Imagina que estás llegando a tu oficina, es lunes, alrededor de las siete de la mañana y estás disponible para enfrentar tu semana. De repente, te das cuenta que los servidores de la empresa han fallado, es cierre de mes y no puedes acceder a los archivos más importantes para cumplir con tus labores.
Mientras intentas buscar una solución con el equipo de ingeniería, te preguntas: ¿cuánto tardará esto?, ¿qué pasaría si contara con la información al instante, de forma segura y desde cualquier lugar?
Este escenario es uno de los muchos que viven diferentes contadores en las micro o pequeñas empresas en Colombia y demuestra todos los retos que enfrentan las empresas en su día a día en la gestión de la información.
Con esto en mente, en este artículo se exponen 5 ventajas de llevar la información contable en la nube, que te ayudarán a tener las herramientas para sensibilizar a las empresas que asesoras sobre los beneficios de este tipo de soluciones.
Seguridad de la información
Tener los datos almacenados en forma local pueden suponer un riesgo alto ante amenazas como la suplantación de identidad, instalación de software malicioso, ataques a páginas web, e incluso situaciones relacionadas con desastres naturales como incendios, inundaciones o fallas en los equipos.
Todo esto hace que las empresas que tengan un software contable de almacenamiento local, deban implementar diferentes sistemas de respaldo de datos, realización de copias de seguridad, entre otras técnicas para mitigar los riesgos.
Con un software en la nube, todas estas situaciones y atenciones se disminuyen, debido a que la empresa proveedora se encarga de hacer copias de seguridad de forma constante, además de realizar las auditorías y encriptaciones necesarias para proteger la información.
Y lo mejor de todo, es que los factores ambientales y externos no hacen que pierdas la información construida.
Soporte para tus clientes
Tener la información contable desde la nube permite que la interacción entre clientes y contadores sea mucho más fluida y eficiente, de manera que desde cualquier lugar se pueda tener acceso a la información para tener una respuesta rápida y efectiva.
Además, la lectura de reportes puede estar a la mano del personal estratégico de la empresa y esto es de vital importancia para la toma de decisiones de la gerencia y no depender de unas cuantas personas que estén en las instalaciones de la entidad.
Con este tipo de soluciones seguramente la relación con tus clientes podrá ser un ganar-ganar.
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Escalabilidad del negocio y gestión de costos
Algunos softwares de instalación local tienen diferentes costos asociados al incluir nuevos usuarios o puntos de acceso, además de los costos que se generan en la configuración de servidores y equipos.
Con un software en la nube podrás disminuir estos costos ante la posible escalabilidad de tu negocio y no tener que incurrir en estos procesos de gestión e instalación cada que quieras abrir un punto de venta.
Lo único que deberás garantizar es el acceso a Internet, por lo demás, la información que manejas desde una oficina o establecimiento podrá ser igual de fácil manejarla en diferentes puntos y ciudades.
Soporte de la casa de software
Al utilizar un software instalado de forma local, pueden surgir dos situaciones: primero, el soporte técnico podría tener un costo adicional al ya pagado por el software; y segundo, puede llegar el momento en que se requiera asistencia presencial en el lugar de instalación para resolver problemas relacionados con la instalación o el hardware.
Con un software en la nube, así como tienes acceso desde cualquier lugar y diferentes dispositivos, también podrás recibir soporte técnico de forma 100 % remota y generalmente este servicio hace parte de la suscripción que tienes en el producto.
Además, si es un software avanzado y con presencia en diferentes jurisdicciones, podrás obtener un servicio 24/7 a diferencia de la asistencia presencial que debe ser programada con antelación y que sólo podrá ser realizada en horarios de oficina.
Acceso a funciones nuevas y actualizadas al instante
Por último, lo mejor de contar con un software en la nube, es el acceso al instante que se puede tener de nuevas funcionalidades y actualizaciones. Situación que generalmente requiere un contacto con soporte técnico cuando se trata de un software de instalación local.
Esto es de gran importancia, no solo porque contar con la última versión del software es una ventaja en cuanto a mejoras y solución de procesos, sino también porque estas actualizaciones generalmente están alineadas con los requerimientos de entes de control.
¿Sabías que en Colombia cada año hay novedades en materia fiscal, legal y contable? Tener actualizaciones constantes aporta tranquilidad ante el cumplimiento de la normativa e impulsa el deseo de capacitarse constantemente.
Por todo esto es mejor delegar lo operativo a un software en la nube, que permita llevar la contabilidad de forma inteligente y ocupar los esfuerzos en mejorar los servicios prestados y agregar más valor a los clientes.
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Cuéntanos en los comentarios cómo ha sido tu experiencia en el control de información contable y cómo te ha ido en el uso de diferentes softwares.
Recuerda que toda la información de valor para tu práctica profesional está en la sección de Contabilidad de Siempre Al Día.
