Pautas para llevar la contabilidad de personas naturales

Todos los comerciantes sin importar si son personas naturales o jurídicas deben llevar contabilidad (ver el artículo 19 del Código de Comercio).

Además, la obligación de llevar contabilidad por parte de una persona natural no depende de su categoría como contribuyente sino de las actividades que realice como comerciante. 

Aquí te contamos qué tener en cuenta cuando se ha determinado la obligación de llevar contabilidad, qué estados financieros se deben presentar y puntos clave sobre las normas contables aplicables.

Si quieres profundizar sobre la obligación de llevar contabilidad, te recomendamos nuestro artículo: Personas naturales obligadas a llevar contabilidad: ¿cuándo y cómo se genera esta obligación?

¿Es diferente la forma en la que lleva una contabilidad una empresa y una persona natural?

Una persona natural comerciante responde con todos sus bienes personales ante las deudas del negocio, mientras que en una sociedad (persona jurídica), la responsabilidad se limita generalmente al capital aportado.

Esto obliga a que, aunque no exista una separación legal, la contabilidad de una persona natural debe diferenciar con mayor claridad las transacciones del negocio de las personales y este el principal reto en la asesoría contable y en la gestión tributaria. Te recomendamos tener en cuenta lo siguiente:

¿Las personas naturales aplican a qué grupo bajo NIIF?

Una persona natural, dependiendo de sus actividades económicas, características y volumen de ingresos, podría estar en cualquiera de las categorías de los marcos técnicos normativos (ver el Decreto 2420 de 2015).

Si está en la categoría de grupo 3 debe implementar las Normas de Información Financiera (NIF), más conocida como la norma para microempresas, también podría estar en grupo 2 y aplicar NIIF para Pymes o incluso grupo 1 para la aplicación de NIIF Plenas.

Pero, por lo general, la mayoría de las personas naturales están catalogadas como grupo 3. 

Te podrían interesar nuestros contenidos: NIIF para Pymes: estructura, proceso contable, políticas y novedades y Estados financieros para microempresas: Qué debes saber de la contabilidad en el grupo 3.

¿Qué estados financieros debe preparar una persona natural?

De acuerdo con lo anterior, los siguientes son los estados financieros que, por lo general, debe presentar una persona natural (ver el párrafo 3.8 del Anexo 3 del Decreto 2420 de 2015):

1. Estado de resultados: este documento refleja los ingresos, costos y gastos durante un período determinado en comparativa con el período anterior. Permite conocer la rentabilidad de las actividades que realiza la persona natural.
2. Estado de situación financiera: es recomendable que las personas naturales lleven un balance que resuma sus activos, pasivos y patrimonio neto. Esto ayuda a tener una visión clara de la situación financiera de la empresa.
3. Notas a los estados financieros: es esencial para ampliar la información compartida en los estados financieros y aclarar los rubros.

Estos estados financieros pueden utilizarse para análisis más profundos, te recomendamos nuestro artículo: Análisis financiero: recomendaciones para iniciar un proceso exitoso.

¿Qué tener en cuenta para llevar la contabilidad de una persona natural?

Al llevar la contabilidad de una persona natural, te recomendamos tener en cuenta lo siguiente: 

1. Revisa las políticas contables

Aunque se trate de una persona natural y no de una empresa, es necesario realizar el proceso de definición de políticas contables. Se puede tener como referencia para quienes apliquen las normas de grupo 3 el capítulo 15 del Anexo 3 del Decreto 2420 de 2015, la Sección 10 de las NIIF para Pymes para entidades de grupo 2 o la NIC 8 para entidades de grupo 1.

2. Organiza y registra sus activos, pasivos, ingresos y egresos

Es crucial tener un sistema organizado para registrar todas las transacciones económicas, ya sean ingresos por honorarios, ventas o cualquier otra actividad económica. Un software de contabilidad inteligente como Alegra puede ser muy útil para mantener un control eficiente.

3. Cumple con la normatividad tributaria

Asegúrate de estar al día con las obligaciones fiscales y de presentar las declaraciones de impuestos de acuerdo con las fechas establecidas por la Dian. No olvides que las personas naturales deben declarar y pagar diferentes impuestos nacionales y municipales, por lo general, en un inicio se resumen en el impuesto de renta, ICA, IVA e INC.

Te podrían interesar nuestros contenidos: Personas naturales obligadas a llevar contabilidad: ¿cuándo y cómo se genera esta obligación?, IVA 2025: Lo que debes revisar sobre los topes y las fechas de presentación aplicables y Herramienta en Excel para determinar la obligación de declarar renta por el año gravable 2024.

4. Mantén toda la documentación al día

Guarda todos los desprendibles de pago, las facturas, recibos y documentos relacionados con las actividades económicas de la persona natural. Esto es esencial para justificar la contabilidad, especialmente en caso de una revisión por parte de la Dian, Unidad de Gestión Pensional y parafiscales (UGPP), Junta Central de Contadores (JCC), entre otros.

Si quieres profundizar sobre este tema, te recomendamos nuestros artículos: Personas naturales obligadas a llevar contabilidad: ¿cuándo y cómo se genera esta obligación? y Aspectos que debes empezar a gestionar al adquirir la obligación de llevar contabilidad.

¿Conocías todos estos aspectos a atender al asesorar personas naturales? Recuerda que en Siempre Al Día estamos comprometidos con tu actualización en impuestos, finanzas, contabilidad y derecho laboral. 

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