Gestión de cartera en copropiedades: estrategias y todo lo que necesitas saber
El punto de quiebre en muchas copropiedades es la correcta gestión de cartera, labor que si bien está a cargo de la administración, siempre será un tema de consulta hacia los contadores. En este artículo se expone todo lo que necesitas saber sobre la gestión de cartera en las copropiedades y algunas estrategias para mitigar el riesgo de liquidez.
Equipo Siempre Al Día
Actualizado el: 07 Nov 2024
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7 min de lectura
¿Qué ocurriría si en una copropiedad se empiezan a aplazar los proyectos y mejoras debido a que hay un déficit de cartera? Seguramente esto ocasione un ambiente de incertidumbre y malestar para los copropietarios e incluso que se llegue a incurrir en un riesgo de liquidez cuando la situación es más grave.
Para evitar que esto ocurra, la gestión de cobro efectivo debe ser el foco principal de atención en la gestión de la propiedad horizontal. Atendiendo esto, en este artículo se exponen diferentes estrategias específicas para este sector y todo lo que necesitas saber sobre la gestión de la cartera en las copropiedades.
¿En qué se diferencia la cartera de una copropiedad de una empresa?
La gestión de cartera en las copropiedades difiere de la gestión realizada en las empresas por varios motivos.
En primer lugar, porque las acciones del deudor generan un impacto en los demás copropietarios a diferencia de las relaciones comerciales en las que cada deudor es responsable y su mora solo impacta su historial crediticio y la relación con la empresa.
Por otro lado, está el tema presupuestal, de acuerdo con los artículos 3, 25 y 51 de la Ley 675 de 2001, la cartera que se genera en las copropiedades es producto del no pago de cada aporte que debe hacerse hacia la entidad sin ánimo de lucro (expensas comunes necesarias), el cual es definido de forma equitativa a través de los coeficientes de copropiedad.
En la propiedad horizontal este asunto es más gravoso, siendo que cualquier déficit de la copropiedad, se convierte en responsabilidad de todos los copropietarios, quienes seguramente deban responder con cuotas extraordinarias para las cosas que debieron ser atendidas con esa cartera no recaudada.
Adicional a esto, otra diferencia con el sector comercial es que la comunicación clara y un proceso equitativo prevé el déficit, ya que al ser todos dueños de la persona jurídica y estar todos sujetos al régimen de propiedad horizontal si se presentan zonas grises en la comunicación o preferencias en el tratamiento a algunos copropietarios, esto genera inmediatamente un rechazo por el pago de las cuotas.
¿Por dónde empezar y qué dice la normativa?
El régimen de propiedad horizontal es de naturaleza civil y la responsabilidad del recaudo de la cartera recae en la administración de la copropiedad, quien está sometida a la vigilancia del consejo de administración y la asamblea de copropietarios.
Bajo este marco legal, para evitar riesgos y tener cómo medir la gestión del equipo administrativo, se recomienda estructurar un manual con el que se pueda generar una base para el cobro preventivo, la comunicación con los copropietarios y en general cómo actuar ante las diferentes fases de mora, teniendo en cuenta que hay un cobro administrativo y otro que ya sería en una fase prejurídica o jurídica.
- Cobro administrativo: es la fase que se ejecuta con autorización del consejo de administración o que está estipulada en el reglamento de la propiedad horizontal, esta debe vincular tanto el cobro en etapa temprana, como los diferentes procesos de negociación.
- Cobro prejurídico o jurídico: es una fase posterior a la administrativa donde se presenta una mora considerable y en la que se requiere la intervención de un equipo experto en derecho y de un ente externo como un juzgado para avanzar con el cobro.
Para crear este documento, se recomienda atender los siguientes puntos expuestos en la infografía:
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¿Cuáles podrían ser las estrategias para una gestión eficiente de cartera en las copropiedades?
Además de lo mencionado al crear el manual de cartera, hay ciertos puntos clave para que la gestión sea más eficiente, para esto se pueden adoptar las siguientes estrategias:
| Acción | Detalle |
| Revisión del presupuesto anual y de los coeficientes de copropiedad y cuotas asignadas | Se recomienda conocer las necesidades de la copropiedad y definir y presupuesto de egresos e ingresos para definir el impacto que pueda tener la cartera. Para esto te recomendamos revisar el artículo: Presupuesto en las copropiedades: 8 aspectos clave que no se deben desatender al elaborarlo. |
| Definir la política de cartera y la clasificación para su gestión | Con el fin de priorizar, es necesario que la cartera se clasifique en vencimiento. Por ejemplo: al día, mayor a 30 días, a 60 días, a 90 días o a 120 días. De acuerdo con las reglas de gestión de cartera, se recomienda gestionar primero la más próxima a vencerse y así, sucesivamente, hasta llegar a la que tiene mayor tiempo en mora. |
| Fortalecer la comunidad | En muchas ocasiones los copropietarios pueden incurrir en mora por desconocimiento o porque no se ha generado la cultura de unidad. Como método de prevención se pueden generar jornadas de sensibilización de cartera, comunicaciones sobre las necesidades de la copropiedad y los proyectos en curso, de manera que los propietarios se acerquen a la cultura de hacer parte de una propiedad horizontal y el impacto de no hacer el pago de sus aportes a tiempo. |
| Mantener la información disponible | Se requiere que constantemente haya una comunicación de la administración con los copropietarios, para esto se pueden seguir los lineamientos del manual de cartera expuesto en la sección anterior y velar siempre por tener la información tanto de propietarios como de arrendatarios. |
| Buscar soluciones y acuerdos de pago | Es mejor un mal arreglo que un buen pleito, por tanto, antes de llegar a instancias de cobro jurídico, se pueden establecer negociaciones y acuerdos de pago, que previamente deben ser aprobados por el consejo y asamblea de copropietarios con el objetivo de facilitar el recaudo de la cartera vencida. |
| Definir indicadores de gestión | Lo que no se mide no se controla, por tanto, es necesario tener estadísticas del comportamiento de la cartera para prever el déficit que se pueda generar, hacer seguimiento a la gestión de la administración, entre otros puntos que tendrán que evaluarse en indicadores de forma comparativa entre períodos. Estos resultados hacen parte del reporte de cartera, el cual no solo se limita a evidenciar quiénes están en mora. |
Mejores relaciones y menos sanciones
Por último, la clave de una buena gestión de cartera es tener una comunicación efectiva con los copropietarios, para esto se recomiendan las siguientes pautas:
- Ser proactivos y cercanos: es necesario que el consejo de administración y el equipo administrativo se vean cercanos a la comunidad, a sus necesidades y prioridades.
- Tener empatía: no solo se trata de realizar gestión de cobro y de cartera, también hay que atender las inquietudes y estar prestos a atender los requerimientos que se presenten en la copropiedad y sus habitantes o propietarios.
- Ser transparentes: en una copropiedad la transparencia es clave para la generación de confianza. Mostrar estados de cuenta, reportes y avances de proyectos hace que se mitigue el riesgo reputacional y se pueda crear un buen ambiente.
- Tener un trato equitativo: no se deben presentar preferencias o casos especiales para unos copropietarios afines a la administración. Se requiere que los lineamientos y estatutos se apliquen a todos de forma general y sin excepciones.
¿Ya se están adelantando conversaciones sobre la gestión de cartera en la copropiedad en la que vives o la que asesoras? Cuéntanos en los comentarios qué te han parecido las estrategias mencionadas en este artículo.
Recuerda que toda la información relacionada con propiedad horizontal y los temas que se relacionan con la gestión contable o de auditoría en este sector, la encuentras en la sección de Contabilidad de Siempre Al Día.
Gracias por llegar hasta aquí,
Equipo Siempre al Día 👋
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