Funciones de un auxiliar contable: Todo lo que necesitas saber

La eficiencia y la precisión son la base del éxito de los clientes que asesoras. Un auxiliar contable llega a aportar a esta estrategia no solo como un soporte operativo sino como el gestor de la información financiera y los procesos del día a día. Definir correctamente su rol es el primer paso para construir un equipo de alto rendimiento.

Aquí te contamos qué tener en cuenta al perfilar colaboradores, cuáles son las funciones de un auxiliar contable, qué se espera de su desempeño, entre otros factores clave.

¿Qué es un auxiliar contable?

Un auxiliar contable es el profesional que brinda soporte directo en la ejecución de los procesos contables de una empresa. 

Su objetivo principal es asegurar que todas las transacciones financieras se registren de manera precisa, organizada y oportuna, sirviendo como base para la toma de decisiones y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

¿Cuál es el perfil de un auxiliar contable?

El perfil ideal va más allá del conocimiento técnico. Se trata de un profesional con una alta capacidad de organización, atención al detalle y un fuerte sentido de la ética para manejar información confidencial. 

Será quien garantice la integridad de los datos financieros de tus clientes y quien se comunicará de manera directa con otras áreas para recibir insumos e información para el registro de los hechos económicos.

¿Cuáles son los requisitos y competencias que puedes solicitar de un auxiliar contable?

Para asegurar un desempeño excepcional, puedes considerar los siguientes requisitos y competencias al definir el perfil. 

Cabe anotar que, dependiendo de la entidad, su sector y su cultura organizacional esto puede variar, pero te entregamos una base del perfil para que puedas avanzar.

Requisitos:

• Formación: técnico, tecnólogo o estudiante (de sexto semestre en adelante de contaduría pública).
• Experiencia: mínimo 1 año en roles similares o experiencia práctica relacionada con su formación académica (por ejemplo, monitorías, equipos de investigación contable o laboratorios contables de la facultad).
• Software: manejo intermedio de Office, especialmente Excel, y familiaridad con sistemas contables operativos, herramientas de depuración y gestión de datos y uso básico de inteligencia artificial.

Competencias:

¿Cuáles son las funciones de un auxiliar contable?

Las funciones de un auxiliar contable son el motor de la operación diaria. Un profesional eficiente en este rol se encarga de:

• Registro y organización: contabilizar facturas, registrar diferentes partidas de los elementos de los estados financieros, gestionar cobros, gastos y pagos, y mantener la documentación contable organizada y al día. Además de estar atento a los vencimientos de obligaciones tributarias, contables y laborales.
• Comunicación con otros equipos: apoyo técnico para el personal de la compañía sobre temas contables y financieros relacionados con la empresa y con los registros diarios de la operación.
• Control y verificación: realizar conciliaciones bancarias, validar saldos de la caja menor y de cuentas por cobrar y por pagar, etc., para mantener el orden y generar alertas tempranas.
• Soporte a la gestión: preparar la información base para la liquidación de impuestos y generar la información de base para la gestión de reportes para la gerencia.
• Automatización: un auxiliar contable eficiente aprovecha la tecnología para optimizar tareas. El dominio de un software en la nube como Alegra le permite gestionar la facturación electrónica, conciliar bancos y generar reportes precisos, liberando tiempo para análisis de mayor valor.

¿Cuál es el alcance del cargo?

El alcance de un auxiliar contable es de soporte fundamental al proceso contable, con un nivel de autoridad medio sobre sus tareas. 

Toma decisiones autónomas en el registro y clasificación de información, pero debe consultar decisiones relacionadas con la estrategia corporativa, planeación fiscal y financiera, el reporte a terceros y organismos de control, garantizando así un doble control y la precisión de la información que entregas a tus clientes y usuarios.

¿Cómo hacer un plan de capacitación para auxiliares contables?

Se debe tener en cuenta que si bien hay auxiliares contables muy experimentados, este cargo por lo general es un cargo que ocupan inicialmente estudiantes de contaduría o profesionales junior, por lo que un plan de capacitación bien estructurado asegura que tu auxiliar contable no solo cumpla con sus tareas, sino que crezca en la empresa y agregue valor estratégico. Puedes considerar un enfoque de capacitación por módulos:

• Módulo 1. Fundamentos contables y normativa NIIF y NAI: asegura un aprendizaje de los principios de contabilidad y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), incluyendo las normas de sostenibilidad aplicables en Colombia (NIIF-S). Además, incorpora el aprendizaje de las Normas de Aseguramiento de la Información (NAI) y el Código de ética profesional.
• Módulo 2. Fundamentos de obligaciones tributarias, laborales y comerciales nacionales y municipales: facturación electrónica, calendario tributario, principios de impuestos, formularios Dian, liquidación de nómina, tratamiento de contratos comerciales, etc.   
• Módulo 3. Procesos operativos clave: enfócate en la práctica diaria. Esto incluye el registro de compras, ventas y gastos, la realización de conciliaciones bancarias, el cálculo de nómina, el manejo de inventarios, etc.   
• Módulo 4. Dominio de herramientas tecnológicas: la capacitación debe ir más allá de la teoría. Incluye formación práctica en hojas de cálculo, gestión de datos e inteligencia artificial y, fundamentalmente, en el software contable que utilizas, como Alegra, para asegurar la eficiencia y automatización de procesos.   
• Módulo 5. Habilidades de mejora continua: fomenta competencias como la seguridad de la información, la comunicación efectiva y la capacidad de identificar oportunidades de mejora en los procesos, convirtiéndolo en un miembro proactivo del equipo.   
• Módulo 6. Cultura organizacional: involucra charlas y eventos que fomenten el autocuidado, el bienestar y la salud mental.   

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¿Qué riesgos ergonómicos o psicosociales implica la labor del auxiliar contable y cómo mitigar el riesgo de enfermedad laboral?

La labor del auxiliar contable, aunque no implica un gran esfuerzo físico, conlleva riesgos específicos que debes gestionar para proteger el bienestar de tu equipo y asegurar la continuidad operativa.   

• Trastornos musculoesqueléticos: largas jornadas en una misma posición frente a la pantalla pueden causar dolores de espalda, cuello y hombros.   
• Síndrome del túnel carpiano: el uso continuo y repetitivo del teclado y el ratón es una causa directa de esta afección en manos y muñecas.   
• Fatiga visual: la exposición constante a pantallas puede provocar cansancio ocular, enrojecimiento y dolores de cabeza.   
• Estrés y carga mental: la necesidad de una concentración del 100 %, la presión por cumplir con plazos fiscales y la responsabilidad de manejar información financiera sensible generan una carga mental significativa.   
• Agotamiento (Burnout): las jornadas extensas, especialmente durante cierres contables, pueden llevar al agotamiento físico y emocional.   

Estrategias de mitigación:

• Optimización del puesto de trabajo: asegúrate de que cada puesto cuente con una silla ergonómica, que la pantalla del monitor esté a la altura de los ojos y que la iluminación sea adecuada para reducir la fatiga visual.   
• Implementación de pausas activas: fomenta descansos cortos y regulares. Una práctica recomendada es que los colaboradores tomen 5 minutos por cada hora de trabajo para caminar, estirar y realizar ejercicios visuales.   
• Gestión de la carga laboral: se deben definir claramente las tareas, establecer plazos realistas y distribuir el trabajo de manera equitativa. La delegación efectiva es clave para evitar la sobrecarga.   
• Capacitación y comunicación: ofrecer formación sobre posturas correctas y manejo del estrés. También puede ser útil fomentar un ambiente de comunicación abierta donde los miembros del equipo puedan expresar sus preocupaciones.
• Apoyo tecnológico: parte de la carga se debe a la gestión operativa. Herramientas como Alegra y otros aliados tecnológicos pueden hacer más fácil y práctica la operación diaria.

Fuentes oficiales

• Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad — IASB. (2018). Normas Internacionales de Información Financiera. 
• Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad — IASB. (2017). Normas Internacionales de Información Financiera para las Pymes. 
• Federación Internacional de Contadores — IFAC. (2019). Normas Internacionales de Aseguramiento de la Información. 

Cuéntanos si tenías en cuenta todos estos aspectos al perfilar el cargo de auxiliar contable.

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