¿Cómo manejar el stock negativo y las bajas existencias de inventario?

Un inventario preciso es clave para garantizar la optimización de las operaciones de tus clientes. Sin embargo, cuando no todo funciona bien surge la duda de cómo manejar el stock negativo y las bajas existencias de inventario, ¿se debe hacer un alto en el camino?, ¿dónde se concentra el problema?

Es necesario revisar a fondo qué está sucediendo, ya que estas son señales de alerta que van más allá de un simple descuadre. Indican fisuras operativas que impactan directamente en la rentabilidad y el cumplimiento normativo.

Aquí te explicamos cómo abordar estos desafíos para ofrecer una asesoría estratégica y de alto valor.

¿Qué implica un stock negativo o en cero en la contabilidad?

Aquí se pueden presentar dos situaciones, por una parte, que en la contabilidad registres un stock negativo o en cero, pero que realmente sí haya inventario disponible. 

Por otra parte, que haya un inventario fantasma, que es la situación contraria, es decir, que en los registros exista el inventario, pero que realmente no esté en existencias.

Cualquiera de las dos situaciones reflejan una discrepancia entre el stock registrado en tu sistema y las existencias físicas reales en la bodega o tienda y esto no se trata de un problema del software, sino de un síntoma de fallas en los procesos, como errores al recibir o despachar mercancía, hurtos no detectados o un mal manejo de las devoluciones.

Las consecuencias son:

• Decisiones erróneas: la planificación de compras y estrategias de marketing se basa en datos irreales, lo que lleva a una mala asignación de capital.
• Pérdida de ventas: en el primer caso puede que el software muestre que no hay producto disponible y se pierda la oportunidad de vender el inventario que está en las bodegas disponible, en el segundo caso, el sistema cree que tiene producto, por lo que no genera órdenes de compra y el estante permanece vacío, frustrando a los vendedores y al cliente.
• Pasar por encima de los registros: muchas empresas para no dejar de vender sacan la mercancía y realizan la venta así el software les esté mostrando que el stock está en cero y dejan los registros para después o registran inventario en negativo, lo que ocasiona que el problema se agrave cada vez más.
• Costos ocultos: se invierte capital de trabajo en inventario fantasma o se incurre en gastos de almacenamiento de productos obsoletos.

Un inventario en cero, si no se gestiona con alertas, significa un quiebre de la operación, lo que se traduce directamente en ventas perdidas.

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¿Cómo se ajusta el inventario bajo NIIF cuando se detectan discrepancias?

Tu rol como asesor es clave para garantizar que los estados financieros reflejen la realidad económica de la empresa, tal como lo exigen las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), emitidas por el Consejo de Normas de Contabilidad (IASB, por sus siglas en inglés). 

La NIC 2 y la Sección 13 de esta normativa, que están incorporadas en los anexos 1 y 2 del Decreto 2420 de diciembre 14 de 2015 establecen que los inventarios deben medirse al menor valor entre el costo y el valor neto realizable (VNR).   

Un «inventario fantasma» tiene un valor neto realizable de cero, porque simplemente no existe para ser vendido. Por lo tanto, es fundamental implementar procesos de control para detectar estas diferencias y ajustarlas en la contabilidad. 

La mejor práctica para esto es el conteo cíclico, hacer verificaciones periódicas y programadas de una parte del inventario, en lugar de esperar a un único inventario físico anual. Esto permite:   

• Identificar y corregir discrepancias de forma oportuna.   
• Investigar la causa raíz de los errores y hacer ajustes y mejoras durante el año y no solo al cierre (procesos, personal, etc.).
• Mantener la fiabilidad de los registros contables mes a mes.

Al detectar un faltante, el ajuste debe registrarse para reflejar la pérdida y asegurar que el valor del inventario en los libros sea preciso y cumpla con la normativa.

¿Cómo manejar el stock negativo y las bajas existencias de inventario?

La prevención es la estrategia más rentable. Aconseja a tus clientes adoptar un enfoque proactivo basado en la tecnología para mantener niveles de inventario óptimos.   

1. Incorpora esquemas de alerta temprana: establece un nivel mínimo de existencias para cada producto. Cuando el stock llegue a ese punto, se debe generar una orden de compra. Recuerda que la trazabilidad del inventario empieza desde el equipo de compras, de ahí en adelante una mala gestión genera un efecto dominó.
2. Utiliza un software integrado: la clave es la automatización. Un sistema de contabilidad y gestión como Alegra Contabilidad conecta tus ventas con tu inventario en tiempo real. Cuando se emite una factura, el stock se descuenta automáticamente, eliminando los errores manuales que causan el inventario fantasma.   
3. Configura alertas automáticas: un software robusto te permite configurar alertas que notifican cuando el inventario alcanza el punto de reorden. Esto asegura un abastecimiento oportuno, evita la pérdida de ventas y optimiza el flujo de caja al no inmovilizar capital en exceso de inventario.
4. Trabajo en equipo: también necesitas dejarle claro a tus clientes el valor de mejorar la sinergia y comunicación de los equipos de compras, operaciones y contabilidad. Establecer reuniones periódicas, validar qué genera fricciones en los procesos y darle trazabilidad a los procesos desde la compra de mercancía hasta la salida del inventario como venta.
5. Revisión de indicadores: es necesario validar estrategias para mejorar el ciclo de efectivo con base en la rotación de inventarios y estar monitoreando su comportamiento.

Si deseas explorar estrategias con otros equipos, en estos artículos encontrarás pautas para mejorar la comunicación con el equipo de operaciones y el comercial: Costos en los estados financieros y las notas: interacción con el equipo de operaciones y de producción y Estrategias al elaborar las notas a los estados financieros: comunicación con el equipo comercial.

En últimas, la clave está en mejorar la comunicación, los procesos internos y automatizar la tarea operativa. Desde Alegra te acompañamos en el proceso.

Fuentes oficiales

• Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad — IASB. (2018). Norma Internacional de Información Financiera 2: Inventarios. 
• Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad — IASB. (2017). Sección 13 de las Normas Internacionales de Información Financiera para las Pymes: Inventarios. 

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