¿Cómo debe ser el tratamiento de la caja menor y de sus documentos soporte?

La caja menor es una herramienta clave en la gestión empresarial. Por un lado, ofrece la agilidad necesaria para cubrir erogaciones de mínima cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, imprescindibles o inaplazables. Por otro lado, si no se gestiona con rigor, puede convertirse en una fuente de fugas de capital y desorden contable.

El desafío está en equilibrar la necesidad de tener flexibilidad operativa con la exigencia de control y cumplimiento normativo. Aquí te contamos todo lo que necesitas saber sobre su gestión y control.

¿Qué es la caja menor y cuál es su finalidad?

La caja menor es un fondo en efectivo que una empresa destina para cubrir gastos menores o urgentes, como papelería, transporte local, refrigerios o pagos a mensajeros. Este fondo está limitado a montos bajos y su uso debe estar bien documentado para mantener el control interno adecuado.

La finalidad principal es dotar a la empresa de dinero disponible de fácil uso, evitando procedimientos administrativos complejos para pagos pequeños. 

Cada empresa debe establecer los parámetros que regularán los desembolsos de esta caja menor, incluyendo montos máximos por transacción y conceptos autorizados.

¿Qué dicen las NIIF sobre el tratamiento contable de la caja menor?

Según el Concepto 0160 de 2025 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), el fondo de caja menor constituye un mecanismo operativo de manejo de efectivo, pero su reconocimiento contable debe corresponder a la realidad económica del activo. Los valores pendientes de reembolso generan una cuenta por pagar a favor del responsable del fondo.

El tratamiento contable de acuerdo con las NIIF implica:

• Constitución inicial: se registra el fondo fijo una sola vez al crearlo.
• Registro de gastos: los gastos se contabilizan cuando se incurren, no cuando se reembolsa.
• Cuenta por pagar: al cierre de cada período, los gastos no reembolsados se registran como pasivo.
• Reembolso: se liquida la cuenta por pagar contra la entrada de efectivo.
• Cierre contable: el saldo contable de la caja menor debe permanecer durante el período contable, a menos de que se autorice un cambio o modificación en el monto del fondo.

El CTCP menciona que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, manteniéndose como un fondo fijo.

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¿Cómo se hace el reembolso y la reposición del fondo de caja menor?

El reembolso es la acción que permite reponer el dinero gastado del fondo para mantener los recursos disponibles asignados. Este proceso debe realizarse cuando se agote el fondo o se haya consumido aproximadamente el 70 % de los recursos.

Para el reembolso es preciso justificar cada gasto con los respectivos soportes, identificando claramente beneficiario, concepto y valor para efectos contables y tributarios.

¿Cuáles documentos soporte son requeridos para el control de la caja menor?

Todo gasto realizado con los recursos de la caja menor debe estar respaldado con un documento soporte válido y suficiente, ya sea factura electrónica o documento equivalente. 

Estos documentos deben contener los elementos esenciales establecidos en el Anexo 6 del Decreto 2420 de 2015 y cumplir con las condiciones expuestas por la Dian para servir como soporte de costos, rentas exentas, descuentos y deducciones (ver Resolución 000165 de 2023 y sus modificaciones).

¿Qué tener en cuenta al establecer una política de caja menor?

La herramienta más eficaz para mejorar la gestión diaria es crear una política de caja menor clara y transferirla a toda la organización. La ausencia de reglas definidas es una de las principales causas de problemas. La política debe incluir:

• Responsable: designar a una persona para la custodia y manejo del fondo.
• Auditor: designar a una persona diferente al responsable para la gestión de control interno y auditoría.
• Montos y límites: establecer el valor total del fondo y un monto máximo para cada gasto individual que se puede pagar por este medio.
• Gastos permitidos: listar los usos apropiados, como materiales de oficina menores, servicios de mensajería urgentes o gastos de cafetería para reuniones específicas.

• Gastos prohibidos: Definir explícitamente qué no se puede pagar, como:
  • Fraccionar compras para eludir los límites de gasto, por ejemplo:
  • Pagar sueldos, honorarios, viáticos formales o prestaciones sociales.
  • Realizar préstamos o cambiar cheques.
• Proceso de reembolso: definir el disparador para la reposición del fondo (por ejemplo, cuando se haya gastado el 70 %) y la documentación requerida para solicitarlo.

¿Qué errores se pueden presentar en la gestión de caja menor y cómo se pueden solucionar?

Identificar y corregir proactivamente los fallos más frecuentes es clave para una gestión impecable. A continuación se expone qué errores se pueden presentar y cómo solucionarlos:

¿Cuál de los puntos abordados sobre la caja menor te pareció el más interesante? Cuéntanos en los comentarios a qué retos te has enfrentado en la gestión del efectivo en las empresas que asesoras y qué tips te han servido y que puedas compartir con la comunidad contable.

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