Acta de asamblea de accionistas o junta de socios: ¿Cuál es su contenido, plazos y pasos para su elaboración?

El acta de asamblea de accionistas o junta de socios es el documento que relata cronológicamente lo sucedido en la reunión del máximo órgano social en Colombia. Sirve para:

• Certificar la aprobación de la gestión: blinda a la administración y al revisor fiscal al confirmar que los estados financieros fueron aceptados.
• Validar movimientos patrimoniales: es el soporte indispensable para registrar contablemente la distribución de dividendos o la constitución de reservas.
• Evidencia ante entes de control: es lo primero que solicitará la Supersociedades o la Dian en una inspección de libros oficiales.

Gestionar actas de reuniones de asambleas de accionistas o juntas de socios es esencial para garantizar la validez legal de las decisiones empresariales de las empresas que asesoras. 

Aquí te explicamos cómo cumplir con estos requisitos y evitar errores comunes.

¿Cuál es el plazo para elaborar y remitir el acta de asamblea de accionista o junta de socios en Colombia?

Para el caso de las reuniones ordinarias, de acuerdo con el artículo 189 del Código de Comercio, no hay un plazo explícito para remitir el acta de asamblea de accionistas o junta de socios, pero se recomienda elaborar y aprobar el acta durante la misma reunión o en una posterior designada. 

Cuando se trate de reuniones no presenciales y de toma de decisiones por escrito, conforme al artículo 21 de la Ley 222 de diciembre 20 de 1995, el plazo máximo para elaborar e incluir el acta de reunión en el libro de actas será de 30 días hábiles desde la conclusión del acuerdo.

Teniendo en cuenta la regla contenida en el artículo 829 del Código de Comercio que expone que al no aclararse en la norma que son días calendario, se entienden como días hábiles. 

Tip Alegra: la reunión del máximo órgano societario (asamblea general de accionista o junta de socios) se debe celebrar como máximo dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio (máximo el 31 de marzo de 2026). Explora más en nuestro contenido: Obligaciones societarias y mercantiles.

¿Cuál es el contenido obligatorio que debe tener un acta de asamblea de accionistas o junta de socios?

De acuerdo con el artículo 431 del Código de Comercio, lo que ocurra en las reuniones debe constar en el libro de actas las cuales deben estar firmadas por el presidente de la junta o asamblea y su secretario o en su defecto, el revisor fiscal. 

En cuanto al contenido, el acta no requiere una transcripción literal, pero debe incluir como mínimo:

• Datos básicos: lugar, fecha, hora de inicio y cierre.
• Convocatoria: forma y antelación con que se notificó a los socios.
• Asistentes y verificación del quórum: lista con el número de acciones o cuotas representadas.
• Decisiones adoptadas: resultados de votaciones (a favor, en contra, en blanco).
• Constancias escritas: documentos presentados durante la reunión.
• Designaciones efectuadas: responsables y actividades.
• Firmas: presidente y secretario (o comisión verificadora).

Tip Alegra: las cámaras de comercio generan diferentes documentos modelo que te pueden ser de utilidad. Por ejemplo, la Cámara de Comercio de Bucaramanga tiene un repositorio con varios documentos de base que puedes descargar de forma gratuita.

¿Cómo redactar un acta paso a paso? 

A continuación, te presentamos un ejemplo de cómo estructurar un acta de una SAS (Sociedad por Acciones Simplificada) para una reunión ordinaria, abordando los puntos críticos de redacción.

¿Cómo armar la sección del encabezado, asistentes y verificación de quórum?

El inicio debe ser impecable para demostrar la legalidad de la reunión (tiempo, modo y lugar).

• Validaciones: asegúrate de mencionar si la reunión es presencial, mixta o no presencial.
• Orden: inicia con ciudad/fecha, sigue con la convocatoria y cierra con el quórum.

Ejemplo de redacción:

ACTA No. 0xx – ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS DE «EJEMPLO S.A.S.»

En la ciudad de Bogotá D.C., siendo las 10:00 A.M. del día 25 de marzo de 2026, se reunieron los accionistas de la sociedad Sociedad S.A.S., en las oficinas de la administración con el objetivo de celebrar la asamblea general (ordinaria o extraordinaria) de accionistas.

Verificación del quórum: se llamó a lista y se verificó la presencia de los siguientes accionistas:

• Juan Pérez (Titular): 600 acciones.
• Inversiones XYZ S.A.S. (representada legalmente por María Gómez): 400 acciones ordinarias.

Total acciones presentes: 1.000, correspondientes al 100 % del capital suscrito y pagado. Existe quorum deliberatorio y decisorio estatutario.

Estando presente la totalidad de las acciones suscritas, se declara instalada la asamblea con capacidad para deliberar y decidir válidamente.

¿Cuáles son los aspectos mínimos a considerar sobre la lectura y aprobación del orden del día?

Es crucial listar los puntos exactos. Si olvidas incluir «distribución de utilidades», no podrás aprobarla legalmente aunque se discuta.

El representante legal puso a consideración el siguiente orden del día:

1. Verificación del quorum (ya realizado).
2. Designación de presidente y secretario de la reunión.
3. Lectura del dictamen del revisor fiscal.
4. Presentación de presupuesto 2026 (y otros informes clave)
5. Presentación y aprobación de estados financieros a corte 31 de diciembre de 2025.
6. Aprobación del proyecto de distribución de utilidades.
7. Designación de revisor fiscal para el periodo 2026-2027.
8. Lectura y aprobación del acta.

¿Cómo escribir las decisiones y votaciones sin ambigüedad?

El error más común es usar frases vagas como «se aprobó por mayoría». Debes ser preciso para que el acta sea ejecutable y auditable.

Puntos específicos:

• Redacción clara: evita narrativas extensas y enfócate en la conclusión.
• Acuerdos accionables: indica montos exactos, fechas de pago y responsables.

Ejemplo de redacción:

Designaciones de la mesa: se designó por unanimidad a Juan Pérez como presidente y a María Gómez como secretaria de la reunión.

Desarrollo de los puntos, por ejemplo:

Desarrollo del punto 5: aprobación de estados financieros 2025 El revisor fiscal presentó su dictamen sin salvedades. Tras deliberación, la asamblea aprueba los Estados Financieros por unanimidad con 1.000 votos a favor.

Desarrollo del punto 6: distribución de Utilidades Se aprueba distribuir la suma de $50.000.000 de la utilidad neta del ejercicio 2025, pagaderos el día 30 de abril de 2026 mediante transferencia bancaria.

Designación de revisor fiscal: se propuso la reelección de la firma AUDITORES & ASOCIADOS S.A.S. (NIT 900.XXX.XXX) como revisor fiscal.

Decisión: Aprobada la designación por unanimidad.

Aceptación: estando presente el representante de la firma, Sr. Carlos Ruiz (T.P. xxxxx-T), manifiesta aceptar el cargo y declara no estar incurso en inhabilidades.

Desarrollo de otros puntos: (según el orden del día).

• Votos a favor: 1.000 (100 %)
• Votos en contra: 0
• Abstenciones: 0

Decisión: el orden del día fue aprobado por unanimidad (1.000 votos a favor).

¿Cómo cerrar el acta: firmas, aprobación y constancias?

El cierre valida el documento. Si no se aprueba, el papel no tiene valor.

Puntos específicos:

• Aprobación: lo ideal es aprobarla en la misma reunión (se hace un receso para imprimirla). Si no, se nombra una comisión.
• Firmas: la del presidente y secretario son obligatorias.

Ejemplo de redacción:

Agotado el orden del día, se decretó un receso de 15 minutos para elaborar el acta. Reanudada la sesión, el acta fue leída y aprobada por unanimidad. La sesión se levantó a las 11:30 a.m. La Secretaria dio lectura al presente documento, el cual fue aprobado por unanimidad y sin modificaciones por los asistentes.

A continuación te compartimos una lista de chequeo para que no se te escape nada.

¿Qué se debe hacer si el acta no es aprobada?

El artículo 189 del Código de Comercio permite solicitar al secretario que modifique el borrador para reflejar fielmente lo ocurrido. Si persiste el conflicto, se debe convocar una nueva reunión para validar el contenido.

En cuanto a la aprobación de actas cuando hay una comisión designada (3 personas asociadas) por el máximo órgano social (junta de socios o asamblea) y no se logre un consenso, las personas designadas deben expresar su consentimiento a favor de la veracidad del acta. Con la aprobación de 2 de las 3 personas es suficiente para dar por aprobada el acta.

La firma de los comisionados designados, del presidente y el secretario  son requisitos indispensables para que el documento sirva de prueba (ver el Oficio 220-320334 del 17 de diciembre de 2024, emitido por la Supersociedades). 

¿Qué pasa si no se elabora el acta o queda incompleta?

Las consecuencias impactan directamente tu responsabilidad y la de la empresa:

• Sanciones de Supersociedades: multas de hasta 200 smmlv por incumplimiento de libros de comercio.
• Inoponibilidad: si un tercero demanda a la empresa, y la decisión que lo afecta no está en un acta asentada en el libro, esa decisión se considera inexistente frente a él.
• Responsabilidad penal: certificar hechos en un acta que no ocurrieron (falsedad ideológica) o alterar actas existentes conlleva riesgos penales para quien firma (presidente, secretario y revisor fiscal).

¿Qué se puede hacer para mejorar el proceso de emisión de actas?

Estas son algunas de las acciones que pueden mejorar el proceso de emisión de actas:

• Validar responsables: designar comisiones con miembros imparciales y registrar debates en audio para respaldar el acta.
• Revisar los estatutos sociales: algunas empresas tienen plazos más estrictos que la ley general.
• Digitalizar las actas: usar herramientas de gestión documental para cumplir plazos y facilitar aprobaciones.
• Capacita a los responsables: evitar retrasos y omisiones críticas realizando un proceso de formación en normativa comercial al personal clave que acompaña el proceso de las reuniones del máximo órgano societario.

¿Por qué Alegra puede ser una opción a evaluar para ordenar la documentación de tu empresa?

Para un contador moderno, la gestión societaria no puede estar desconectada de la contabilidad. Alegra Contabilidad ofrece ventajas estratégicas para tu rol frente a la revisoría fiscal y gestión contable:

• Repositorio en la nube: puedes adjuntar las actas digitalizadas directamente a los comprobantes contables de cierre o distribución de utilidades. Esto convierte a Alegra en un archivo centralizado donde la evidencia de auditoría está siempre a un clic, protegida y disponible para inspecciones.   
• Automatización de reportes: genera los estados financieros y otros reportes inteligentes para la asamblea en segundos, asegurando que la información presentada a los socios sea idéntica a la que reposa en el sistema.

Fuentes oficiales

• Superintendencia de Sociedades — Supersociedades. (2024). Oficio 220-320334 del 17 de diciembre de 2024.
• Presidencia de la República de Colombia. (1971). Decreto 410 de 1971 — Código de Comercio.
• Congreso de la República de Colombia. (1995). Ley 222 de diciembre 20 de 1995.

¿Conocías estas condiciones para emitir actas? Cuéntanos en los comentarios qué otra recomendación tienes para mejorar su emisión.

Recuerda que en la sección de contabilidad de Siempre Al Día podrás conocer información clave sobre diferentes obligaciones societarias y mercantiles.