Actas de asambleas de accionistas o juntas de socios en Colombia: contenido, normativa y plazos

Gestionar actas de reuniones de asambleas de accionistas o juntas de socios es esencial para garantizar la validez legal de las decisiones empresariales. 

En Colombia, el Código de Comercio y la Superintendencia de Sociedades establecen reglas claras sobre plazos, contenido y aprobación. Aquí te explicamos cómo cumplir con estos requisitos y evitar errores.

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¿Cuál es el plazo para elaborar y remitir actas de asambleas de accionistas o juntas de socios?

Para el caso de las reuniones ordinarias, de acuerdo con el artículo 189 del Código de Comercio, no hay un plazo explícito para remitir el acta de asamblea de accionistas o junta de socios, pero se recomienda elaborar y aprobar el acta durante la misma reunión o en una posterior designada. 

Cuando se trate de reuniones no presenciales y de toma de decisiones por escrito, conforme al artículo 21 de la Ley 222 de 1995, el plazo máximo para elaborar e incluir el acta de reunión en el libro de actas será de 30 días hábiles desde la conclusión del acuerdo.

Tip Alegra: Se debe tener en cuenta la regla contenida en el artículo 829 del Código de Comercio que expone que al no aclararse en la norma que son días calendario, se entienden como días hábiles. 

¿Cuál es el contenido obligatorio que debe tener un acta de asamblea de accionistas o junta de socios?

De acuerdo con el artículo 431 del Código de Comercio, lo que ocurra en las reuniones debe constar en el libro de actas las cuales deben estar firmadas por el presidente de la junta o asamblea y su secretario o en su defecto, el revisor fiscal. 

En cuanto al contenido, el acta no requiere una transcripción literal, pero debe incluir como mínimo:

• Datos básicos: lugar, fecha, hora de inicio y cierre.
• Convocatoria: forma y antelación con que se notificó a los socios.
• Asistentes: lista con el número de acciones o cuotas representadas.
• Decisiones adoptadas: resultados de votaciones (a favor, en contra, en blanco).
• Constancias escritas: documentos presentados durante la reunión.
• Designaciones efectuadas: responsables y actividades.

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¿Qué se debe hacer si el acta no es aprobada?

El artículo 189 del Código de Comercio permite solicitar al secretario que modifique el borrador para reflejar fielmente lo ocurrido. Si persiste el conflicto, se debe convocar una nueva reunión para validar el contenido.

En cuanto a la aprobación de actas cuando hay una comisión designada (3 personas asociadas) por el máximo órgano social (junta de socios o asamblea) y no se logre un consenso, las personas designadas deben expresar su consentimiento a favor de la veracidad del acta. Con la aprobación de 2 de las 3 personas es suficiente para dar por aprobada el acta.

La firma de los comisionados designados, del presidente y el secretario  son requisitos indispensables para que el documento sirva de prueba (ver el Oficio 220-320334 del 17 de diciembre de 2024, emitido por la Supersociedades). 

¿Qué se puede hacer para mejorar el proceso de emisión de actas?

Estas son algunas de las acciones que pueden mejorar el proceso de emisión de actas:

• Validar responsables: designar comisiones con miembros imparciales y registrar debates en audio para respaldar el acta.
• Revisar los estatutos sociales: algunas empresas tienen plazos más estrictos que la ley general.
• Digitalizar las actas: usar herramientas de gestión documental para cumplir plazos y facilitar aprobaciones.
• Capacita a los responsables: evitar retrasos y omisiones críticas realizando un proceso de formación en normativa comercial al personal clave que acompaña el proceso de las reuniones del máximo órgano societario.

Si deseas ampliar esta información, puedes visitar el sitio web de la Supersociedades en donde se exponen diferentes lineamientos a tener en cuenta.

¿Conocías estas condiciones para emitir actas? Cuéntanos en los comentarios qué otra recomendación tienes para mejorar su emisión.

Recuerda que en la sección de contabilidad de Siempre Al Día podrás conocer información clave sobre diferentes obligaciones societarias y mercantiles.