Consejos para una declaración de renta sin problemas: evita estos errores en la gestión y registro contable

El correcto registro contable y una adecuada gestión de la información son aspectos importantes previos al cumplimiento tributario de las personas jurídicas. Sin embargo, en la práctica, es común encontrar errores que pueden tener un impacto significativo en la preparación de la declaración y la liquidación del impuesto de renta y complementario. 

Estos errores pueden surgir debido a la falta de conocimiento sobre las normativas vigentes, descuidos en el reconocimiento adecuado de las transacciones o incluso debido a la omisión de registros y gestión del día a día. 

Con el fin de identificar estos errores, anticiparse, implementar controles a lo largo del año y garantizar una adecuada presentación de la declaración de renta, a continuación se exponen 7 errores comunes detectados en la gestión y registro contable de las empresas.

1. Permitir registros personales en la contabilidad de la empresa

De acuerdo con el estudio de empresas de familia realizado por la PWC en 2023, las empresas familiares representan un 70 % de la economía global, es particularmente en este tipo de empresas en las que se generan retos frente a la división de la contabilidad de la entidad y la de sus socios.

Un error común en las Pymes familiares es encontrar costos y gastos personales de los socios o la gerencia en rubros de “otros” y el registro de transacciones que son resultado de movimientos personales como préstamos entre los socios y la empresa sin la respectiva documentación ni relación de intereses implícitos ni presuntivos, todo esto en la mayoría de ocasiones no puede justificarse en el cierre contable y, por ende, tampoco en la declaración de renta. 

Tip Alegra: Realizar sensibilización de esto con los socios, establecer una remuneración fija y bajo nómina, evitar la manipulación indiscriminada de la caja y documentar los préstamos y transacciones en cumplimiento del artículo 35 del ET y los criterios de la sección 11 de las NIIF, genera límites en el uso de los recursos y son algunas de las estrategias que se deben implementar para evitar este error.

2. Priorizar el tratamiento tributario sobre el contable

Luego de la Ley 1819 de 2016 se hicieron diferentes precisiones en el Estatuto Tributario —ET— con relación al registro contable y las excepciones para el tratamiento fiscal que deben tenerse en cuenta.

Por ejemplo, en el caso de los ingresos, el artículo 28 del ET expone claramente que para quienes estén obligados a llevar contabilidad los ingresos fiscalmente realizados son los devengados contablemente en el año o período contable y que hay ingresos que aunque devengados contablemente, generan una diferencia en su reconocimiento fiscal y se deben tener en cuenta los lineamientos del Estatuto Tributario para su correcto reporte a la administración tributaria.

Esto quiere decir que, la información alojada en la declaración de renta si bien surge de una base de registro contable debe pasar por un proceso de análisis y depuración con base en la normativa fiscal. 

Pero en ocasiones, se comete el error de realizar el registro contable alineando todo a la normativa fiscal, desatendiendo los lineamientos específicos de las NIIF, esto desdibuja la realidad económica de la entidad, distorsiona la base para el análisis financiero y dificulta el reporte de diferencias entre el tratamiento fiscal y contable (formato 2516 de conciliación fiscal).

Por tanto, la prioridad debe ser realizar un correcto registro contable bajo NIIF y posteriormente atender los lineamientos específicos de la normativa fiscal para los reportes ante la Dian. 

En este artículo:  NIIF para Pymes: estructura, proceso contable, políticas y novedades encuentras cuáles son las normas contables vigentes bajo el Estándar Intencional que debemos atender en Colombia.

3. No incluir transacciones en el período correspondiente

Otro error frecuente es realizar registros contables en un período que no corresponde, este tipo de situaciones también guardan relación con priorizar la facturación y el soporte documental por encima de la técnica contable o por desconocimiento en los pasos a seguir para reconocer partidas en los estados financieros, algunos casos pueden ser:

• Reconocer los costos de acuerdo con el período facturado y no con el momento en el que se relacionan con la venta.
• Reconocer ingresos sólo cuando están facturados y no cuando se cumple la obligación de desempeño y el principio de devengo.
• Reconocer rubros asociados al inventario por fuera de este, generando costos o gastos en períodos distintos sin respetar la trazabilidad del inventario de materias primas, productos en procesos o terminados.

Para todos estos casos es necesario repasar principalmente las secciones 2, 3, 5 y 10 del Estándar para Pymes de manera que se puedan validar los siguientes pasos en el proceso de registro contable de forma independiente a la obtención del soporte:

• Identificación del hecho económico
• Reconocimiento.
• Medición.
• Presentación.
• Revelación.

En cuanto a la declaración de renta, se requiere tener un proceso previo a su elaboración en el que se determinen las diferencias entre la información contable y fiscal y se identifiquen los ajustes por presunciones fiscales y por estimaciones contables. 

En este editorial puedes conocer más información al respecto: ABC del cierre contable y fiscal: definiciones, pasos y tips para un proceso exitoso.

4. Errores relacionados con el soporte de costos, deducciones y rentas exentas en la declaración de renta

Para soportar en la declaración de renta costos, deducciones y rentas exentas, se requiere una adecuada documentación y en la contabilidad se debe guardar un buen registro y trazabilidad de todo lo que requiera ser cotejado por la Dian. Al respecto, se debe tener en cuenta no incurrir en los siguientes errores:

• Relacionar costos, deducciones y rentas exentas que no cumplan con los requisitos y condiciones para su procedencia (ver artículos 59, 105, 107, 115, 235-2 del ET).
• Pensar que el registro del hecho económico por principio de devengo sustituye la obligación de expedir factura electrónica, documento equivalente o documento soporte con no obligados a facturar. 
• Omitir la información y trazabilidad de los reportes realizados en períodos anteriores como el registro de deterioros, depreciaciones, amortizaciones e impuesto diferido que no coincidan en el acumulado con los registros del período y que en algunos casos están generando la necesidad de reportar rentas gravadas por recuperación de deducciones.
• Desatender casos específicos según la naturaleza del costo o deducción a relacionar. Por ejemplo, la aplicación de retención en la fuente cuando haya obligación a realizarse o el cumplimiento de los pagos derivados por conceptos de salarios o rentas de trabajo para poder incluir estos valores como deducibles.
• No realizar un control desde el cierre contable de cada mes a las transacciones en efectivo y a las que están realizadas por canales financieros (ver artículo 771-5 del ET).
• Superar los límites de depreciación establecidos en el artículo 137 del ET y los de amortización establecidos en los artículos 142 y siguientes del ET.

Para estar al día en aspectos de carácter tributario se recomienda revisar la normativa vigente y los cambios generados por la Ley 2277 de 2022, en este editorial encuentras todo lo que necesitas saber al respecto: Declaración de renta personas jurídicas de la A a la Z: todo lo que necesitas conocer aplicable al AG 2023.

5. Deficiencias en el registro contable y asignación de partidas por desconocimiento u omisión

Al realizar reportes a la administración tributaria existen ajustes que deben realizarse a la información contable para respetar las disposiciones de la normativa fiscal, en su gran mayoría, las cifras alojadas en la contabilidad son las mismas que se reportan en la declaración de renta (todas las diferencias se justifican en las secciones del formato 2516 de conciliación fiscal).

Por tanto, no llevar una correcta contabilidad, será causal de sanciones, tal como lo expone el artículo 655 del ET. Para evitar incurrir en estas situaciones se recomienda, antes de la preparación de la declaración de renta, realizar una revisión de los grandes grupos de información contable solicitados en el formulario 110, teniendo en cuenta realizar validaciones al registro contable como las siguientes:

• Depuración de ingresos entre los generados por actividades ordinarias, los financieros, por dividendos y participaciones y otros.
• Registrar depreciaciones, amortizaciones y su acumulación con relación a las propiedades, planta y equipo.
• No solo registrar pasivos, sino tener en cuenta el registro de provisiones de impuestos, nómina, cartera u otros.
• Realizar un análisis de la comparación del patrimonio del período anterior y el actual y validar si están justificadas las diferencias para no incurrir en el reporte de pasivos inexistentes o la omisión de activos.
• Registrar deterioro del activo.
• Validar la utilidad contable para el cálculo de la tasa mínima de tributación.
• Llevar una correcta trazabilidad en el patrimonio relación de dividendos y participaciones distribuidos.

6. No anticipar riesgos informáticos y de ciberseguridad

Pasando un poco del registro a la gestión, conviene mencionar aspectos sobre riesgos informáticos y ciberseguridad. 

La pérdida de información contable es un riesgo que puede generar un impacto en las empresas de carácter operativo, sancionatorio, estratégico, entre otros, por tanto, generar una buena custodia de la información es clave dentro de la gestión del área contable.

El error en el que incurren algunas Pymes es llevar sus registros de forma aislada en formatos independientes y de forma física, corriendo el riesgo de que al momento de realizar la declaración de renta no se cuente con el insumo requerido para su preparación.

Tip Alegra: Una manera de mitigar el riesgo informático es el uso de la tecnología contable en la que a través de un buen software en la nube y diferentes herramientas digitales se puede garantizar la custodia de los registros. 

Además, se recomienda realizar reuniones periódicas posteriores al cierre contable de cada mes en el que se revisen aspectos como los procesos de cada miembro del equipo contable y la trazabilidad y custodia de la información de manera que en cada reunión se implementen buenas prácticas

En nuestro artículo: Tecnología contable: ¿qué es y cómo sacarle provecho? conocer algunas estrategias para automatizar la información contable y tener acceso a tus datos en tiempo real. 

7. Desatender las fechas de declaración de renta

Por último, un error recurrente es que la información de cumplimiento tributario esté concentrada en una sola persona del equipo contable, ya que esto genera un riesgo de incumplimiento o que cuando se inicie la elaboración de la declaración no exista insumo contable. 

Aunque todos los miembros del equipo no estén implicados en la preparación de las declaraciones, seguramente lo están en el registro y en el reconocimiento de hechos económicos y esta es la base para iniciar con la depuración de la información fiscal.

Tip Alegra: Una forma de evitar este error, es bajar las fechas más importantes a todo el equipo en reuniones periódicas y crear un cronograma de entregas de información previo a estas fechas, en las que se vincule el cierre contable y se pueda ir adelantando una revisión.

Para atender las diferentes obligaciones de reporte y declaración de impuestos, se puede consultar la siguiente página: Calendario tributario 2024.

Con estas recomendaciones, se tienen muchos puntos de partida para mejorar los procesos de gestión y registro contable que seguramente optimizarán los tiempos y calidad de la información utilizada para realizar la declaración de renta.

Para conocer las últimas tendencias como profesional contable, te invitamos a explorar nuestro portal Siempre Al Día. ¡Recuerda que con Alegra tus conocimientos sobre contabilidad y gestión fiscal van a otro nivel!