En ocasiones las labores diarias ocupan en gran medida la atención y foco de los equipos contables, no obstante, hacer una pausa en el camino y anticipar toda la gestión que implica el cierre de año puede ser de gran ayuda para minimizar los riesgos y las urgencias que se puedan presentar.
Con esto en mente, a continuación se exponen 7 puntos clave que deberían estar en la conversación de los equipos que brinda asesoría contable para afrontar el último cuatrimestre del año con éxito.
1. Revisar y conciliar las cuentas de los estados financieros
Se recomienda revisar y conciliar las diferentes cuentas que harán parte de los estados financieros al final del período, para esto se pueden revisar los lineamientos de las secciones 3 a 8 de las NIIF para Pymes en el desarrollo de las siguientes actividades:
| Actividad | Detalle |
| Verificar los saldos de las cuentas | Asegurarse de que toda la información registrada esté al día y correcta en todas las fases del registro contable de los hechos económicos (reconocimiento, medición inicial y posterior y revelaciones), en especial las cifras correspondientes a activos y pasivos, ya que las cuentas de ingresos, costos y gastos generalmente presentan una mayor auditoría en las Pymes mes a mes. |
| Validar la clasificación realizada | Validar que la clasificación de cuentas y los registros realizados de auxiliares estén en la clase y grupo que corresponda. Así mismo, revisar que haya una correcta clasificación entre saldos corrientes y a largo plazo. |
| Conciliación de saldos en bancos e inventario | Validar que los pagos, recaudos, remesas en tránsito, entre otras operaciones estén registradas y conciliadas. De igual forma realizar una revisión de las existencias y caja en el sistema contable en contraste con los puntos físicos. |
| Cotejar documentación y soportes contables | Realizar una revisión de que cada registro y transacción realizada en el sistema contable tenga su respectivo soporte o por el contrario validar si hay soportes que aún no han sido registrados. |
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2. Ajustes, estimaciones y cálculos contables
Se acerca el cierre de año y es conveniente revisar si se han realizado los ajustes, cálculos y estimaciones requeridos por la técnica contable. Entre estos se recomienda validar principalmente los siguientes:
| Criterio | Normativa de referencia del Estándar para Pymes |
| Cálculos de deterioro de cartera | Secciones 11 y 27 |
| Depreciación de propiedades, planta y equipo | Sección 17 |
| Amortización de intangibles | Sección 18 |
| Provisiones y contingencias | Sección 21 |
| Ajustes al inventario | Sección 13 |
3. Conciliación contable y fiscal
Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta en el último cuatrimestre es preparar la información para el cierre contable y fiscal.
Para esto es necesario validar y llevar un sistema de control de las diferencias generadas entre los saldos contables y fiscales de las partidas de los estados financieros y conciliarlas incorporando el cálculo del impuesto diferido.
Antes de realizar este proceso es indispensable conocer la normativa fiscal y contable, para esto se recomienda estudiar la Sección 29 del Estándar para Pymes y la NIC 12 que abarca los lineamientos sobre el impuesto a las ganancias y, principalmente, los artículos 21-1 y 772-1 del Estatuto Tributario.
Tip Alegra: En los siguientes contenidos se expone todo el detalle que debes conocer para cumplir con este proceso: Impuesto diferido: todo lo que necesitas saber para su cálculo y ABC del cierre contable y fiscal: definiciones, pasos y tips para un proceso exitoso.
4. Últimos vencimientos del año
Aunque en los primeros cuatrimestres del año se cumplen diferentes vencimientos de impuestos y reportes que ocupan la atención del equipo contable, no quiere decir que para el último cuatrimestre no queden asuntos de obligatoriedad que atender.
A continuación se exponen algunos de los vencimientos que tendrán que presentarse en el último cuatrimestre del año:
- Cierre de la temporada de declaración de renta de personas naturales no catalogadas como grandes contribuyentes por el año gravable 2023.
- Cierre de la temporada de declaración de activos en el exterior por parte de personas naturales no catalogadas como grandes contribuyentes por el año gravable 2023.
- Pago de la segunda cuota del impuesto al patrimonio del año gravable 2024.
- Presentación de la declaración informativa y la documentación comprobatoria de precios de transferencia e informe País por país del año gravable 2023.
- Declaración y pago mensual de retención en la fuente en 2024.
- Declaración y pago bimestral del impuesto al consumo en 2024.
- Declaración y pago bimestral o cuatrimestral de IVA en 2024.
- Declaración y pago bimestral del impuesto a las bebidas y productos ultraprocesados en 2024.
- Anticipo bimestral de 2024 del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.
Conoce todos los detalles y fechas específicas de acuerdo a cada NIT en el Calendario tributario 2024.
5. Realización de presupuestos y proyecciones
De los anteriores puntos se obtiene el insumo contable y el conocimiento de los impuestos a cargo con lo que se puede construir el análisis de la entidad, la evaluación y construcción de presupuestos y proyecciones.
La etapa de presupuestos y proyecciones en la mayoría de empresas se empieza a abordar en el último cuatrimestre del año, entre septiembre a noviembre con un cierre previo estimado de la información financiera y la comparación con períodos anteriores.
En este proceso participan los líderes de cada departamento de la empresa y la gerencia y de las sesiones que se generen se espera tener el punto de partida y la alineación con la estrategia corporativa que dictará los siguientes pasos a futuro.
Para conocer el proceso y los requerimientos de información para elaborar presupuestos y proyecciones, se pueden consultar los siguientes artículos: 5 pasos para la elaboración de un presupuesto eficiente y Proyecciones financieras: fundamentos técnicos y su importancia en la estrategia corporativa.
6. Diferentes cambios llegan con nuevas reformas, tasas y tarifas
Al cierre de año se están dando a conocer tasas, tarifas y unidades de referencia que serán clave para 2024, como la UVT, UVB, salario mínimo, entre otros.
Por lo que es necesario en este último cuatrimestre tener en cuenta cuáles son esos datos clave asociados al sector de las empresas que asesoras y separar un tiempo para compilar los formatos, formularios y otras herramientas de uso diario que tengan que ajustarse con esta nueva información.
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7. Lecciones y aprendizajes sobre los procesos cotidianos
Este es el punto más importante a tener en cuenta, ya que el último cuatrimestre del año da la oportunidad de anticipar todas las actividades que se tendrán que enfrentar a inicio de año y en medio del cierre contable.
Por tanto, ubicar espacios por lo menos cada 15 días con el equipo contable, es determinante para transferir y adquirir conocimientos, actualizarse sobre la normativa contable y fiscal y afinar los procesos para el cierre contable.
Además, es una muy buena oportunidad para revisar las herramientas con las que el equipo lleva a cabo sus funciones. Al respecto se recomienda generar conversaciones sobre:
- Proyectos en curso, funciones asociadas a cada cargo y procesos que se pueden automatizar.
- Estrategias de promoción, capacitación y crecimiento al interior de la empresa.
- Validar las implicaciones que tendrán nuevas reformas normativas en términos de procesos, capacitación y gestión.
- Revisar si hay un adecuado proceso de ingreso, inducción y salida de los miembros del equipo contable.
- Revisar si se debe reemplazar algún equipo de cómputo o parte del hardware para evitar reprocesos en las operaciones diarias.
- Validar si se están llevando a cabo prácticas eficientes de ciberseguridad y gestión documental.
- Revisar el comportamiento y las nuevas funciones del software contable, validar si se tiene o se puede obtener un software en la nube y compartir sus ventajas, además de revisar las experiencias sobre el soporte recibido en el software actual.
Sabemos que una asesoría contable para el último cuatrimestre del año puede involucrar muchos procesos clave. En Siempre Al Día, queremos apoyarte compartiendo algunos de ellos en este artículo.
Nos encantaría conocer tus estrategias para optimizar los procesos de cierre de año. ¡Cuéntanos algunas en la sección de comentarios!
Recuerda que toda la información de valor para tu práctica profesional está en la sección de Contabilidad de Siempre Al Día.
