Aspectos que debes empezar a gestionar al adquirir la obligación de llevar contabilidad

Cuando se adquiere la obligación de llevar contabilidad, se generan un conjunto de responsabilidades que van más allá del registro en la cámara de comercio. 

Se deben controlar diversos aspectos para garantizar el cumplimiento legal, tributario y mejorar la gestión financiera, como:

• La organización y clasificación de documentos contables.
• El registro adecuado de las operaciones comerciales en libros.
• La revisión y actualización de procedimientos contables y la creación de políticas contables. 
• El control legal y el cumplimiento tributario.
• Elaboración de estados financieros.

Este artículo detalla estos 5 puntos clave al asumir esta obligación.

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1. Gestión rigurosa de soportes y documentación contable

Todo registro contable necesita un comprobante o soporte válido. Según los artículos 51, 53 y 55 del Código de Comercio y el Anexo 6 del Decreto 2420 de 2015, son parte integral de la contabilidad, respaldan partidas y deben archivarse ordenadamente. Deben ser claros, exactos y completos. 

De acuerdo con el artículo 16 de dicho anexo, deben conservarse como mínimo 20 años o 10 si se garantiza su reproducción digital. Esta documentación es importante para auditorías, pruebas legales  y verificaciones. 

Además, para fines de auditoría tributaria, de acuerdo con el artículo 632 del Estatuto Tributario, se deben conservar como mínimo por 5 años a partir del primero de enero del año siguiente a su elaboración.

Para cumplir con esto se recomienda: 

• Crear un sistema de archivo físico y digital.
• Clasificar los documentos por tipo (ventas, compras, impuestos, etc.).
• Establecer un cronograma de gestión y actualización.

2. El registro adecuado de las operaciones comerciales

El registro adecuado de los hechos económicos es necesario para mantener la precisión de la información financiera que sirve de insumo para elaborar los estados financieros. 

Cada transacción debe ser registrada de acuerdo a las normas que aplique cada entidad y se recomienda usar un software contable para automatizar procesos y conservar información financiera.

Validar que cada transacción esté correctamente clasificada y realizar revisiones y conciliaciones periódicas para asegurar la fiabilidad de la información.

Tip Alegra: Si bien no es una obligatoriedad tener un software contable, es una herramienta clave para tener toda la información de las entidades que asesoras a la mano. Recuerda que con la Contabilidad Inteligente de Alegra tendrás acceso a una interfaz fácil de usar, segura, con soporte continuo y siempre actualizada según las últimas disposiciones normativas. 

3. Procedimientos contables y creación de políticas contables

El entorno financiero y fiscal está en constante cambio, por lo que es necesario revisar y actualizar los procedimientos contables periódicamente. Esta revisión asegura que la empresa cumpla con las últimas normativas y aproveche las mejores prácticas disponibles.

En la Sección 10 de las NIIF para Pymes se encuentran las directrices para la creación de políticas contables, al respecto se debe tener en cuenta:

• Incorporarlas según las características de la empresa.
• Evitar el uso de modelos genéricos.
• Incluir criterios de reconocimiento, medición y revelación para transacciones significativas.
• Considerar que deben ser aprobadas por la administración.

En este contenido puedes ampliar tus conocimientos al respecto: Políticas contables bajo NIIF para Pymes: normatividad, pasos para su construcción y cambios.

4. El control legal y el cumplimiento tributario

Al adquirir la obligación de llevar contabilidad se hace muy necesario validar qué obligaciones debe atender la empresa en cuanto a reporte, declaración y pago.

Aquí cobra relevancia tener procesos más rigurosos para garantizar el cumplimiento de las obligaciones a que hay lugar como el ICA, IVA, impuesto de renta y la retención en la fuente, reporte de información exógena, reporte de nómina electrónica, facturación, entre otras. 

Además de los aspectos tributarios no olvides tener en cuenta otros legales como laborales o propios del sector, como por ejemplo, el manejo de etiquetado en alimentos, pruebas de salubridad y vida útil en alimentos, entre otros.

Te puede interesar consultar nuestro: Calendario tributario 2025.

5. Preparación de estados financieros

Los estados financieros deben ser claros, precisos y reflejar la realidad financiera de la empresa. Además, conforme al párrafo 3.17 de las NIIF para las Pymes, debe incluir lo siguiente con relación al período sobre el que se informa:

• Estado de situación financiera. 
• Un solo estado del resultado integral al cierre del período que muestre todas las partidas de ingresos y gastos reconocidas, incluyendo aquellas partidas reconocidas al determinar el resultado (que es un subtotal en el estado del resultado integral) y las partidas de otro resultado integral. O presentar un estado de resultados y un estado del resultado integral separados. 
• Estado de cambios en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo. 
• Las notas a los estados financieros.

Luego de tener esta información disponible no olvides incorporar prácticas de análisis financiero para la toma de decisiones.

Cuéntanos en los comentarios qué otro punto además de los 5 mencionados podrías recomendarles a tus colegas al asesorar nuevos emprendedores

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