¿Cómo crear un catálogo de cuentas? 5 pasos clave cuando empiezas desde cero

Un catálogo de cuentas bien estructurado es la base que te va a permitir tener una información más consolidada y precisa para la generación de informes, proporcionando la claridad necesaria para la toma de decisiones gerenciales.

Ten en cuenta que, este artículo no aborda qué es un catálogo de cuentas, ni la posición de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF ) al respecto, ya que esto lo abordamos en otro contenido: Catálogo de cuentas: ¿Qué es,  qué dice la normativa contable y cómo automatizar su gestión?

Aquí te compartimos los pasos clave de cómo crear un catálogo de cuentas bien estructurado. ¡Continúa leyendo!

Paso 1. ¿Qué tener en cuenta sobre el modelo de negocio de la empresa?

El primer paso es conocer qué necesita la entidad que asesoras, ya que un catálogo de cuentas genérico es una herramienta de por sí ineficaz. 

Así que debes sumergirte en el modelo de negocio de tu cliente para que la estructura contable sea un reflejo fiel de su realidad operativa. Este análisis inicial no solo te permite diseñar un plan de cuentas adecuado, sino que también funciona como un diagnóstico que revela la madurez del negocio.

Para guiar esta conversación, enfócate en estas áreas clave. Te entregamos algunas preguntas que puedes responder:

Fuentes de ingresos

• ¿La empresa vende productos, servicios o una combinación? 
• ¿Existen diferentes líneas de negocio que requieran un seguimiento de rentabilidad por separado? 
• ¿Hay ingresos recurrentes, como suscripciones, que deban distinguirse de las ventas únicas?

La respuesta a estas preguntas te indicará si necesitas cuentas de ingresos detalladas, como «Venta de Producto A», «Venta de Producto B» y «Servicios de Mantenimiento», en lugar de una única cuenta de «Ingresos Operacionales».

Estructura de costos y gastos

• ¿Cuáles son los costos directos más importantes (materia prima, comisiones de venta, etc.)?
• ¿Y los principales gastos operativos (nómina administrativa, arriendos, marketing, etc.)?

Identificar estos rubros te permitirá crear cuentas específicas que más tarde facilitarán el cálculo de indicadores clave como el margen de contribución por producto o el costo de adquisición de clientes (CAC).

Operaciones y activos

• ¿La empresa maneja inventarios de producto terminado o fabrica productos? 
• ¿Tiene múltiples sucursales, bodegas o proyectos que necesiten un control de costos individualizado? 
• ¿Posee activos importantes como propiedades, planta y equipo que requieran cuentas de depreciación detalladas?
• ¿La empresa maneja cuentas por cobrar con diferentes tipos de terceros o solo con clientes comerciales?

Esto te ayudará a estructurar mejor la operación y segmentar las cuentas para análisis financiero de liquidez y solvencia.

Canales de ventas

• ¿Las ventas se realizan en línea, en tiendas físicas o a través de distribuidores? 
• ¿Los clientes son nacionales o del exterior?
• ¿Qué tipo de canales se tienen (venta a consumidor final, distribución, venta empresa a empresa (B2B), venta a entidades de gobierno (B2G), etc.)?  

Esto puede requerir la segmentación de las cuentas por cobrar para una mejor gestión de cartera. Recuerda que con Alegra puedes gestionar tus clientes y la política de pagos, además a través de los centros de costos, puedes segmentar el análisis de la información de ventas, costos y gastos.

Paso 2. ¿Cómo definir la estructura jerárquica y un sistema de codificación lógico?

Una vez que entiendes el negocio, el siguiente paso es traducirlo a una estructura contable organizada. La clave es la jerarquía, que permite ir de lo general a lo particular, facilitando tanto el registro detallado como la generación de informes agregados.

En Colombia, aunque el Plan Único de Cuentas (PUC) ya no es de aplicación obligatoria bajo NIIF, su sistema de codificación numérica sigue siendo una referencia valiosa y ampliamente reconocida, por tanto, puedes adoptar una estructura similar por su lógica y familiaridad en el entorno profesional sin desconocer la taxonomía NIIF.

La estructura jerárquica generalmente se organiza así:

• Clase: el primer dígito, que representa los grandes grupos de los estados financieros (1 para activo, 2 para pasivo, etc.).
• Grupo: los dos primeros dígitos, que agrupan cuentas de naturaleza similar dentro de una clase (por ejemplo, 11: efectivo y equivalentes).
• Cuenta: los primeros cuatro dígitos, que definen una partida específica (por ejemplo, 1110: bancos).
• Subcuenta: los primeros seis dígitos, que aportan un mayor nivel de detalle (por ejemplo, 111005: moneda nacional).
• Auxiliar: dígitos adicionales definidos según la necesidad de la empresa para el máximo detalle del tercero (por ejemplo, 11100501: cuenta de ahorros específica).

La siguiente tabla ilustra cómo esta estructura desglosa la información de manera lógica y ordenada.

Paso 3. ¿Cómo detallar las cuentas para una gestión financiera eficaz?

Con la estructura definida, es momento de crear las cuentas y subcuentas que tu cliente realmente necesita. El objetivo es lograr un equilibrio entre tener suficiente detalle para un análisis significativo sin caer en una complejidad que dificulte el registro diario.

Aquí es donde tu conocimiento del modelo de negocio toma protagonismo y te hace entregar más valor a tu cliente. Por ejemplo, si tiene altos gastos en publicidad digital para adquirir nuevos usuarios, una cuenta genérica de «Publicidad» es insuficiente. Necesitas crear subcuentas específicas como 5X3520, Publicidad en redes sociales y 5X3525, Campañas de Google Ads, etc. Esta especificidad es la que, en el futuro, te permitirá calcular con precisión indicadores financieros y demostrar el retorno de la inversión en marketing.

Considera estos ejemplos prácticos sobre otros elementos clave:

• Ingresos (Clase 4): en lugar de una cuenta genérica 4135 – Comercio, crea subcuentas por cada línea de negocio: 413501 – Venta de Producto A, 413502 – Venta de Producto B, 417501 – Ingresos por Servicios de Consultoría.
• Cuentas por cobrar (Clase 1): detalla la cuenta 1305 – Clientes en 130505 – Clientes Nacionales y 130510 – Clientes del Exterior para un mejor seguimiento de la cartera, además en necesario discriminar las cuentas por cobrar de terceros de las de clientes para análisis de liquidez y si es posible el detalle del tercero.
• Gastos (clase 5): desglosa los gastos operacionales para un mejor control. Por ejemplo, dentro de 5135 – Servicios, puedes crear auxiliares para Software y Licencias (SaaS), Servicios de telecomunicaciones, honorarios profesionales, entre otros.

Paso 4. ¿Cómo preparar el terreno para los centros de costos?

Una de las herramientas más potentes para la gestión de un catálogo de cuentas es contemplar el uso de centros de costos, que permiten asignar ingresos y gastos a departamentos, proyectos o unidades de negocio específicas.

Aunque tu cliente no esté listo para implementar centros de costos desde el primer día, puedes diseñar el catálogo de cuentas para que esté preparado. Esto implica crear cuentas de gastos y costos que puedan ser mapeadas fácilmente a futuras unidades de negocio.

Por ejemplo, en lugar de una única cuenta 5105 – Gastos de personal, crea 510501 – sueldos personal administrativo y 510502 – sueldos personal de ventas. Procura segmentar muy bien los gastos y costos que están asignados a un cliente, linea de venta o negocio específico como por ejemplo, los descuentos de retailers, publicidad en un punto de venta particular, etc.

Esta organización proactiva tiene un impacto profundo y te ayuda a transformar el análisis financiero de simplemente reportar qué costos hubo o qué se gastó a identificar quién es responsable del costo o gasto, fomentando una cultura de rendición de cuentas y permitiendo una gestión presupuestaria mucho más efectiva en la empresa de tu cliente.

Paso 5. ¿Cómo crear un catálogo de cuentas con el apoyo de la tecnología de Alegra?

Crear o migrar un catálogo de cuentas puede ser un proceso manual y propenso a errores. Afortunadamente, la tecnología moderna ofrece soluciones para agilizar esta tarea fundamental, permitiéndote centrar tu tiempo en el análisis estratégico en lugar de en la entrada de datos.

En Alegra, por ejemplo, hemos incorporado una funcionalidad para importar tu catálogo de cuentas con Inteligencia Artificial. Esta herramienta está diseñada para optimizar tu trabajo, permitiéndote cargar un catálogo desde diversos formatos como Excel, PDF e incluso imágenes. 

La IA se encarga de leer la información, completar campos faltantes, corregir errores ortográficos y, lo más importante, sugerir códigos, niveles y la naturaleza correcta de las cuentas basándose en las mejores prácticas y la estructura más recomendada. 

Además de la opción de cargar el catálogo con ayuda de la IA de forma automática, también puedes cargarlo de forma manual desde una plantilla de Excel que tengas configurada en caso de que ya tengas organizada la estructura que más se ajuste a los parámetros de la empresa que asesoras.

Cualquier opción es válida. ¡Explora tu prueba gratuita por 15 días para conocer más!

Fuentes oficiales

• Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad — IASB. (2018). Norma Internacional de Contabilidad 1: Presentación de estados financieros. 
• Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad — IASB. (2017). Sección 3 de presentación de estados financieros. 
• Presidencia de la República de Colombia. (1993). Decreto 2650 de diciembre 29 de 1993 Plan Único de Cuentas para los comerciantes.

Cuéntanos en los comentarios a qué retos te has enfrentado y qué tips te han servido al estructurar un catálogo de cuentas.

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