Auditoría de costos: 5 casos para detectar errores y mejorar el reconocimiento del costo

Una correcta revisión de la información financiera es clave para garantizar que las empresas están reconociendo adecuadamente sus costos. En ocasiones, los errores en este proceso pueden afectar seriamente la rentabilidad y la toma de decisiones estratégicas. 

Es por esto que en este artículo se exponen 5 casos que te ayudarán a identificar cuándo los costos están mal reconocidos en la empresa que asesoras y, además, encontrarás diferentes soluciones efectivas para mejorar el registro contable, la gestión financiera y evitar este tipo de errores.

¿Estás listo para optimizar la gestión de costos en la empresa que asesoras? No dejes pasar la oportunidad de entregar valor en tu análisis financiero. Empieza desde hoy a aplicar estas estrategias para realizar una auditoría de costos más eficiente.

1. Costos clasificados como gastos o viceversa

La primera alerta que se genera para identificar que los costos no están bien reconocidos es detectar que están clasificados como gastos, para esto es importante recordar qué son los costos. 

Estos hacen referencia a las erogaciones en las que incurre una entidad o persona al producir un bien o prestar un servicio y de las que se espera recuperar su valor a través de la venta.

A diferencia de los gastos, los costos son esenciales para la generación de ingresos y están vinculados directamente con la producción de bienes o prestación de servicios, mientras que los gastos si bien son esenciales para mantener la operación de la empresa, no tienen un vínculo directo en la producción o prestación de servicio como los costos.

Si deseas conocer más detalles sobre las diferencias que presentan, te puede interesar nuestro artículo: ¿Cuál es la diferencia entre costo y gasto?

Existen diferentes partidas que por lo general se encuentran mal clasificadas, algunos de los errores más comunes son registrar:

• Transporte de logística de venta como costo indirecto.
• Depreciación de maquinaria en las cuentas de gasto administrativo o de ventas.
• Servicios públicos en un 100 % como gasto, puesto que al tener consolidado en un solo recibo el total de consumo, se deja de lado dividir la participación que corresponde a la planta y la que corresponde al gasto administrativo.
• Costos indirectos de fabricación como gasto administrativo (ejemplo: salarios de jefes de operaciones o líderes de mantenimiento de planta).

2. Costos por fuera de la trazabilidad del inventario

Para auditar el costo es necesario viajar en el tiempo y llegar hasta el registro del inventario, ya que en ocasiones, se olvida este proceso. 

El costo surge cuando se genera la venta, pero es resultado de una acumulación del inventario que comprende el costo de la materia prima, costo de mano de obra directa, costos indirectos de fabricación y otros costos.

Por tanto, la clave para que un costo esté bien reconocido, es que tenga relación con la trazabilidad del inventario. Algunos ejemplos de que el costo no está bien reconocido pueden ser:

• Identificar que hubo una venta en el estado de resultado integral, pero que las cifras del inventario estén estáticas en el estado de situación financiera.
• Que se reconozca el costo en el estado de resultado integral, pero no se haya realizado la salida del inventario correspondiente a ese costo en los rubros del estado de situación financiera.
• Que haya costos que desde un inicio no fueron reconocidos en el inventario, por ejemplo, el pago de transporte al recibir la materia prima, la mano de obra de logística al momento del descargue, entre otros que hacen parte del inventario para dejar el material a disposición.
• Que no se haya acumulado el inventario en cada fase del proceso como en la transformación y puesta en punto para la venta.
• Que no haya un buen registro de disminución de inventario por merma, obsolescencia o otro tipo de cuestiones relacionadas con el deterioro del mismo.

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3. Costos relacionados en un período distinto al de la venta

Este es un error muy común en los estados financieros y que solo se detecta cuando se realiza un análisis horizontal de las cifras del estado de resultado integral mes a mes. 

Veamos un ejemplo con las cifras de una empresa para cada trimestre del año y su respectivo acumulado al cierre del período expresadas en miles de pesos colombianos:

Seguramente al ver las cifras del año completo no hay mucho margen de error porque suena convincente tener un costo del 80 % del ingreso y que el margen de utilidad bruta sea del 20 %. Esto es muy recurrente en empresas manufactureras y de otros sectores en una etapa temprana. 

No obstante, al entrar al detalle de cada período se puede observar que el costo no se comunica con la venta, incluso en ocasiones se generan márgenes de utilidad bruta por debajo de cero y en otros rentabilidad por encima del 50 % y 80 %.

Aquí la recomendación es que al auditar el costo anual se realice este tipo de análisis y se llegue al detalle del registro del costo, ya que este debe ser siempre el que represente las unidades o servicios vendidos indistinto de que hayan inventarios que sean facturados en otro momento (ver secciones 23 y 13 de las NIIF para Pymes).

4. Errores al registrar ingresos en punto de venta

Algo que ocasiona que el costo quede mal reconocido en la información financiera es la gestión que se realiza en los puntos de venta, en ocasiones se pueden presentar casos como los siguientes:

• Que se permitan realizar traslados y ventas sin tener registros de inventario en el software.
• Que la asignación de los costos no esté siendo realizada al centro de costos correspondiente.
• Que al momento de ingresar el inventario al sistema se reconozca a un costo cero. 

Aunque suenen a una práctica que no deberían pasar, te sorprenderías al saber con cuánta frecuencia se encuentran este tipo de registros, esto sucede porque en el día a día el vendedor o el equipo del punto de venta, están concentrados en registrar las ventas y hay un desconocimiento o falta de gestión al registrar los movimientos de inventario y el costo. 

Para esto es recomendable capacitar al personal sobre el registro en el software y contar con una solución que permita parametrizar las unidades de inventario y su costo con facilidad, así como realizar restricciones para algunas transacciones de este tipo. 

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5. Costos ocultos no detectados ni gestionados

Por último, hay costos ocultos, estos son los que generalmente no están visibles en las cifras de la empresa y que no se pueden determinar con la facilidad que se pueden identificar los costos de materia prima o de mano de obra.

Este tipo de costos generalmente se originan en la cadena de abastecimiento o suministro, en la gestión del inventario, gestión de personal, entre otros. 

Algunos ejemplos de este tipo de costos son la rotación de personal, reprocesos y tiempos muertos o costos anidados al rechazo de material que no alcanzó a entrar a producción para ser reconocido como merma. Todos estos tienen algo en común y es que hacen que la empresa pierda dinero silenciosamente.

Para mejorar esto, se recomienda realizar análisis de datos y empezar a levantar estadísticas tanto desde el equipo de operaciones como administrativo y de recursos humanos, de manera que poco a poco se valide qué se puede mejorar y generar acciones concretas.

Si deseas conocer más detalles sobre este tipo de costos y su gestión, te puede interesar nuestro artículo: Costos ocultos en una empresa ¿qué son, cómo identificarlos y revelarlos?

Puntos clave para la auditoría de costos

Antes de tener la intervención de revisores fiscales, con los siguientes puntos expuestos en la infografía puedes auditar si el costo está siendo bien reconocido en la empresa que asesoras. 

¿Ya se están adelantando conversaciones sobre la buena gestión del costo en las empresas que asesoras? Cuéntanos en los comentarios cuál de los 5 casos relacionados te pareció más interesante.

Recuerda que toda la información de valor sobre auditoría y control contable de costos e inventarios está en la sección de Contabilidad de Siempre Al Día.