Papeles de trabajo del revisor fiscal: ¿Qué son, cuáles hay y para qué sirven?

Si ejerces como contador público o revisor fiscal en Colombia, sabes que tu respaldo profesional no es solo tu firma, sino la evidencia que construyes día a día. Siendo así, la gestión de los papeles de trabajo que son esos documentos que garantizan tu gestión y sirven como evidencia documental, es clave.

A continuación se expone qué son, para qué sirven, cómo se clasifican y qué deben incluir para servir como respaldo de la gestión realizada por los revisores fiscales en sus encargos de auditoría y aseguramiento. 

¿Qué son los papeles de trabajo?

De acuerdo con la NIA 230 de documentación de auditoría incluida en el Anexo 4 del Decreto 2270 de diciembre 13 de 2019, los papeles de trabajo del revisor fiscal son los documentos que los contadores públicos elaboran como evidencia de su gestión durante un encargo de auditoría. 

Consignan los procedimientos aplicados, los hallazgos y las conclusiones obtenidas. Además, sustentan el dictamen y los informes del revisor fiscal y constituyen el respaldo técnico y legal de su trabajo.

En Colombia, la elaboración de papeles de trabajo es un requisito legal. El artículo 9 de la Ley 43 de diciembre 13 de 1990 exige dejar constancia escrita de las labores realizadas. Por ello, se deben archivar al menos durante ese lapso para eventuales inspecciones.

Tip Alegra: debido a que el término “papeles de trabajo” fue expuesto desde la normativa colombiana hace muchos años, en las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) no se hace alusión a este término, pero se puede relacionar con los términos “evidencia de auditoría” o “documentación de auditoría” incluidos en estas normas.

¿Para qué sirven los papeles de trabajo?

La principal función de estos papeles es servir como evidencia de que el revisor fiscal realizó su trabajo conforme a la Ley 43 de diciembre 13 de 1990 y estándares como la NIA 230 Documentación de auditoría y la NIA 500 Evidencia de auditoría. Además, cumplen otras funciones importantes:

• Soporte legal: demuestran con documentación que el revisor fiscal efectuó su labor cumpliendo la normativa.
• Memoria y control: registran el detalle del trabajo para referencia en auditorías futuras y permiten supervisar la labor del equipo, ejerciendo control de calidad (bajo la NIGC 1 (Norma Internacional de Gestión de la Calidad)).
• Base para informes: sirven de base para elaborar el dictamen del revisor fiscal y respaldan otros informes de la organización.
• Evidencia de cumplimiento: demuestran que la auditoría se realizó conforme a las NIA y los requerimientos legales aplicables en Colombia.

¿Qué tipos de papeles de trabajo hay?

Los tipos de papeles de trabajo del revisor fiscal, pueden ser:

¿Cuál es la clasificación de los papeles de trabajo?

La clasificación de los papeles de trabajo está conformada por dos puntos de vista: por su uso y por su contenido.

Los papeles de trabajo clasificados por su uso pueden englobar datos relevantes que abarquen varios períodos, como el acta constitutiva, contratos con vigencia superior a un año o indefinidos, organigramas, catálogos de cuentas, y manuales de procedimientos, entre otros.

También pueden ser clasificado por su origen:

• Preparados por la entidad: conciliaciones o listados entregados por el cliente (que debes verificar).
• Preparados por el auditor: cálculos propios, estimaciones y memorandos técnicos.
• Obtenidos de terceros: confirmaciones externas (circularización) de bancos o abogados.

Además, los papeles de trabajo clasificados por su contenido, están diseñados para una utilización constante, proporcionando una base para verificar las cuentas no solo durante el período actual, sino también en ejercicios posteriores. Estos se dividen en: 

• Hojas de trabajo: incluyen los saldos correspondientes al ejercicio actual y al anterior, así como ajustes y reclasificaciones solicitadas por el auditor o revisor fiscal. Además, presentan las cifras finales con los saldos ajustados.
• Cédulas sumarias: desglosan los elementos que conforman la hoja de trabajo y proporcionan referencias a las cédulas analíticas asociadas.
• Cédulas analíticas: ofrecen un detalle exhaustivo de los elementos mencionados en las cédulas sumarias, así como de los procedimientos específicos aplicados por el revisor fiscal en cada cuenta.

Si quieres saber más sobre aspectos de la revisoría fiscal en Colombia que todo profesional contable debe tener en cuenta, te invitamos a leer el artículo Ejercicio del revisor fiscal: principios, funciones, dictamen e inhabilidades.

¿Cuál es el contenido mínimo que deben tener los papeles de trabajo?

No existe un formato único, pero un papel de trabajo debería como mínimo lo expuesto a continuación:

Se espera que el contenido mínimo de los papeles de trabajo se archive de forma organizada, para esto se pueden crear archivos físicos o digitales donde se evidencien las actividades previas a la aceptación del encargo, la planeación, la evaluación del control interno, la ejecución de pruebas sustantivas y de cumplimiento y las actividades de monitoreo y cierre. 

Existe también obligación de confidencialidad, si bien los papeles de trabajo son propiedad del revisor fiscal, solo pueden mostrarse a terceros si la ley lo exige. Esto protege la información sensible de la empresa auditada y cumple con la ética profesional.

Te puede interesar saber cómo aplicar los elementos del sistema de gestión de calidad en los encargos de auditoría, para esto te recomendamos leer nuestro artículo sobre la NIGC 1.

¿Cómo se archivan los papeles de trabajo de auditoría?

Se debe seguir una lógica de indexación que permita la recuperación inmediata de la información.

• Sistemas alfanuméricos: es el estándar más usado. Por ejemplo, asignas la letra ‘A’ al Efectivo y equivalentes. La sumaria será la ‘A’, las analíticas ‘A-1’, ‘A-2’, y las sub-analíticas ‘A-1-1’.
• Medios de almacenamiento: la NIA 230 permite explícitamente que los papeles sean físicos o electrónicos. Hoy en día, la tendencia y recomendación es el archivo digital en la nube con copias de seguridad, garantizando la integridad de los datos mediante registros de auditoría.

¿Cuánto tiempo debo conservar los papeles de trabajo?

Esta es una de las consultas más frecuentes. De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 43 de diciembre 13 de 1990, los papeles de trabajo deben conservarse por un tiempo no inferior a 5 años, contados a partir de la fecha de su elaboración. 

Durante este tiempo, debes garantizar su custodia, confidencialidad e integridad. Pasado este período, la obligación legal cesa, aunque muchos profesionales los conservan por prudencia fiscal (firmeza de declaraciones).

¿El cliente puede exigir la entrega de los papeles de trabajo?

No. Existe una confusión común al respecto. Los papeles de trabajo son de propiedad exclusiva del contador público (revisor fiscal).

• El principio: son tu defensa y evidencia intelectual. No son parte de la contabilidad de la empresa.
• La excepción: solo pueden ser exigidos por autoridades competentes (jueces, Fiscalía, Dian o Junta Central de Contadores) en ejercicio de funciones de inspección y vigilancia.
• Al cliente: se le entregan los informes, dictámenes y certificaciones, pero no las cédulas de auditoría internas, ya que están protegidas por el secreto profesional y contienen metodologías propias de tu firma.

¿Qué tener en cuenta de las NIA y la NIGC 1 frente a la evidencia documental?

La entrada en vigor de la NIGC 1 (Norma Internacional de Gestión de la Calidad) transforma la documentación:

1. Enfoque basado en riesgos: ya no documentas por cumplir una lista de chequeo. Debes documentar cómo identificaste y respondiste a los riesgos de calidad en el encargo.
2. Recursos tecnológicos: la norma requiere que la firma cuente con recursos tecnológicos adecuados. El uso de Excel sin controles es riesgoso, se prefieren softwares que aseguren que la evidencia no fue manipulada después de la fecha del informe.
3. Oportunidad (NIA 230): La documentación debe cerrarse a más tardar 60 días después de la fecha del dictamen. Crear papeles de trabajo meses después del informe es una violación ética y normativa grave.

¿Cómo puede Alegra apoyar tu organización de evidencia contable para auditoría?

Para cumplir con la exigencia de la NIGC 1 sobre recursos tecnológicos, herramientas como Alegra Contabilidad son aliados estratégicos para el revisor fiscal moderno:

• Trazabilidad: Alegra permite rastrear quién creó, editó o anuló una transacción y cuándo lo hizo. Esta bitácora es «evidencia de auditoría» automática de alta fiabilidad para evaluar el control interno.
• Adjuntos en la nube: puedes verificar los soportes (facturas, contratos) directamente vinculados a la transacción contable, facilitando la construcción de tus papeles de trabajo.
• Estandarización NIIF: al generar reportes bajo estándares internacionales automáticamente, reduces el tiempo operativo de «carpintería» en hojas de trabajo y te enfocas en el análisis de riesgos y la documentación sustantiva.

¡Ingresa a tu prueba gratuita de 15 días y explora todo lo que la Contabilidad Inteligente de Alegra tiene para ti!

Fuentes oficiales

• Presidencia de la República de Colombia. (2019). Anexo 4 del Decreto 2270 de diciembre 13 de 2019.
• Congreso de la República de Colombia. (1990). Ley 43 de diciembre 13 de 1990.

¿Conocías estas condiciones sobre los papeles de trabajo? Cuéntanos en los comentarios sobre qué otros temas de revisoría fiscal te gustaría encontrar información.

Recuerda que en la sección de contabilidad de Siempre Al Día podrás conocer información clave sobre impuestos, derecho laboral, finanzas y mucho más.