Papeles de trabajo de auditoría y soportes contables: ¿En qué se diferencian?
Los papeles de trabajo de auditoría y los soportes contables no cumplen la misma función ni pertenecen necesariamente al mismo responsable. Mientras los primeros documentan los procedimientos, la evidencia y las conclusiones del auditor o revisor fiscal, los segundos respaldan los hechos económicos registrados por la entidad. El Concepto CTCP 2026-0179 aclaró esta diferencia y precisó qué documentación debe conservar el contador de empresa, cuándo aplican las NIA y cómo evitar confundir una hoja de trabajo interna con documentación propia de un encargo de aseguramiento.
Escrito por:
Dana Becerra
Equipo Siempre Al Día
Contenido revisado por:
Equipo Alegra
Actualizado el: 02 Sep 2026
19 min de lectura
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En la práctica contable suelen confundirse los papeles de trabajo de auditoría y soportes contables, aunque cumplen funciones distintas. Una factura, un extracto bancario o un contrato respaldan un hecho económico de la empresa; una matriz de riesgos, una selección de muestras o una cédula donde el auditor documenta sus pruebas sustentan el trabajo profesional realizado para emitir una conclusión.
El Concepto CTCP 2026-0179 del 30 de junio de 2026 volvió a poner esta diferencia sobre la mesa al analizar qué documentación corresponde al contador de empresa y cuándo entran en juego las normas de auditoría. La conclusión práctica es relevante: preparar la contabilidad no convierte al contador en auditor ni obliga, por sí solo, a aplicar la NIA 230; pero sí exige conservar evidencia suficiente para respaldar las cifras registradas y los estados financieros certificados.
En este artículo conocerás qué diferencia a los papeles de trabajo de los soportes contables, quién debe conservarlos, cuánto tiempo deben guardarse y cómo cambia la documentación cuando actúas como contador, auditor externo o revisor fiscal.
- Papeles de trabajo: documentan procedimientos, evidencia, juicios y conclusiones del profesional.
- Soportes contables: demuestran los hechos económicos registrados por la entidad.
- ¿El contador de empresa debe aplicar NIA 230? No por el solo hecho de preparar la contabilidad.
- ¿Puede preparar conciliaciones y hojas de análisis? Sí; son herramientas necesarias, pero no necesariamente documentación de auditoría.
- ¿Cuánto se conservan los papeles de trabajo? Como mínimo 5 años desde su elaboración, según el artículo 9 de la Ley 43 de 1990.
¿Qué son los papeles de trabajo de auditoría?
Los papeles de trabajo permiten dejar evidencia de las labores realizadas por el contador público para sustentar su juicio profesional.
El artículo 9 de la Ley 43 de 1990 señala que, mediante estos documentos, el contador deja constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. La misma norma establece que son de propiedad exclusiva del profesional que los elabora, están sometidos a reserva y deben conservarse durante un período no inferior a cinco años.
En los encargos de auditoría de estados financieros, esta obligación se complementa con la NIA 230 —Documentación de auditoría—, que exige documentación suficiente para demostrar las bases de las conclusiones alcanzadas y que el encargo fue planificado y ejecutado conforme al marco técnico aplicable.
Entre los documentos que pueden formar parte de un expediente de auditoría están:
- memorandos de planeación;
- matrices de riesgos;
- programas de auditoría;
- cálculo de materialidad;
- selección de muestras;
- pruebas de controles;
- procedimientos sustantivos;
- confirmaciones externas;
- análisis de cuentas;
- hojas de hallazgos;
- evidencia obtenida;
- conclusiones del auditor;
- evidencia de revisión y supervisión.
Si quieres profundizar específicamente en cómo debe documentarse un encargo de revisoría fiscal, consulta Papeles de trabajo del revisor fiscal: ¿qué son, cuáles hay y para qué sirven?. Allí encontrarás la relación entre evidencia, procedimientos, conclusiones y dictamen.
¿Cómo se relacionan los papeles de trabajo con los riesgos de auditoría?
Los papeles de trabajo no deberían elaborarse como formatos aislados que se diligencian únicamente para completar un archivo.
Su contenido debe responder a los riesgos identificados durante la planeación del encargo.
La NIA 315 exige al auditor obtener conocimiento de la entidad y su entorno, identificar riesgos de incorrección material y evaluar los controles relevantes. Esa valoración determina posteriormente qué procedimientos necesita ejecutar y documentar.
Por ejemplo, si al revisar el ciclo de compras identificas proveedores nuevos sin procesos de debida diligencia, concentración de compras en pocas contrapartes o fallas en la segregación de funciones, esos riesgos deberían reflejarse en:
- la matriz de riesgos;
- el programa de auditoría;
- las pruebas seleccionadas;
- el tamaño de las muestras;
- los hallazgos;
- las conclusiones finales.
Puedes profundizar en este proceso en NIA 315 Revisada: auditoría de estados financieros e identificación de riesgos.
¿Qué son los soportes contables?
Los soportes contables tienen una finalidad diferente: respaldar los hechos económicos registrados por la entidad.
Pueden provenir de terceros o generarse dentro de la propia organización.
Soportes de origen externo
Entre otros:
- facturas de proveedores;
- documentos equivalentes;
- extractos bancarios;
- contratos;
- escrituras públicas;
- certificaciones;
- planillas de seguridad social;
- notas crédito y débito;
- documentos emitidos por entidades financieras.
Soportes de origen interno
Por ejemplo:
- recibos de caja;
- comprobantes de egreso;
- actas;
- autorizaciones;
- notas internas;
- documentos que sustentan ajustes o reclasificaciones.
Además de los soportes, el sistema documental contable comprende comprobantes y libros que permiten conectar las operaciones con los estados financieros.
Por eso, la obligación documental del contador no se limita a “guardar facturas”. Debe existir una trazabilidad razonable entre: hecho económico → soporte → reconocimiento contable → comprobante → libro → estado financiero.
¿En qué se diferencian los papeles de trabajo y los soportes contables?
Esta tabla permite identificar la diferencia:
| Elemento | Papeles de trabajo de auditoría | Soportes contables |
| ¿Qué demuestran? | El trabajo profesional realizado | El hecho económico |
| Finalidad | Sustentar procedimientos, evidencia, juicios y conclusiones | Respaldar las operaciones registradas |
| Principal responsable | Auditor, revisor fiscal o profesional según el encargo | Entidad y responsables de la información contable |
| Ejemplos | Matrices, muestras, pruebas, confirmaciones, cédulas y conclusiones | Facturas, contratos, extractos, recibos y comprobantes |
| Marco principal | Ley 43 de 1990 + normas de aseguramiento aplicables | Sistema documental contable y normas comerciales |
| Propiedad | Del contador público que los elaboró, según el artículo 9 de la Ley 43 | Integran la documentación de la entidad |
| Conservación | Mínimo 5 años según Ley 43 | Depende de las reglas comerciales, tributarias y demás aplicables |
| Función en fiscalización | Evidenciar el trabajo profesional cuando legalmente proceda su examen | Demostrar los hechos y cifras reportados |
Una pregunta sencilla ayuda a diferenciarlos: ¿Este documento prueba la operación o prueba lo que hice profesionalmente para revisarla?
Una factura demuestra una compra. Una hoja del auditor donde selecciona 30 facturas, verifica autorización, proveedor, recepción de mercancía y contabilización, y documenta las excepciones encontradas es un papel de trabajo.
¿Qué dice el Concepto CTCP 2026-0179 sobre el contador de empresa?
Uno de los aportes más importantes del Concepto CTCP 2026-0179 es separar la función de preparación de información financiera de la función de auditoría o aseguramiento.
¿El contador de empresa debe aplicar las NIA?
No por el solo hecho de ejercer como contador de la organización.
Su trabajo como preparador debe ajustarse al marco de información financiera que corresponda a la entidad y a las demás obligaciones legales relacionadas con la preparación de la contabilidad y de los estados financieros.
Esto no significa que pueda trabajar sin evidencia.
El artículo 37 de la Ley 222 de 1995 establece que el representante legal y el contador bajo cuya responsabilidad se prepararon los estados financieros deben certificarlos, declarando que verificaron previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que las cifras fueron tomadas fielmente de los libros.
Por tanto: no estar obligado a preparar documentación bajo NIA 230 ≠ no tener que documentar y soportar la contabilidad.
¿Puede el contador de empresa elaborar hojas de trabajo y conciliaciones?
Sí. En la operación normal puede necesitar preparar:
- conciliaciones bancarias;
- conciliaciones de cartera;
- conciliaciones de proveedores;
- análisis de cuentas;
- hojas de depreciación;
- cálculos de amortización;
- pruebas de deterioro;
- estimaciones y provisiones;
- conciliación fiscal;
- cuadros de impuestos;
- hojas de cierre;
- análisis entre módulos y contabilidad.
Estos documentos ayudan a demostrar cómo se llegó a determinados cálculos o registros. Sin embargo, no deberían confundirse automáticamente con los papeles de trabajo de auditoría regulados por la NIA 230.
Una buena práctica es utilizar nombres que describan su verdadera función:
- hoja de trabajo;
- cédula auxiliar;
- conciliación;
- memorando de cálculo;
- análisis de cuenta;
- hoja de cierre.
¿Qué pasa cuando el mismo contador ejerce diferentes roles?
Un contador público puede ejercer distintos roles profesionales, pero debe identificar las obligaciones documentales correspondientes a cada uno.
| Rol | Documentación principal |
| Contador de empresa | Soportes, comprobantes, libros, conciliaciones y hojas internas |
| Revisor fiscal | Papeles de trabajo y documentación del encargo |
| Auditor externo | Documentación de auditoría conforme a las NIA aplicables |
| Profesional en otros encargos | Evidencia apropiada según la naturaleza del servicio |
Si quieres revisar integralmente las responsabilidades, etapas, informes e incompatibilidades de esta figura, consulta Ejercicio del revisor fiscal en Colombia.
¿Puede una persona ser contador y revisor fiscal de la misma empresa?
No puede ejercer simultáneamente ambos cargos en la misma compañía.
El artículo 205 del Código de Comercio contempla inhabilidades para el ejercicio de la revisoría fiscal y restringe que el revisor desempeñe otro cargo en la misma compañía o en sus subordinadas.
El punto no es únicamente documental. También existe una cuestión de independencia: quien prepara la información no debería posteriormente actuar como profesional independiente para emitir una conclusión sobre su propio trabajo en circunstancias incompatibles con el marco legal y ético aplicable.
Ejemplo: soporte contable vs. papel de trabajo en una cuenta por pagar
Supongamos que una empresa registra una cuenta por pagar a un proveedor por $80 millones.
Documentos de la empresa
Podrían existir:
- orden de compra;
- factura electrónica;
- contrato;
- recepción de mercancía;
- comprobante contable;
- auxiliar del proveedor;
- comprobante de pago posterior.
Estos documentos ayudan a demostrar la operación.
Documentación del auditor
El auditor decide revisar la existencia y correcta presentación del pasivo y prepara:
- evaluación de riesgos del ciclo de compras;
- criterio de selección de la muestra;
- detalle de facturas seleccionadas;
- confirmación del proveedor;
- prueba de pagos posteriores;
- búsqueda de pasivos no registrados;
- análisis de diferencias;
- conclusión del procedimiento.
Estos documentos muestran qué hizo el auditor, qué evidencia obtuvo y cómo llegó a su conclusión. La misma operación puede, por tanto, generar soportes contables para la empresa y papeles de trabajo para el auditor.
¿Cómo llevar esta diferencia a una auditoría real de proveedores y compras?
El ciclo de proveedores permite ver muy claramente la diferencia.
La empresa conserva facturas, órdenes de compra, contratos, comprobantes, recepción de mercancías y pagos.
El auditor utiliza parte de esa información como evidencia, pero debe desarrollar adicionalmente su propia documentación para demostrar:
- qué riesgos identificó;
- qué controles evaluó;
- qué proveedores seleccionó;
- cómo determinó la muestra;
- qué procedimientos realizó;
- qué excepciones encontró;
- cuáles fueron sus conclusiones.
En nuestro artículo Programa de auditoría de proveedores: guía para contadores y revisores fiscales encontrarás un recorrido práctico por identificación de riesgos, NIA 315, fraude, materialidad, muestreo y procedimientos aplicables al ciclo de compras.
Kit gratis: lleva los papeles de trabajo de la teoría a la práctica
Si quieres aplicar estos conceptos en un encargo real, Siempre al Día cuenta con el Kit completo: Programa de auditoría de proveedores y compras 2026.
El recurso incluye:
- una guía técnica de 33 páginas;
- 6 papeles de trabajo editables en Word;
- 3 herramientas en Excel;
- aplicación práctica de NIA 315, NIA 320 y NIA 530.
Los formatos permiten trabajar áreas como planeación, riesgos, materialidad, muestreo, ejecución, hallazgos y cierre.
Además, incorpora herramientas como matrices y documentos editables para estructurar un expediente de auditoría sin comenzar desde cero.
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Importante: estos formatos están pensados como herramientas para encargos de auditoría y revisoría fiscal. No significa que un contador de empresa tenga que utilizarlos para demostrar cada registro contable.
¿Qué pasa cuando los papeles de trabajo detectan deficiencias de control interno?
Documentar una excepción no siempre es el final del procedimiento.
Si durante el encargo el profesional identifica deficiencias relevantes en el control interno, deberá analizar su importancia y las comunicaciones que correspondan.
La NIA 265 aborda precisamente la comunicación de deficiencias significativas de control interno identificadas durante la auditoría a la administración y a los responsables del gobierno de la entidad.
Por ejemplo, durante una auditoría de proveedores puedes detectar:
- proveedores creados y aprobados por la misma persona;
- ausencia de validación de datos bancarios;
- pagos duplicados;
- falta de órdenes de compra;
- inexistencia de soportes de recepción;
- proveedores vinculados no identificados;
- modificaciones de cuentas bancarias sin autorización independiente.
La evidencia de estas situaciones debe documentarse en los papeles de trabajo y, cuando corresponda, comunicarse apropiadamente.
Profundiza en Responsabilidades del revisor fiscal frente al control interno según la NIA 265.
¿Cómo se conectan los papeles de trabajo con la opinión del revisor fiscal?
La documentación no es un fin en sí misma. El objetivo final es contar con evidencia suficiente y adecuada para soportar las conclusiones profesionales.
La naturaleza de los hallazgos y la posibilidad —o imposibilidad— de obtener evidencia pueden terminar afectando el dictamen.
Por ejemplo:
| Situación | Posible efecto |
| No existen incorrecciones materiales | Opinión no modificada |
| Existe incorrección material no generalizada | Opinión con salvedades |
| Existe incorrección material y generalizada | Opinión adversa |
| No se obtiene evidencia suficiente y el posible efecto es material pero no generalizado | Opinión con salvedades |
| No se obtiene evidencia y el posible efecto es material y generalizado | Abstención de opinión |
Puedes profundizar en estas diferencias en Tipos de opinión del revisor fiscal: ¿cómo identificar cuál dictamen emitir?. Siempre al Día explica allí cómo los hallazgos y la suficiencia de la evidencia determinan la conclusión del profesional.
¿Por cuánto tiempo deben conservarse los papeles de trabajo y los soportes contables?
No existe un único plazo aplicable a toda la documentación.
Papeles de trabajo del contador público
El artículo 9 de la Ley 43 de 1990 establece un período mínimo de 5 años desde la fecha de elaboración.
Una firma o profesional puede establecer un período superior atendiendo políticas internas, riesgos, responsabilidades contractuales u otros requerimientos aplicables.
Libros y papeles de comercio
El artículo 28 de la Ley 962 de 2005 establece una regla general de 10 años, contados desde la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Además, permite utilizar medios técnicos, magnéticos o electrónicos que garanticen la reproducción exacta de la información.
Evidencia tributaria
En materia tributaria también deben revisarse las reglas relacionadas con la conservación de las informaciones y pruebas necesarias para sustentar las declaraciones y los términos de firmeza correspondientes.
Por eso una política documental no debería aplicar mecánicamente “cinco años” o “diez años” a todos los archivos.
Debe identificar primero qué tipo de documento es y qué regímenes legales lo afectan.
¿Qué pasa si la empresa pierde libros o soportes?
La pérdida de documentación contable es diferente de la pérdida de un expediente de auditoría.
Cuando la entidad pierde libros, comprobantes, soportes o bases contables debe analizar las reglas aplicables a la reconstrucción de la contabilidad.
Siempre al Día explica el procedimiento en Reconstrucción de la contabilidad: ¿qué hacer ante la pérdida de libros y soportes?.
La guía desarrolla, entre otros aspectos:
- identificación del alcance de la pérdida;
- elaboración de documentación interna del incidente;
- recuperación desde declaraciones tributarias;
- estados financieros;
- extractos bancarios;
- facturación electrónica;
- nómina electrónica;
- información de clientes y proveedores;
- copias de seguridad;
- inventarios.
El artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 contempla además el proceso de reconstrucción cuando se pierden libros y documentos. La pieza de Siempre al Día explica cómo recuperar la trazabilidad sin asumir que reconstruir saldos sustituye automáticamente todos los soportes originales.
¿La DIAN puede pedir los papeles de trabajo?
Aquí debes diferenciar los soportes tributarios de los papeles profesionales.
La Administración puede exigir información, libros, comprobantes y pruebas necesarias para verificar las cifras incluidas en las declaraciones tributarias dentro de sus facultades legales.
Los papeles de trabajo, por su parte, están sometidos a reserva.
Sin embargo, esa reserva no es absoluta. El artículo 9 de la Ley 43 de 1990 establece que pueden ser examinados por entidades estatales y funcionarios de la Rama Jurisdiccional en los casos previstos por la ley.
Por eso no sería correcto afirmar ninguno de estos extremos:
- “La DIAN nunca puede ver los papeles de trabajo”.
- “La DIAN puede pedir libremente todo el expediente del auditor”.
Debe existir fundamento legal para el examen correspondiente.
¿Los papeles de trabajo del revisor fiscal pertenecen a la empresa?
No. El artículo 9 de la Ley 43 establece que los papeles de trabajo son propiedad exclusiva del contador público que los elaboró.
Esto no transforma en propiedad del auditor los documentos originales pertenecientes a la entidad.
Por ejemplo:
- Extracto bancario de la empresa: documentación de la entidad.
- Copia incorporada por el auditor como evidencia: forma parte del expediente del encargo.
- Cédula preparada por el auditor para conciliar el extracto: papel de trabajo profesional.
- Auxiliar bancario producido por la contabilidad: información de la empresa.
Mantener esa diferenciación evita conflictos cuando finaliza una revisoría fiscal o cambia el profesional encargado.
¿Los soportes digitales tienen la misma validez que los físicos?
La documentación puede conservarse mediante medios electrónicos cuando se cumplan las condiciones legales aplicables.
El artículo 28 de la Ley 962 de 2005 permite conservar libros y papeles mediante medios técnicos, magnéticos o electrónicos que garanticen su reproducción exacta.
En la práctica, una política documental digital debería proteger:
- integridad;
- legibilidad;
- disponibilidad;
- trazabilidad;
- acceso;
- reproducción;
- respaldo de la información.
También debe revisarse la regulación específica aplicable a documentos electrónicos particulares, como facturas electrónicas, documentos soporte y nómina electrónica.
¿Cómo Alegra Contabilidad te ayuda a organizar los soportes de tus clientes?
La diferencia entre soportes y papeles de trabajo resulta más sencilla cuando existe trazabilidad entre la operación y la contabilidad.
Con Alegra Contabilidad puedes centralizar la información contable de tus clientes, consultar movimientos, generar comprobantes, obtener reportes y apoyar procesos de conciliación que facilitan la revisión de la información antes del cierre.
Esto permite que el contador mantenga organizado el sistema documental de la empresa, mientras que el auditor o revisor fiscal desarrolla por separado su propia documentación profesional.
Así, cada rol conserva la evidencia que realmente le corresponde.
Preguntas frecuentes sobre papeles de trabajo y soportes contables
Estas son algunas de las dudas más comunes cuando se analiza la diferencia entre preparación contable y documentación de auditoría.
¿El contador de empresa debe elaborar papeles de trabajo bajo NIA 230?
No por el solo hecho de llevar la contabilidad o preparar estados financieros. Debe contar con documentación suficiente para soportar los registros, cálculos, estimaciones y estados financieros, pero esto no convierte sus hojas internas automáticamente en documentación de auditoría bajo NIA 230.
¿Puede llamar papeles de trabajo a sus conciliaciones?
El término se utiliza coloquialmente, pero para evitar confusiones técnicas es recomendable denominarlas según su verdadera finalidad: conciliaciones, hojas de trabajo, cédulas auxiliares o memorandos de cálculo.
¿Cuánto tiempo se conservan los papeles de trabajo del auditor?
Como mínimo 5 años desde su elaboración, de acuerdo con el artículo 9 de la Ley 43 de 1990.
¿Los soportes contables también se conservan cinco años?
No necesariamente. Los libros y papeles de comercio tienen una regla general de 10 años, sin perjuicio de normas especiales y de los términos tributarios que deban observarse.
¿Puede el revisor fiscal quedarse con las facturas originales de la empresa?
Los documentos originales que forman parte del sistema documental de la entidad no se convierten en propiedad del revisor por utilizarlos como evidencia. El profesional puede incorporar copias o referencias necesarias dentro de su documentación, pero debe diferenciarse el soporte de la empresa del papel de trabajo que él produce.
¿El contador y el revisor fiscal pueden ser la misma persona?
No simultáneamente en la misma entidad cuando ello configura las incompatibilidades previstas por la regulación. El artículo 205 del Código de Comercio contempla expresamente inhabilidades para el revisor fiscal y restringe que desempeñe otro cargo en la misma compañía o en sus subordinadas.
¿Qué herramienta puedo utilizar para comenzar a estructurar papeles de trabajo?
Siempre al Día dispone del Kit Programa de auditoría de proveedores y compras 2026, con guía técnica, seis papeles de trabajo editables en Word y tres herramientas en Excel para aplicar planeación, riesgos, materialidad, muestreo, ejecución y cierre.
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Fuentes oficiales
- Consejo Técnico de la Contaduría Pública — Concepto CTCP 2026-0179 del 30 de junio de 2026: análisis sobre papeles de trabajo y documentación del contador de empresa.
- Ley 43 de 1990, artículo 9: papeles de trabajo, propiedad, reserva y conservación mínima.
- Ley 222 de 1995, artículo 37: certificación de los estados financieros por el representante legal y el contador responsable de su preparación.
- Código de Comercio, artículo 205: inhabilidades del revisor fiscal.
- DUR 2420 de 2015 y sus anexos: marcos técnicos de información financiera y aseguramiento aplicables en Colombia.
- NIA 230: documentación de auditoría.
- NIA 315: identificación y valoración de riesgos de incorrección material.
- NIA 265: comunicación de deficiencias de control interno.
- Ley 962 de 2005, artículo 28: conservación de libros y papeles durante 10 años y posibilidad de conservación electrónica.
Fuentes oficiales
Consulta las normas y pronunciamientos oficiales que sustentan este análisis:
- Consejo Técnico de la Contaduría Pública. (2026). Concepto CTCP 2026-0179 del 30 de junio de 2026 — Papeles de trabajo del contador de empresa.
- Congreso de la República de Colombia. (1990). Ley 43 del 13 de diciembre de 1990 — artículo 9 (papeles de trabajo).
- Congreso de la República de Colombia. (1995). Ley 222 del 20 de diciembre de 1995 — artículo 37 (certificación de estados financieros).
- IFRS Foundation. Norma Internacional de Auditoría 230 — Documentación de auditoría (Anexo 4 del DUR 2420 de 2015).
- Presidencia de la República de Colombia. (2015). Decreto 2420 del 14 de diciembre de 2015 — Anexo 6, artículos 2 al 8 (soportes, comprobantes y libros).
- Presidencia de la República de Colombia. (1989). Decreto 624 de marzo 30 de 1989 — Estatuto Tributario, artículos 632 y 651.
¿En tu ejercicio profesional te ha tocado enfrentar la confusión entre papeles de trabajo y soportes contables? Cuéntanos en los comentarios cómo diferencias ambos tipos de documentación en tu día a día y qué buenas prácticas aplicas para mantener el sistema documental organizado. No olvides que en la sección de contabilidad de Siempre Al Día encontrarás más contenido para acompañarte en el ejercicio profesional.
Gracias por llegar hasta aquí,
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