Ciclo contable: Fases, optimización y desafíos

El ciclo contable es el proceso sistemático para registrar, clasificar y resumir las transacciones económicas de una empresa y generar estados financieros. Se resume en las actividades que se llevan a cabo desde el inicio hasta el cierre de la gestión contable, teniendo en cuenta que:

• El ciclo contable en Colombia se define por las (Normas Internacionales de Información Financiera) NIIF, exigiendo un enfoque en la medición y revelación y no solo en el registro.
• Sus fases presentan desafíos, siendo el cierre la etapa más crítica por los ajustes y estimaciones.
• La optimización del ciclo se logra con la automatización, integrando los procesos de facturación, bancos, nómina, entre otros, para eliminar errores y agilizar las tareas.

Aquí te contamos qué tener en cuenta para organizarte y explorar cada fase del ciclo contable.

¿Cuáles son las fases clave del ciclo contable?

Aunque las fases se dividen en diferentes pasos o actividades, se pueden agrupar en 3 principales de forma macro. Aquí te contamos qué tener en cuenta sobre cada una.

• Fase 1 de apertura y documentación.
• Fase 2 de movimiento y registro.
• Fase 3 de cierre y ajustes

¿En qué consiste la fase 1 de apertura y documentación?

Esta fase inicial es el cimiento de la gestión contable del período, ya que sienta las bases sobre las que se realizará el reconocimiento, medición y revelación de información. Comprende actividades como las siguientes:

• Balance de apertura: inicia con los saldos del período anterior o en ceros (solo en el caso de empresas nuevas).
• Definición de políticas contables: aquí radica el primer gran desafío que debe estar muy alineado a los lineamientos de las NIIF. Aquí debes documentar claramente los aspectos básicos de la entidad, conocer el modelo de negocio, definir los criterios de presentación de estados financieros y los de reconocimiento, medición y revelación, con un amplio detalle en aspectos como: depreciación, deterioro, condiciones contractuales y otros que aplicarás, asegurando consistencia.
• Definición de roles y funciones: para un equipo de trabajo que cuenta con auxiliares contables y diferentes personas de apoyo para la gestión, tener un cronograma de actividades y delimitar roles y responsabilidades es clave, si bien la flexibilidad y trabajo en equipo no es negociable, que cada uno tenga claro los procesos y las formas de seguimiento a los objetivos y estrategias es empezar la gestión contable con el pie derecho y se genera una cultura de apropiación de metas desde el inicio.
• Documentación: aquí si bien no se han generado registros, se identifican los posibles soportes contables con los que se debe contar y se sientan las bases para procesos de facturación, emisión de nómina electrónica, entre otros.
• Parametrización del software: configurar el catálogo de cuentas en tu sistema con una estructura adecuada y útil para emitir la información para posteriores informes.

Para esta fase de apertura, contar con un software eficiente es clave. Con Alegra  puedes asignar los usuarios de tu equipo y trabajar en línea desde cualquier lugar.

Además, puedes parametrizar el catálogo de cuentas migrando la información desde un archivo de Excel o PDF con tu estructura gestionada y depurada o a través de la inteligencia artificial de Alegra  permitir que te sugiera una estructura de base. 

Lo mejor es que puedes parametrizar el catálogo de cuentas y personalizarlo para asegurarte de que los registros se realicen correctamente según las políticas que hayas definido para la entidad.

¿En qué consiste la fase 2 de movimiento y registro?

Esta fase comprende todas las actividades que tienen que ver con el día a día del registro y medición inicial de los hechos económicos. Comprende actividades como las siguientes:

• Análisis de hechos económicos: es donde se valida qué tipo de transacción o movimiento se está realizando, se identifica la relación con los terceros, las características de los contratos y está muy alineado a poner en práctica el principio de esencia sobre forma que exige que la contabilidad de cuenta de la realidad económica de la empresa.
• Reconocimiento y registro: luego de identificar el punto anterior en esta actividad se concentra la parte operativa, en donde se realiza el reconocimiento contable a través del registro de los hechos económicos, traduciendo la situación de la empresa en cuentas y el movimiento de las mismas.
• Soportes contables: aquí ya existe la etapa de reconocimiento contable y registro por lo que ya debe estar activo un sistema de soporte documental de cuentas contables, facturación, contratos y demás. En general comprende toda la información de la entidad soportada en documentos.
• Elaboración de balances de comprobación: si bien en esta fase no hay una gestión como tal de cierre y reporte de estados financieros, al empezar con el registro contable sí hay una fase de compilación de data, que por lo general queda alojada en los balances de comprobación. Aquí es clave ir identificando (antes del cierre) si las cuentas, estructura y políticas están alineadas a lo que se requiere revelar de la entidad y generar las alertas necesarias a tiempo.

Debido a que esta es la fase más operativa y donde se pueden generar mayores errores de digitación es donde más puedes incorporar el poder de la automatización. 

Con Alegra íntegras las operaciones diarias conectando la contabilidad con la facturación electrónica y los registros de nómina para cumplir tanto con la gestión contable como con los reportes a entes de control como la Dian o la UGPP. 

Cada vez que tu cliente genera una factura o liquida la nómina, el sistema crea el comprobante contable automáticamente, eliminando la doble digitación. Además, puedes ir validando a través de reportes de ventas, de cartera y demás, cómo va el día a día de la empresa, así aún no estés en la etapa de cierre.

¿En qué consiste la fase 3 de cierre y ajustes?

Aquí es donde más se puede aportar valor a las empresas que asesoras y donde realmente se destaca tu gestión estratégica como contador. Es el momento de verificar, ajustar y preparar los informes finales y dar paso a un nuevo período.

• Revisiones al balance de comprobación: aquí es clave validar los saldos, verificar que estos cuadren y que la estructura de cuentas esté lista y adecuada para posteriormente realizar análisis de elementos de los estados financieros o extraer data para informes específicos para equipos de ventas, marketing, compras, etc.
• Ajustes de acuerdo con las políticas NIIF: este es el punto crítico. Incluye cálculos de depreciación, amortización, provisiones, deterioro de cartera, diferencias en cambio y cualquier ajuste necesario.
• Cierre de cuentas: saldar las cuentas de resultado (ingresos, costos y gastos) para determinar la utilidad o pérdida del período y así mismo dar la trazabilidad de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio para garantizar su congruencia con los períodos anteriores.
• Revisión de diferencias entre las bases contables y fiscales de activos y pasivos: para cumplir con la conciliación contable y la fiscal, tanto para el cálculo del impuesto diferido como para preparar el reporte de conciliación fiscal expuesto en el artículo 772-1 del Estatuto Tributario.
• Generación de estados financieros: preparar el conjunto completo de estados financieros y sus respectivas notas explicativas.

Por lo general, en la mayoría de empresas ocurre que se detectan errores y hay reprocesos en la época más compleja que es la de cierre. Esto se debe a desatender diferentes procesos de las fases 1 y 2, por tanto, para evitar ese efecto dominó lo mejor será realizar acciones preventivas de revisión y ajustes durante estas primeras fases. 

En esta fase de cierre, también conviene tener como aliada a la tecnología para realizar la depuración de la información contable, validar el cierre de cuentas y principalmente, para la creación de reportes. 

Con Alegra puedes gestionar los impuestos a pagar durante el período, validar las retenciones realizadas, generar estados financieros de forma automática, comparativa e incorporando previsión financiera como el estado de resultados y el de situación financiera. 

Además, puedes validar de forma específica cada uno de los elementos del estado financiero para determinar los ajustes que se requieran.

¿Cuáles son los errores más comunes en el cierre del ciclo contable?

Los errores más frecuentes que encuentras en la práctica profesional, incluyen:

1. Falta de documentación: no conservar, documentar y archivar los soportes contables de forma adecuada.
2. Ausencia de políticas contables o políticas erradas: incluir políticas contables generales o no tenerlas, lo cual ocasiona que la información se reconozca, mida y revele de forma aleatoria sin una guía precisa diseñada para la entidad.
3. Errores al conciliar: discrepancias en conciliaciones bancarias, de cartera o inventario que no se ajustan a tiempo y luego se convierten en un dolor de cabeza.
4. Desconexión gerencial: no involucrar a la gerencia en la definición de estimaciones contables y políticas, asumiendo que los contadores por ser quienes tienen el conocimiento técnico, son los únicos que manejan toda la responsabilidad de la información.
5. Omisión de lineamientos NIIF: olvidar el registro de provisiones, valor razonable, diferencias en cambio, impuesto diferido, entre otros, que son cruciales bajo NIIF.

¿Cuál es la importancia de identificar y estructurar el ciclo contable?

Identificar y estructurar el ciclo contable es clave porque:

• Asegura la exactitud y fiabilidad de la información financiera
• Facilita la toma de decisiones basadas en datos confiables.
• Garantiza el cumplimiento de las normativas contables y fiscales.
• Permite identificar errores y fraudes a tiempo.

El ciclo contable es el proceso que sostiene la contabilidad. Sin él, sería imposible tener una visión clara de la situación financiera de una empresa. ¡Esperamos que este artículo te haya sido útil!

Recuerda que la contabilidad va más allá de los números, es el lenguaje que habla sobre los negocios y tú eres quien entrega esa guía a los usuarios de la información con tus informes financieros.

Fuentes oficiales

• Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad — IASB. (2018). Norma Internacional de Contabilidad 1: Presentación de estados financieros. 
• Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad — IASB. (2017). Secciones 3 y 4 de las Normas Internacionales de Información Financiera para las Pymes: Propiedades, planta y equipo.
• Presidencia de la República (1989). Decreto 624 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.

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