Errores en el reporte de información exógena 2024: Estrategias para la depuración de información y el registro contable

En este artículo podrás conocer cómo evitar errores en el reporte de información exógena relacionados directamente con la gestión y el registro contable como:

• No tener organizada ni actualizada la base de datos de terceros.
• No realizar pruebas y revisiones a la información contable requerida en cada formato.
• Omitir la revisión de otras fuentes de información reportadas ante la Dian.
• La falta de automatización o de adaptar mejoras tecnológicas.

En el desglose de cada uno de estos puntos, quedarás al tanto sobre las estrategias que puedes implementar y qué novedades normativas debes tener en cuenta.

¿Cómo realizar una correcta relación de los terceros y prever los datos requeridos?

Es indispensable implementar revisiones periódicas para validar la correcta captura de los datos de las transacciones de la entidad, asegurando la inclusión de todos los campos requeridos por cada formato y manteniendo actualizada la información de terceros.

Se pueden tener como guía los anexos relacionados en la Resolución Dian 000162 de 2023 donde se encuentran las especificaciones técnicas de cada formato.

Por ejemplo, el formato 1007 v.9 (reporte de ingresos) solicita datos básicos del tercero (tipo de documento, n.° de identificación, nombre y apellidos/razón social, país o domicilio). En cambio, el formato 1001 v.10 (pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas) demanda información adicional como dirección, departamento y municipio del tercero.

Teniendo en cuenta esto, se podrá validar la parametrización del software para contar con los campos requeridos, sin incurrir en pedir datos innecesarios y que puedan generar sanciones por parte de los entes de control.

Además, se debe tener presente que habrá reportes que tendrán que realizarse con cédula, códigos o seudo-NIT de cada tercero dependiendo de las disposiciones expuestas en la Resolución Dian 000162 de 2023 para cada formato. Por ejemplo, para:

• Personas naturales: el reporte se hará con el número de cédula y bajo el documento 13 y no con el 31 que corresponde a NIT. 
• Entidades o sociedades del exterior: se debe reportar el número de identificación, código o clave fiscal bajo el documento 42 y en caso de que en el país no se utilice, se tendrá que reportar el tercero bajo el documento 43 utilizando los seudo-NIT 444444001 a 444449999, asignando cada seudo-NIT de forma ascendente para cada tercero y conservando el mismo seudo-NIT del tercero en los diferentes formatos.
• Cuantías menores: se utilizará la identificación 222222222.

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¿Cuáles mecanismos de prueba y revisión se deben implementar en la preparación de los formatos de información exógena?

Debido a que cada formato incorpora diferentes registros, se sugiere realizar validaciones durante todo el proceso de depuración de información para no cometer el error de diligenciar mal algún formato. 

Se recomienda, por lo menos realizar las siguientes revisiones: 

• Validar anexos: consultar los anexos relacionados en la Resolución Dian 000162 de 2023 para identificar qué campos de la información se requiere reportar en cada formato.
• Jerarquía de la información: para formatos con conceptos, unifique los campos depurando la información así: primero, organice por formato según criterios de cuentas; luego, por concepto; y finalmente, totalice transacciones por tercero dentro de cada concepto.
• Verificación de datos: antes de usar los prevalidadores, se recomienda sumar los valores de cada concepto y cotejarlos con los balances de comprobación u otras fuentes. 
• Validación de la moneda: si la información no proviene de los balances de comprobación (generalmente en pesos colombianos), validar que las cifras estén en pesos colombianos. De lo contrario, realice las conversiones necesarias.
• Actividades de prevención: los hallazgos de control y auditoría al cierre contable pueden incluir alertas que ayudan a prever errores, se recomienda estudiar estos hallazgos antes de presentar la información exógena. Así como incorporar revisiones periódicas a las cifras de los grandes grupos de información contable (ingresos, gastos, pasivos, etc.).

¿Cómo cotejar la información exógena con la de otros reportes?

Cuando se realiza la depuración de la información de cada formato, es necesario cotejar otros reportes que se hayan presentado ante la Dian para corroborar que no haya una congruencia en la información. 

A continuación, se exponen 5 ejemplos que pueden ser una guía. 

Tip Alegra: conoce todas las novedades relevantes en los formatos de exógena por el año gravable 2024 en nuestro artículo: Información exógena 2023: aspectos clave para su presentación en 2024.

¿Cómo mejorar la depuración de información exógena con ayuda de tecnología?

Una gestión eficiente del equipo contable siempre será una gran ayuda, no obstante, la falta de un software adecuado puede limitar seriamente la implementación de mejoras.

Con el avance tecnológico, ya se puede simplificar la depuración de información contable que anteriormente requería migrar a diversos archivos y se gestionaba solamente desde Excel. 

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Con todos estos tips seguro mejorarás muchos de tus procesos de registro contable y depuración de información. 

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