5 Preguntas clave sobre el reconocimiento de la baja de activos fijos

La gestión del ciclo de vida de los activos fijos no termina con la depreciación. El proceso final, la baja en cuentas, es clave para que los estados financieros reflejen fielmente la realidad económica de las empresas que asesoramos, ya sea que se genere una pérdida o una ganancia como resultado. 

En Colombia, este procedimiento está regulado por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), más específicamente por la NIC 16 (para entidades de grupo 1) y la Sección 17 de las NIIF para Pymes (para entidades de grupo 2) que hacen parte de los anexos 1 y 2 actualizados del Decreto 2420 de diciembre 14 de 2015, luego de las modificaciones realizadas por los decretos Decreto 2483 del 28 de diciembre de 2018 y 2270 de diciembre 13 de 2019.

A continuación, resolvemos las 5 preguntas más frecuentes sobre este tema, para que realices este proceso de forma correcta y alineada a la normativa.

Ten presente que este artículo se centra en la baja de activos fijos, no obstante, en nuestro portal tenemos disponible el siguiente artículo que te puede orientar en cuanto al registro y control de estos: Claves para el registro y control de activos fijos en tu contabilidad.

1. ¿Cuál es la diferencia entre deterioro y baja de activos fijos?

El deterioro es un ajuste al valor de un activo fijo que aún está en uso porque su valor recuperable es menor a su valor en libros, mientras que la baja de activos fijos es la eliminación completa del activo del estado de situación financiera debido a que ya no cumple los criterios para ser reconocido como tal.

2. ¿En qué momento exacto se debe dar de baja un activo fijo?

Un activo fijo no se da de baja de forma arbitraria, de acuerdo con la NIC 16 y la Sección 17 de las NIIF para Pymes, se establecen dos únicos escenarios para hacerlo:

• Por su disposición: cuando la empresa vende, dona, permuta o destruye el activo, perdiendo el control sobre él.
• Cuando no se esperan beneficios económicos futuros: ocurre cuando el activo queda obsoleto, sufre un daño irreparable o ya no tiene potencial para generar ingresos, ni por su uso ni por su venta.

Es clave entender que un activo que no se está usando, pero que se conserva para una venta futura, aún tiene potencial de generar beneficios. Por lo tanto, no debe darse de baja hasta que se concrete su disposición.

Recuerda que en Alegra ya tenemos disponible la gestión integrada de activos fijos donde podrás gestionar todos los aspectos del ciclo de vida de estos dentro del sistema, de manera que podrás darle la trazabilidad requerida a la información cuando lo requieras, así como darle de baja a cada activo según corresponda.

3. ¿Qué implicaciones contables tiene dar de baja un activo por venta, donación o destrucción?

Aunque el cálculo base es el mismo, el resultado varía según el método de disposición:

• Venta: los «ingresos netos» son el valor recibido menos los costos de venta. Puede generar una ganancia o una pérdida.
• Donación: los ingresos son cero. El resultado siempre será una pérdida equivalente al valor en libros del activo.
• Destrucción u obsolescencia: los ingresos son cero y los costos de desmantelamiento se registran como un gasto. Se genera una pérdida por el valor en libros del activo.

4. ¿Cómo se calcula y registra la ganancia o pérdida en la baja de un activo?

El resultado financiero se determina con una regla muy sencilla y se reconoce directamente en el estado de resultados del período.

Ingresos/Gastos (utilidad o pérdida en la disposición del activo = valor de la venta − valor en libros del activo

El «valor en libros» es el costo del activo menos su depreciación y deterioro acumulados. Veamos dos ejemplos prácticos:

Caso 1. Venta de activo fijo por mayor valor que en libros.

Caso 2. Disposición del activo para donación.

Aquí es importante resaltar que de acuerdo con los conceptos 0566 del 10 de agosto de 2015 y 0132 del 18 de marzo de 2024 emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), la ganancia o pérdida generada por la baja en cuentas del activo se reconoce en el resultado del período, en caso de que resulte una ganancia no se debe clasificar esta como ingresos de actividades ordinarias.

De lo que se interpreta que ante la venta de un activo esa ganancia generada sería un ingreso no operacional debido a que no hace parte de la actividad de la empresa vender sus activos, así mismo si se origina un gasto este estaría en la sección de no operacional o extraordinario, fuera de la clasificación de gastos operativos, de administración o de ventas.

5. ¿Se debe dar de baja un activo totalmente depreciado que aún está en uso?

No. Si un activo tiene un valor en libros de cero (o igual a su valor residual) pero sigue operando y generando beneficios, debe permanecer reconocido en los estados financieros.

Esta situación no indica una necesidad de baja, sino que las estimaciones iniciales de vida útil o valor residual fueron imprecisas. La empresa tiene dos opciones, en primer lugar debe identificar si se trata de un cambio de estimación contable (cuando las condiciones del activo y expectativas a futuro cambian), aquí se debe realizar el cambio en la estimación contable y revelar esta situación en las notas a los estados financieros.

En segundo lugar, si se trata de un error o de una omisión de información se deberá realizar un ajuste y una reexpresión de estados financieros.

Conoce todos los detalles sobre estas dos opciones en nuestro artículo: Tratamiento contable de activos fijos totalmente depreciados: explora qué hacer cuando aún están en uso.

Recuerda que con Alegra puedes tener actualizada y al día toda la información relacionada con los activos de las empresas que asesoras desde el estado de situación financiera comparativo, de manera que podrás hallar fácilmente la base para calcular esta tarifa de contribución. ¡Ingresa a tu prueba gratuita de 15 días y conoce todas las funcionalidades con IA que hemos desarrollado para ti!

Fuentes oficiales

• Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad — IASB. (2018). Norma Internacional de Contabilidad 16: Propiedades, planta y equipo. 
• Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad — IASB. (2017). Sección 17 de las Normas Internacionales de Información Financiera para las Pymes: Propiedades, planta y equipo. 
• Consejo Técnico de la Contaduría Pública — CTCP. (2024).  Decreto 0132 del 18 de marzo de 2024
•  emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública — CTCP. (2015) Decreto 0566 del 10 de agosto de 2015

Cuéntanos si vienes contemplando en la preparación de estados financieros realizar una revisión a los activos fijos y su estado real.

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