Las notas a los estados financieros son el componente que más ayuda a los usuarios de la información para comprender mejor las cifras de los estados financieros y entrar en contexto de las políticas contables usadas por la entidad.
Alrededor de las notas a los estados financieros surgen muchas preguntas, por tanto, conviene dedicarles este análisis para aclarar si son parte de los estados financieros, si son iguales al término “revelaciones” mencionado en los marcos técnicos contables, si deben ir certificadas, cómo agregar valor al prepararlas, etc.
Aquí se despejarán las principales dudas sobre este componente importante y aliado del análisis financiero en las entidades.
¿Las notas están incluidas en los estados financieros?
De acuerdo con el párrafo 3.17 del Estándar para Pymes el conjunto completo de estados financieros que debe emitir una entidad incluye:
- Estado de situación financiera.
- Estado de resultados y de otro resultado integral (emitido en un solo informe o en dos informes por separado).
- Estado de cambios en el patrimonio.
- Estado de flujos de efectivo.
- Notas a los estados financieros.
Siendo así, se interpreta que las notas a los estados financieros no son como tal un estado financiero, pero hacen parte del conjunto de información a reportar de carácter obligatorio en las Pymes.
Además, aún cuando las notas hagan parte del juego completo de estados financieros (ver el artículo 36 de la Ley 222 de 1995), no se deben confundir con estos ya que ambos tienen diferentes funciones.
Los estados financieros revelan las cifras, el resultado y la situación financiera de la entidad con relación a las partidas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y gastos.
Las notas por su parte, incluyen un resumen de las políticas contables significativas y permiten proporcionar descripciones narrativas, aclaraciones y desagregaciones de las partidas presentadas en los estados financieros con el fin de entregar mayor detalle a los usuarios de la información.
¿Qué estructura deben conservar las notas?
Al momento de realizar las notas a los estados financieros se debe conservar la estructura requerida en el párrafo 8.4 del Estándar para Pymes que se resume en los siguientes criterios:
| Criterio | Detalle |
| Cumplimiento de la normativa contable | Realizar una declaración de que los estados financieros se han elaborado cumpliendo con el Estándar para Pymes. |
| Políticas contables | Incluir el resumen de las políticas contables aplicadas en las que se debe revelar las bases de medición utilizadas al reconocer los hechos económicos y en general, las que sean relevantes para la comprensión de los estados financieros. |
| Detalle de los elementos y partidas de los estados financieros | Agregar información de apoyo para aclarar las partidas presentadas en los estados financieros, teniendo en cuenta llevar las notas en el mismo orden en el que se presentan las partidas, generalmente para eso se utiliza una enumeración que se relaciona al lado de cada partida como referencia de que con ese número se puede extender más información en las notas. |
| Otras consideraciones relevantes y materiales. | Cualquier otra información a revelar (al final de cada sección del Estándar para Pymes se incluyen disposiciones específicas como guía de cuáles aspectos se podrían incluir como revelación). |
Tip Alegra: Se pueden atender los lineamientos de las secciones 3 y 8 del Estándar para Pymes para la preparación de las notas, pero también se pueden seguir los lineamientos de las normas de grupo 1 como el marco conceptual, la NIC 1 o la reciente norma NIIF 18 que aunque aún no está incorporada en la normativa internacional ni colombiana, se puede tener como referencia.
¿Cuál es la diferencia entre las notas a los estados financieros y las revelaciones?
La diferencia entre las notas y las revelaciones radica en que las notas expresan las políticas y complementan las cifras de los estados financieros realizando aclaraciones y desagregaciones de información. Hacen parte del conjunto de estados financieros, mientras que las revelaciones no son un componente como tal del conjunto de estados financieros que se pueda identificar, sino que están implícitas en diferentes partes de los estados financieros y en las notas.
Por lo que las revelaciones no son equivalentes a las notas. Como tal, podría decirse que, las notas incluyen revelaciones y que las revelaciones están inmersas en la información presentada de forma integral en los estados financieros y sus respectivas notas.
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¿Qué tener en cuenta al momento de realizar las notas a los estados financieros?
Las notas a los estados financieros reflejan qué tan profunda y fiable fue la preparación de la información contable durante todo el período.
En ocasiones encontramos en el mercado estados financieros escuetos donde las notas sólo evidencian una copia de una fracción de algún elemento de los estados financieros, lo cual va en contravía de su propósito, por tanto, al momento de elaborar las notas, se recomienda tener en cuenta como mínimo:
- Identificar el reconocimiento, medición y revelación realizado en cada partida de los estados financieros, el cual debe tener congruencia con las políticas contables que serán expuestas en las notas.
- Tener conocimiento del detalle de las cuentas auxiliares que conforman cada elemento de los estados financieros, si bien, las notas no serán un libro detallado de la descripción de cada cuenta auxiliar, se espera que expongan la minucia de información relevante y material para la toma de decisiones y para esto se debe tener contexto de los registros realizados durante el año.
- Conectar la información contable con aspectos de análisis financiero externo a la entidad, por ejemplo, si se abordan los cambios en niveles de ventas, vendría muy bien exponer si se deben a cambios de la tasa de referencia monetaria, a efectos de inflación u otras variables externas que proporcionen mayor contexto al resultado financiero.
- Relacionar factores internos clave que pueden ser conseguidos al mejorar la comunicación interna con otros equipos, para esto, realizar reuniones y leer informes de otras áreas como la de operaciones, comercial, recursos humanos, entre otras, ayuda a que los profesionales contables tengan más contexto y explicación de las cifras registradas en la contabilidad y de los hechos económicos que dieron lugar a ellas.
¿Sobre quién recae la responsabilidad de hacer las notas a los estados financieros?
La responsabilidad del conjunto de estados financieros, contemplando cada estado financiero y las respectivas notas, es de la administración de la entidad figurando el representante legal como garante.
Lo que sucede es que si bien la responsabilidad es de la administración, generalmente la función de preparar los estados financieros y las notas es delegada al profesional contable por el conocimiento técnico que tiene.
¿Qué quiere decir esto? Que en últimas, hay una responsabilidad implícita en los contadores, no obstante, la responsabilidad legal de presentar los estados financieros y sus notas recae siempre sobre el representante legal.
Para las empresas que cuenten con revisor fiscal, tanto los administradores como este, responderán por los perjuicios que se causen al no presentar el conjunto de estados financieros (ver el artículo 42 de la Ley 222 de 1995).
Además, quienes están obligados a certificar los estados financieros, se exponen a sanciones penales cuando se suministren datos contrarios a la realidad, alterados o cuando se encubren falsedades en los estados financieros o en las notas (ver el artículo 43 de la Ley 222 de 1995).
¿Las notas a los estados financieros deben tener firma?
Las notas a los estados financieros son parte integral del conjunto de estados financieros por lo que no requieren una firma independiente, se entiende que al estar los estados financieros certificados y al ser las notas una extensión de la explicación de estos, ya están implícitamente certificadas.
Siendo así, la firma solo es exigida en los estados financieros, los cuales deben ir certificados por el representante legal de la entidad y por el contador que los prepara y dictaminados por el revisor fiscal independiente a la opinión que este emita (ver artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995).
Ahora, si se presentan estados financieros sin notas, recurriendo a la premisa de que se entregaron estados financieros certificados, se estaría generando una infracción de los requerimientos de los marcos técnicos, puesto que no hay razón por la cual se certifiquen y dictaminen estados financieros que no cumplen a cabalidad con lo requerido por el Estándar para Pymes y un requerimiento claro es incluir las notas como parte integral del conjunto de estados financieros.
¿Conocías la importancia de realizar las notas a los estados financieros como insumo para la toma de decisiones? Comparte tu opinión en la caja de comentarios.
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