Gestión de inventarios: métodos y estrategias para un proceso eficiente

La gestión de inventarios es uno de los procesos más importantes para el control de los recursos de una entidad para el logro de los objetivos financieros, estratégicos y operativos. 

En esta actividad, que puede estar a cargo del contador de la entidad o del equipo financiero, e incluso, de quienes desempeñen el proceso de auditoría o revisoría fiscal, es crucial que se tenga en cuenta factores como los métodos de valoración de inventarios que existen, los modelos para gestionarlos, herramientas para una buena práctica y control, entre otros aspectos que abordamos en este editorial. 

Veamos estos detalles a continuación.

¿Qué son y cuál es la importancia de una eficiente gestión de inventarios?

Los inventarios son considerados uno de los activos corrientes más significativos en una entidad debido a su alta liquidez. Una adecuada valoración y gestión de inventarios influyen en decisiones financieras clave. 

Conforme a la sección 13 de las NIIF para Pymes, los inventarios son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de las operaciones, en proceso de producción con vistas a esa venta; o en forma de materiales o suministros que se consumen en el proceso de producción o en la prestación de servicios.

En este sentido, la capacidad de evaluar con precisión los inventarios se convierte en un aspecto fundamental para el desarrollo fluido y el funcionamiento óptimo del negocio. Por consiguiente, se requiere un gestión de inventarios eficiente y la disponibilidad de información relevante para respaldar la toma de decisiones.

¿Cómo se clasifican los inventarios?

Teniendo en cuenta el concepto y la importancia de una adecuada gestión de inventarios, es importante identificar cómo se clasifican. Veamos: 

Inventario de materias primas: son los insumos que requiere una entidad para producir los bienes a través de uno o varios procesos de transformación. 

Productos en proceso: representa aquellos productos para los cuales no ha finalizado su proceso de producción. 

Productos terminados: constituye los bienes que ya finalizaron el proceso de transformación mediante varios procesos productivos, y se encuentran disponibles para la venta. 

La sección 13.1 de las NIIF para Pymes, incluye dentro de la clasificación de inventarios a los bienes fungibles, que son activos en forma de suministros que se consumen en el proceso productivo. 

¿Qué comprende el costo de los inventarios según las NIIF?

De acuerdo con la sección 13 de las NIIF para Pymes, el costo de los inventarios está conformado por:

Costo de los inventarios = costos de adquisición + costos de transformación + otros costos incurridos para dar a los inventarios su condición y ubicación actuales. 

Si desglosamos la fórmula, tenemos lo siguiente:

Costos de adquisición = precio de compra + aranceles de importación + otros impuestos (no recuperables) + otros costos directos.

Costos de transformación = costos directos + costos indirectos. 

Costos indirectos de producción distribuidos = costos indirectos fijos + costos indirectos variables.

Según las fórmulas presentadas, la suma de ellas conforman el costo de los inventarios de un producto o servicio.

Es importante tener en cuenta que los costos directos son aquellos que están vinculados directamente a la producción, como es el caso de las materias primas, los salarios del personal que fabrica el producto, o el empaque, entre otros. 

Por otra parte, los costos indirectos son aquellos que no se asignan directamente al producto, como por ejemplo, el mantenimiento o la depreciación de las máquinas. 

¿Qué costos se excluyen del inventario?

De acuerdo con la sección 13.13 de las NIIF para Pymes, son ejemplos de costos excluidos del costo de los inventarios y reconocidos como gastos en el periodo en el que se incurren, los siguientes:

1. Importes anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros costos de producción.
2. Costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios durante el proceso productivo, previos a un proceso de elaboración ulterior.
3. Costos indirectos de administración que no contribuyan a dar a los inventarios su condición y ubicación actuales.
4. Costos de venta.

Métodos de valoración de inventarios 

Los métodos de evaluación de inventarios constituyen componentes esenciales en la contabilidad de costos, ya que facilitan la determinación del valor asociado a cada unidad de materia prima utilizada en la producción, así como a cada unidad de producto terminado destinada a la venta.

El método que una entidad seleccione para la valoración de sus inventarios incidirá directamente en los resultados financieros de la entidad: en el valor de los inventarios, el costo de los productos y de las ventas, por consiguiente, en las utilidades de un período específico.

De lo anterior, parte la importancia de escoger adecuadamente este método, identificando aquel que se acomode a la dinámica del negocio. Veamos cuáles son los métodos de valoración que existen:

• Identificación específica: este método indica que cada tipo de costo concreto se distribuye entre ciertas partidas identificadas dentro de los inventarios. Este es el tratamiento adecuado para los productos que se segregan para un proyecto específico, con independencia de que hayan sido comprados o producidos.

• PEPS (primeras en entrar, primeras en salir): asume que los productos en inventarios comprados o producidos antes, serán vendidos en primer lugar y, consecuentemente, que los productos que queden en la existencia final serán los producidos o comprados más recientemente.

• Promedio ponderado: bajo este método el costo de cada unidad de producto se determinará a partir del promedio ponderado del costo de los artículos similares, poseídos al principio del periodo, y del costo de los mismos artículos comprados o producidos durante el periodo. El promedio puede calcularse periódicamente o después de recibir cada envío adicional, según las circunstancias de la entidad.

• UEPS (últimas en entrar, primeras en salir): también conocido como método LIFO, trata los elementos del inventario más nuevos como los primeros en ser vendidos, y en consecuencia los elementos que quedan en el inventario se reconocen como si fueran los más viejos. Con generalidad esto no es una representación fiable de los flujos de inventarios reales. Por lo tanto, no es un método aceptado por las NIIF para Pymes. 

Tip Alegra: El método del promedio ponderado es, quizá, el más utilizado en las compañías manufactureras, ya que resulta beneficioso en la medida en que promedia costos antiguos y actuales y así no se ve tan afectado con los cambios en el mercado causado por la inflación

¿Qué modelos de gestión de inventarios existen?

Dentro de los diferentes modelos de gestión de inventarios, se destacan:

Modelo EOQ

El modelo EOQ (también conocido como lote económico) es uno de los modelos más utilizados para reducir los costos de inventarios en un almacén o bodega. Se fundamenta en una fórmula que posibilita identificar cuándo y en qué cantidad deben realizarse los pedidos de la empresa, considerando, tanto la demanda,  como el nivel mínimo de existencias de seguridad de la compañía. 

Modelo de revisión periódica

En este modelo el inventario de un artículo se revisa a intervalos regulares, y se emite un pedido por la cantidad apropiada, ajustando el tamaño del pedido según el comportamiento de la demanda.

Un ejemplo de este modelo es el siguiente: supongamos que una tienda de electrónicos revisa su inventario de teléfonos móviles cada dos semanas. En cada revisión, la tienda analiza las ventas de los últimos 15 días y coloca un pedido para reponer el inventario agotado y mantener un nivel óptimo de existencias. Si la demanda ha sido alta, es probable que el tamaño del pedido sea mayor, y si la demanda ha sido baja, el tamaño del pedido será menor.

De acuerdo con el ejemplo anterior, este método permite adaptarse dinámicamente a las variaciones en la demanda y optimizar la gestión de inventarios.

Modelo de revisión continua

Cuando se realiza una revisión continua de un artículo, implica que los niveles de inventario se evalúan de inmediato después de cada transacción. Este sistema de revisión continua presenta las siguientes características:

• Cuando el nivel de existencias desciende por debajo de un punto predeterminado (denominado punto de reorden), se procede a realizar un pedido por una cantidad constante en cada ocasión.
• Dado que esta cantidad es constante, el intervalo de tiempo entre pedidos dependerá de la demanda. 
• El nivel de inventario que activa la necesidad de realizar un nuevo pedido se suele especificar como el punto de reorden.

En síntesis, este modelo ofrece una forma eficiente de gestionar inventarios al mantener un equilibrio entre los costos de mantenimiento y los costos de hacer pedidos. 

¿Cómo realizar eficientemente una gestión de inventarios?

Como se ha observado, los inventarios juegan un papel fundamental en cualquier entidad, y su adecuada gestión requiere implementar estrategias y modelos que se adapten a las características y necesidades específicas de la entidad. 

A continuación, relacionamos algunas estrategias para una eficiente gestión de inventarios:

1. Control de inventarios físicos: verificar físicamente la existencia de los productos es una de las actividades clave en la gestión de inventarios. La política de inventarios debe contemplar los períodos en los que se realizará el inventario físico. 

2. Tener un software de gestión de inventarios adecuado: este tipo de herramienta proporciona una visión integral de los niveles de inventario, facilita la identificación de tendencias, minimiza errores humanos y permite una toma de decisiones más informada.

Tip Alegra: El software contable Alegra, te permite realizar un control de inventarios, calcular su costo, realizar gestión por ítems, manejar listas de precios, control por bodegas, etc. 

3. Seleccionar un método de gestión de inventarios que se adecue a la dinámica del negocio: la aplicación de un método de gestión apropiado contribuirá significativamente a mantener un control preciso de los inventarios físicos, ya sea utilizando un modelo de revisión continua, como el EOQ, o un sistema de revisión periódica o continua.

Finalmente, es importante que los profesionales contables conozcan sobre los diferentes modelos de valoración y gestión de inventarios, las estrategias efectivas para una buena gestión, y adquirir una compresión detallada de los costos según las NIIF.

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