisor fiscal, del consejo y de la asamblea de copropietarios. Además, aspectos clave sobre las expensas comunes necesarias y ordinarias, cuotas de administración, entre otros.
Todos estos temas están abordados en la Ley 675 de 2001 que se resumen en sus puntos más importantes en la siguiente cartilla compartida por Minvivienda: Lo que necesitas saber de propiedad horizontal.
Existen otros aspectos normativos, que si bien no son propiamente de propiedad horizontal, se derivan de esta o generan un impacto en el presupuesto como las normas que establecen indicadores clave como el salario mínimo, el IPC, la UVT, la UVB, las tarifas de cobros por servicios de vigilancia y seguridad privada, entre otras.
Tip Alegra: Frente a aspectos contables y de revisoría fiscal, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública —CTCP— realizó una actualización del Documento de orientación técnica n.° 15 de propiedad horizontal donde se exponen diferentes recomendaciones sobre la aplicación de las NIIF en Colombia.
2. Participación de los copropietarios en la elaboración del presupuesto
Aunque elaborar el presupuesto desde lo técnico es clave, hay un aspecto importante que suele pasar desapercibido en la gestión de la propiedad horizontal y es la participación de los copropietarios en la elaboración del presupuesto.
Este aspecto puede generar un trabajo claro, colaborativo y agradable o una batalla en cada asamblea de copropietarios, por tanto, en este punto se recomienda:
- Invitar a los copropietarios a conseguir o conocer las cotizaciones realizadas por los servicios y gastos demandados por la copropiedad.
- Realizar una sensibilización previa a la reunión de asamblea de copropietarios en la que se vaya dando a conocer qué necesidades tiene la copropiedad, cuáles son las prioridades y cuáles son los aspectos que más impactan a la comunidad.
- Habilitar un espacio interactivo, puede ser a través de un archivo colaborativo, formulario o encuesta en el que se le permita a los copropietarios conocer y opinar sobre los temas abordados en el presupuesto.
Con estos puntos seguramente mejora la comunicación y los copropietarios tendrán mucho más contexto en la asamblea, no obstante, no se debe desatender que si bien hacen parte de la construcción como copropietarios, prevalece el análisis técnico y el bien común por encima de opiniones particulares.
3. Prioridades del presupuesto en las copropiedades
En este aspecto es donde se empiezan a diferenciar los presupuesto de cada copropiedad, por ejemplo, en el caso de un nuevo conjunto residencial seguramente la prioridad sea la seguridad, los canales de comunicación, atender la recepción de la entrega por parte de la constructora y otros aspectos de este tipo.
Mientras que, para un edificio antiguo podría ser la prioridad realizar algunas adecuaciones locativas, el mantenimiento y la creación de nuevos espacios de parqueo o en el caso de una copropiedad de uso mixto, seguramente habrán temas frente a adecuaciones de locales, gestión de permisos, entre otros, que no se presentarán en las de uso residencial.
Por tanto, antes de realizar el presupuesto, se debe tener en cuenta como insumo todas estas prioridades que se conocen desde la ejecución del presupuesto anterior y que han quedado pendientes o en curso.
4. Gastos operativos
Esta es la parte más clave e importante del presupuesto, aquí se dictan cuántos recursos necesita la copropiedad para operar correctamente. Entre los principales rubros de gastos requeridos en el presupuesto de una copropiedad están:
- Mantenimiento, adecuaciones y reparaciones.
- Vigilancia y seguros asociados a los servicios de vigilancia.
- Seguros para la copropiedad.
- Software o sistemas de información.
- Servicios públicos: acueducto, electricidad y gas de las áreas comunes.
- Honorarios de administración.
- Impuestos.
- Gastos financieros.
- Otros como aseo, flete, papelería, etc.
En la siguiente infografía se exponen cuáles son los aspectos que se deben tener en cuenta al momento de incluir egresos en el presupuesto.
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5. Fondo de imprevistos o reserva
De acuerdo con el artículo 35 de la Ley 675 de 2001 se debe constituir un fondo de imprevistos que deberá estar conformado por los ingresos que provengan de expensas comunes ordinarias y extraordinarias (cuotas aportadas por los copropietarios), multas, intereses, entre otros.
Este no podrá establecerse en una cifra inferior al 1 % del presupuesto anual de gastos comunes y de acuerdo con la normativa relacionada, la asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el 50 % del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año.
Al respecto, es importante resaltar que todos los excedentes que presente la copropiedad deben ser reinvertidos, así como el déficit debe ser asumido por los copropietarios, por lo que si se encuentran excedentes que superen el 10 % del presupuesto quiere decir que hay necesidades pendientes por atender o no hubo un buen diseño de presupuesto.
Por tanto, aunque el uso de los recursos del fondo de imprevistos está sujeto a la aprobación de la asamblea general, lo recomendable es sensibilizar a los copropietarios de que no se trata de un fondo que supla la ausencia de ingresos o que cubra la cartera vencida o que se pueda suprimir al identificar excedentes, ya que no es como tal un ingreso a disposición indiscriminada sino una reserva para situaciones que no se pueden prever con facilidad.
6. Proyección de ingresos
La proyección de ingresos se enfoca principalmente en las cuotas de administración que aporta cada copropietario, las cuales se calculan con base en los coeficientes de copropiedad y los gastos o necesidades evaluadas en los puntos anteriores.
También, se podrán tener en cuenta otros ingresos secundarios como intereses de mora, multas o sanciones (realizadas a copropietarios que incumplen las reglas de la copropiedad), donaciones recibidas, rendimientos financieros en cuentas e ingresos por uso de bienes de uso exclusivo como algunas zonas de la copropiedad de uso compartido.
Debido a la incertidumbre de alguno de estos ingresos secundarios, se recomienda que en el presupuesto se tengan en cuenta principalmente las cuotas de administración y otros que presenten una seguridad razonable.
Además, es importante justificar muy bien el presupuesto, debido a que si los copropietarios no logran entender muy bien en qué se invierten sus recursos, seguramente no estén de acuerdo con los incrementos en la cuota de administración y esto ocasione un problema a futuro, ya que el déficit que se presente deberá ser cubierto por cuotas extraordinarias.
7. Comunicación del presupuesto
Es necesario mantener a todos los copropietarios informados sobre el presupuesto, cada uno de sus puntos principales y en qué se destinarán los recursos de la copropiedad.
Para esto se puede realizar un documento completo con diferentes anexos como el presupuesto, la proyección de cuotas de administración, la revisión de consumos de servicios públicos, mantenimientos y otros gastos y un estado de resultado integral proyectado.
Teniendo en cuenta que, al momento de presentar la información de presupuesto ante asamblea, lo mejor será exponer solamente los puntos clave y algunas gráficas comparando el presupuesto actual con el ejecutado en el año anterior, de manera que si se requiere ver más detalle, se pueda remitir al informe completo y sus anexos que debieron ser compartidos a todos los asistentes con anterioridad.
8. Documentación del presupuesto
Por último, es necesario documentar todo el proceso, principalmente para tener el mayor número de argumentos ante cualquier inquietud por parte de algún copropietario, organismo de control o quien ejerza la gestión de revisoría fiscal.
Así mismo, tener a la mano los documentos sobre presupuestos anteriores y la ejecución de los mismos, el reporte y gestión de cartera y el soporte de cualquier cambio o ajuste presupuestal.
¿Ya se están abordando alguno de estos puntos para crear el presupuesto en la copropiedad en la que vives o la que asesoras?
Cuéntanos en los comentarios cuál de estos 8 puntos claves ha sido el que más ha llamado tu atención.
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